Comment réussir à gérer et à animer un réseau de franchisés ? Pour les franchiseurs, trouver des solutions qui permettent d’avoir une vision d’ensemble est une question de survie.

Il serait trop facile d’incriminer la conjoncture pour expliquer la disparition de 70 % des jeunes réseaux de franchises durant leurs 5 premières années d’existence. En réalité, il y a des problèmes liés au recrutement des franchisés mais aussi à la gestion du réseau.

Delphine Favory est la dirigeante d’Entreprise-Facile SAS, la société qui édite le logiciel Incwo. Cet outil en ligne permet de gérer son entreprise en ligne, de facturer et d’éditer des devis,  mais aussi de mettre en place des campagnes marketing ou des opérations liées à la relation clients. Il dispose également d’applications spécifiques métiers, comme la gestion des réseaux et des franchises.

A l’occasion des 3 Journées de la Facturation, du 16 au 18 décembre 2014 sur Gautier-Girard.com, Delphine vous explique les avantages liés aux solutions en ligne pour gérer efficacement une Franchise. Elle revient aussi sur les erreurs à éviter quand on veut créer un réseau de franchisés.

Facturation et réseaux en franchise : la gestion des franchisés

 La Fédération Française de la Franchise considère que « l’harmonisation des systèmes informatiques (logiciel) semble indispensable et inéluctable pour l’efficacité du réseau » (source). En matière de gestion, comment votre nouveau module « Réseaux et Franchises » peut contribuer à améliorer les performances du franchiseur et des franchisés ?

L’absence de solution informatisée est, de nos jours, un fort handicap pour les réseaux.

Dans le travail en réseau, l’informatisation pour homogénéiser et gérer des process, animer les ventes ou piloter l’activité est indispensable. C’est l’assurance de données partagées, en temps réel, pour suivre une activité et disposer d’une vue globale, mais aussi détaillée par acteur, de sa Franchise. C’est se donner les moyens d’agir, de réagir, et d’anticiper pour maîtriser son développement et accompagner ses franchisés.

Le module « Réseaux et Franchises » intégré à notre ERP incwo contribue totalement à renforcer ce dispositif. Il permet au Franchiseur de disposer d’un outil informatique centralisant les données du réseau, pour suivre les statistiques de performances commerciales (produits, ventes, devis, affaires, contacts). Il est ainsi doublement bénéfique pour les franchisés.

Le travail sur un outil commun avec le franchisé permet de mutualiser les efforts commerciaux et de généraliser/organiser les processus pour fournir le produit ou service, de manière homogène.

Par exemple, la réception d’un contact entrant au niveau national est transmise au franchisé local avec qualification des besoins. L’information descend rapidement au membre du réseau dédié pour une gestion efficace.

Autre exemple, le partage du catalogue produits, toujours à jour, permet de décharger le franchisé de cette préoccupation. Ou encore un processus de vente impliquant des outils, une méthode ou une production au niveau du franchiseur, peut être traité de manière intégrée. L’application transfère automatiquement la commande et ses spécificités à la Franchise. L’ordre de la procédure de gestion de la demande peut-être réalisé avec respect, voire validé, et les besoins d’approvisionnement traités.

Comment réagissent les franchisés face à la mise en place d’un système centralisé ? Ce type d’outil est-il facile à prendre en main ?

Aujourd’hui, le logiciel se doit d’être un outil de travail intégré à la proposition de Franchise. Il est indissociable de l’offre de Franchise. C’est un dispositif au cœur de la réussite du réseau et qui contribue à sa valeur ajoutée. Cela, les franchisés et leur franchiseur l’ont bien compris.

Le DIP intègre donc de plus en plus l’outil logiciel comme moyen de gestion et de communication de l’entreprise, et encadre l’usage et les conditions de partage de données. Le traitement des données est ainsi clairement défini par le Franchiseur et connu et accepté par le Franchisé.

Utilisé à la fois par la tête de réseau et l’ensemble de ses franchisés, le logiciel est alors beaucoup plus employé, et exploité de manière optimale, car il contribue à la performance de tout le réseau. Les intérêts franchisés et Franchiseurs sont ainsi partagés dans la centralisation des données.

