Il n’est pas toujours facile de savoir comment prospecter efficacement pour trouver des client. Faut-il démarcher par téléphone, par e-mail, via un site web ou grâce aux réseaux sociaux ? Qu’est-ce qui marche le mieux ?

Stéphanie Calvin (Ma-Webassistante.com) est une télésecrétaire expérimentée. Après avoir exercé 5 ans en tant qu’auto-entrepreneur, elle vient de passer au régime réel car elle avait dépassé les plafonds de chiffre d’affaires. Elle explique comment elle procède pour trouver des clients et pour se faire connaître.

Cette interview est réalisée à l’occasion des Journées du Secrétariat Indépendant du 17 au 19 février 2015 sur Gautier-Girard.com.

Comment trouver des clients et réussir en tant que télésecrétaire ?

Pourriez-vous vous présenter, ainsi que votre entreprise, en quelques mots ?

Je m’appelle Stéphanie Calvin, j’ai 42 ans et j’habite la campagne, à une vingtaine de minutes de Nantes. Passionnée d’équitation et de chats, j’ai toujours aimé travailler sur des ordinateurs.

Ma-Webassistante est une entreprise de télé-secrétariat spécialisée dans les retranscriptions juridiques, médicales et techniques. Je fais aussi parfois un peu de site internet ou de la création graphique pour du “print” lorsque l’occasion se présente. Mes clients sont essentiellement huissiers de justice, avocats, experts, médecins ou sociologues. J’ai démarré en tant qu’autoentrepreneur.

En quelle année avez-vous créé votre entreprise ? Qu’est-ce qui vous a motivée à vous lancer dans ce secteur d’activité ?

J’ai créé Ma-Webassistante le 1er janvier 2010. Après plusieurs années d’intérim qui s’étaient très bien passées, je suis mal tombée et j’ai fini par faire un burnout. Au final, quand il a fallu reprendre mes recherches d’emploi, je n’avais plus envie de travailler à l’intérieur d’une entreprise, avec des collègues.

J’ai donc cherché à travailler depuis mon domicile. Après avoir éliminé toutes les arnaques qu’on trouve sur Internet, j’ai vu que certaines secrétaires s’étaient lancées à leur compte. Ça me paraissait intéressant et j’ai voulu essayer. Avec mon mari, nous nous étions donnés six mois pour voir si c’était viable. C’était il y a plus de cinq ans !

Combien de temps consacrez-vous à la prospection et comment procédez-vous pour trouver des clients ?

Le temps que je consacre à la prospection est très variable, selon mon activité. Je ne prospecte plus que par e-mailing. Donc dès que j’ai quelques heures de creux, je saisis des adresses e-mail. Une fois qu’elles sont saisies, je peux relancer facilement des e-mailings qui partent automatiquement sans que je n’aie à m’en occuper.

Au tout début, j’avais essayé la prospection téléphonique (j’ai été téléprospectrice dans une vie antérieure), mais ça ne donnait rien et ne pouvait être fait qu’aux heures ouvrables. En fait, je perdais beaucoup de temps pour très peu de résultat.

J’ai aussi prospecté en faisant des publicités Google Ads (ça fonctionne bien si on sait les paramétrer correctement).

J’ai également créé un compte Twitter (@Mawebassistante) qui est à la fois personnel et professionnel. Cela m’a déjà amené des clients, mais surtout des relations amicales. En fait, je ne conçois pas un compte Twitter comme un espace de publicité, mais plutôt comme un espace d’échange avec des personnes qui sont dans ma cible de clientèle. On apprend beaucoup sur ses prospects et clients !

Aujourd’hui, où en êtes-vous ? Comment évolue votre activité ?

J’ai fait cinq ans en tant qu’autoentrepreneur avec un chiffre d’affaire en constante progression. Si bien que l’année dernière, j’ai dépassé le seuil (32 900€), tout en restant dans la zone de tolérance (< 34 900 €).

J’ai donc décidé de passer au réel. Mes clients étant des professionnels, la facturation de la TVA ne leur a posé aucun problème. Je n’ai maintenant plus d’autre limite de chiffre d’affaires que celle du temps qu’il faut pour produire ! Je dirais donc que Ma-Webassistante a plutôt bien évolué !

Avec le recul, trouvez-vous qu’il est difficile de lancer une entreprise en France ou de la faire évoluer ?

J’ai démarré en autoentrepreneur, donc techniquement, créer l’entreprise a été aussi facile que de s’inscrire sur un forum ou n’importe quel autre site internet. Si la création et la compréhension du régime (charges, paiement, calcul, etc.) sont simples, il ne faut pas oublier qu’on crée une véritable entreprise. La création n’est que le début de l’aventure !

Personnellement, j’ai toujours été très polyvalente et j’ai beaucoup travaillé dans des petites entreprises. Donc j’avais fait beaucoup de marketing, de gestion, un peu de comptabilité, et j’étais parfaitement à l’aise avec l’informatique et Internet. Ce sont des compétences nécessaires pour faire décoller une entreprise !

Le passage au réel a été un peu compliqué en termes de procédure et d’échange avec la Chambre de Métiers et le CFE. Pour la comptabilité, j’ai une comptable qui m’a rafraîchi la mémoire sur les saisies comptables et qui se chargera de vérifier la comptabilité et de faire les déclarations de fin d’année.

Il n’est pas difficile de faire évoluer une entreprise mais cela nécessite d’avoir un point de vue global et polyvalent. Il faut donc identifier ses compétences et ses faiblesses et savoir s’entourer correctement !

Selon vous, quelles sont les mesures qui pourraient vous aider à développer votre business ?

Ce qui me perturbe le plus dans le passage au réel, c’est l’impression de naviguer à vue dans un brouillard à couper au couteau !

Quand on est autoentrepreneur, les choses sont simples. Tous les mois, vous déclarez votre CA, vous savez combien vous coûtent les charges, vous pouvez récupérer le reste pour vous faire un “salaire”.

Au réel, c’est plus compliqué. La première année, vous payez des provisions sur charge qui sont fixes quel que soit votre bénéfice. C’est en fin de deuxième année que se fait la régularisation en fonction de taux qui seront décidés en fin de première année et de calculs relativement obscures. Il faut donc provisionner des sommes au “pifomètre” (sommes qui manquent dans le ménage), allumer un cierge et prier pour avoir assez provisionné ! Mais pour des petites entreprises comme Ma-Webassistante, on connaît notre “bénéfice” dès la fin du mois.

Il serait tellement plus logique d’avoir un système de calcul simple au réel tous les mois ou trimestres comme je l’avais expliqué dans cet article de blog  : Bienvenue dans MA réalité, Monsieur le Ministre !  Pour moi, c’est à ça que la simplification administrative devrait s’attaquer en priorité ! Aider les toutes petites entreprises qui n’ont jamais voix au chapitre parce que très mal représentées et n’ayant pas le temps de faire du lobbying !

Merci Stéphanie !

Et vous, qu’en pensez-vous ?

Crédit photo : Shutterstock.com
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