Quel est l’intérêt d’un logiciel de facturation en ligne par rapport à un logiciel installé directement sur un ordinateur ? Pourquoi ne pas tout simplement faire ses factures et ses devis soi-même sur un logiciel de traitement de texte ? Est-il possible de récupérer ses données en cas de problèmes ?

Jean-Philippe Duquerroy, responsable marketing d’Evoliz, a accepté de répondre à des questions que se posent souvent les créateurs et les créatrices d’entreprise. Evoliz (www.evoliz.com) est un logiciel de facturation en ligne spécialement conçu pour les TPE et les PME. Il a été sélectionné pour figurer dans la Boutique des Entrepreneurs.

 Cette interview est réalisée à l’occasion de la Semaine Créer son Entreprise en 2014 sur Gautier-Girard.com du 4 au 11 février 2014.

Logiciel de facturation en ligne

Pourquoi ne pas se contenter de faire ses factures et ses devis soi-même via Word ou Excel ?

Effectivement certains entrepreneurs utilisent des tableurs ou des traitements de texte pour éditer leurs factures ou devis. Cependant avec de tels outils « manuels » une erreur de saisie est vite arrivée (informations du client, numérotation unique du document comptable, mentions légales, prix de vente, etc.).

Il est aussi important de préciser qu’une facture ou un devis communiqué à un client ne doit pas pouvoir être modifié. Les documents comptables doivent être identiques de chaque côté que l’on soit client / fournisseur. C’est la raison pour laquelle il est conseillé d’utiliser plutôt un logiciel de facturation en ligne « assisté » qui automatise à la fois les mentions obligatoires et garantit l’unicité du document comptable au format PDF (suivi des actions et événements sur le document comptable).

Pourquoi utiliser une solution ligne plutôt qu’un logiciel installé sur un ordinateur ?

En plus de l’aspect légal mentionné dans la précédente réponse, le fait d’utiliser un logiciel de gestion en ligne apporte de nombreux avantages.

Un logiciel en ligne permet entre autres de travailler à distance et en temps réel à l’aide d’une simple connexion internet. Avec un logiciel installé sur un ordinateur, l’entrepreneur s’expose à des pertes de données car son ordinateur peut à tout moment ne plus démarrer, brûler ou pis être volé.

Avec une solution en mode SaaS (Software as a Service) les données sont stockées sur un serveur distant et l’entrepreneur peut donc y accéder directement chez son client depuis n’importe quel ordinateur avec un navigateur web.

Qu’est-ce qui se passe si le service n’est pas disponible suite à un incident technique ou si l’entreprise qui fournit le service arrête son activité ? Est-ce que toutes les données sont perdues ?

Le rôle d’un éditeur de logiciel de gestion commerciale en ligne est de garantir la sécurité et l’accessibilité des données de l’entreprise. Des sauvegardes quotidiennes sont donc effectuées et les informations de connexion sont encodées et cryptées (url en HTTPS).

L’éditeur de logiciel a l’obligation de maintenir accessible sa plate-forme web 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24. Cependant il peut y avoir des cas particuliers comme lors d’une maintenance ou d’une mise à jour, et lors de perturbations chez l’opérateur de réseau ou fournisseur d’accès Internet.

Dans l’hypothèse où l’entreprise arrête son activité, certains éditeurs permettent d’exporter facilement les données du compte sous forme d’archives. Cette action peut être réalisée à tout moment et de manière manuelle de la part de l’utilisateur.

Si l’outil de facturation ne plaît pas à l’utilisateur, est-ce qu’il peut exporter facilement ses données ? (il y a en effet beaucoup de logiciels en ligne qui disent pouvoir importer facilement les données d’autres logiciels…mais rien n’est dit sur la possibilité de faire le chemin dans l’autre sens :-) )

Dans la réalité, il est effectivement plus facile d’importer des données dans un logiciel de gestion que de les exporter par la suite.

Chez Evoliz.com, logiciel de gestion en ligne pour TPE / PME, nous avons pris le parti de simplifier à la fois l’import des données (pour une reprise d’historique par exemple) et l’export des données (départ de l’entreprise volontaire ou le plus souvent migration vers un outil sur mesure de type ERP - Enterprise Resource Planning).

Selon la problématique de l’entreprise, la période d’essai sur un outil de gestion peut ne pas convenir à un instant T. Cela ne veut pas dire que l’entreprise ou l’auto entrepreneur ne reviendra pas dans quelques mois, d’où l’importance de pouvoir importer / exporter facilement ses données.

Est-ce qu’il faut suivre une formation particulière pour pouvoir utiliser ce type de logiciel ?

Les logiciels en ligne s’appuient sur les technologies web pour fournir une interface simple de prise en main et intuitive. L’ergonomie proposée par de telles applications facilite donc l’« auto-formation » de l’utilisateur.
Le chef d’entreprise ainsi que ses collaborateurs peuvent utiliser l’application en ligne directement depuis leur navigateur internet préféré (Google Chrome, Mozilla Firefox, Internet Explorer ou encore Safari).

Bien évidemment l’entrepreneur peut faire appel à tout moment au support technique de l’éditeur (par téléphone, par email et live tchat pour certains) ou se référer directement à un manuel utilisateur disponible sur le site web, en mode pas à pas. Une question ou un besoin d’aide, l’éditeur reste disponible.

Le tarif est-il adapté en fonction du statut de l’entreprise ? Par exemple un auto-entrepreneur devra t-il payer le même montant qu’un dirigeant de SARL ? A contrario, une TPE qui facture beaucoup (un e-commerce par exemple) doit-il forcément payer plus cher qu’une autre petite entreprise ?

Il existe plusieurs modes de consommation et d’usage des logiciels de gestion en ligne. Le chef d’entreprise doit baser entre autres sa réflexion sur les critères « qualité / prix / produit / assistance » au service de son activité.

Certains éditeurs proposent des formules « Freemium » (associant une offre gratuite et une offre Premium) avec une tarification à la facture ou au chiffre d’affaires par exemple ; d’autres éditeurs proposent plutôt des formules « Free Trial » avec une période d’essai gratuite d’environ 30 jours.

Le modèle le plus répandu reste l’abonnement mensuel ou annuel au logiciel. Cette utilisation permet à l’entreprise de bénéficier de toutes les fonctionnalités de l’application avec une tarification maitrisée de quelques euros par mois. Dans ce forfait y sont souvent inclus : l’assistance, les mises à jour, l’ajout de nouvelles fonctionnalités et les dernières réglementations (dont par exemple la TVA 2014 à 20% et 10%).

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