Pourquoi est-il préférable de choisir une solution Saas plutôt que pour une infrastructure dédiée installée en interne ?

Le Cloud pour une entreprise comme pour un réseau représente des avantages en terme d’usage (collaboration, mobilité, accessibilité aux données, productivité) et de gestion du système informatique du réseau (stockage de données, gestion de serveur, maintenance, mise à jour).

En terme d’usage, le Cloud facilite l’accès aux données de gestion pour le franchiseur et ses franchisés, mais aussi augmente la productivité des réseaux et participe à leur croissance nationale voire internationale.

Les données de l’entreprise étant disponibles pour les utilisateurs autorisés 24h/24 et 7j/7, en tout endroit équipé d’une connexion Interne, les franchisés se connectent à l’interface réseau à tout instant. Ils travaillent sur leur CRM au moment opportun et accèdent à des données de gestion commerciales toujours actualisées. Le partage de données, d’information ou de message entre la Franchise et ses franchisés peut ainsi être réalisé à tout moment. Cette interaction collabore à l’amélioration de la productivité et permet d’industrialiser des fonctionnements. L’efficacité quotidienne des acteurs et les synergies en sont ainsi renforcées.

Au delà, pour accompagner la croissance du réseau, ou si la franchise décide de franchir le cap de l’international, c’est sans contrainte. La connexion est possible en tout point du globe à toute heure, sans avoir à installer un nouveau logiciel sur les ordinateurs des franchisés. L’ouverture d’un accès franchisé à l’interface de gestion de la Franchise suffit pour permettre à un nouveau partenaire de rejoindre le réseau et travailler. C’est instantané !

D’un point de vue informatique, tout est facilité.

Le fait de centraliser les données dans le Cloud, et de faire appel à une solution dédiée à la gestion de Franchise, libère le réseau des contraintes informatiques. La maintenance et les mises à jour des logiciels de chaque franchisé ne sont plus à faire. Tout est géré automatiquement et est centralisé. Une évolution réalisée sur le logiciel de gestion Cloud est à disposition de tout le réseau immédiatement.

De même, la gestion des serveurs et l’anticipation sur les besoins de stockage de données ne sont plus des préoccupations de la Franchise. L’éditeur du logiciel prend à sa charge cette partie. C’est incorporé dans sa proposition de solution Cloud.

L’avantage est ainsi à la fois en terme de coût et de performance pour la Franchise.

Bien gérer un réseau de franchisés

Comment sont assurés la sécurité et la confidentialité des données ?

Chez incwo, la sécurité et la confidentialité sont au cœur de notre métier.

Tous les échanges avec nos serveurs sont encryptés en TLS 256-bits, l’état de l’art en confidentialité. Nos serveurs sont hébergés en France chez Equinix et Telehouse.

Notre infrastructure serveurs est haute-disponibilité. Tout est redondant : les frontaux applicatifs, et les bases de données.

Au niveau des utilisateurs, seuls les membres de l’application accèdent aux données de leur logiciel de gestion, et ce, en fonction des droits et type d’autorisations dont ils disposent.

L’accès aux données de chaque utilisateur est, bien entendu, protégée par un mot de passe, choisi par lui-même et qu’il est le seul à connaître. Par ailleurs, les accès d’un compte sur plusieurs postes, en même temps, sont contrôlés et bloqués, pour éviter tout risque d’intrusion.

Nous prenons les garanties maximales pour assurer la sécurité des données de nos utilisateurs.

70 % des jeunes réseaux de franchise disparaissent avant de fêter leur 5ème anniversaire. Pensez-vous que cela s’explique notamment par une mauvaise gestion du réseau ? (manque de visibilité sur les résultats de chaque franchisé, manque d’animation….)

Les raisons d’échec d’un réseau s’expriment sous différents aspects.

D’un point de vue commercial, le manque de visibilité sur les résultats est effectivement une raison importante. Qui le serait d’ailleurs pour toute entreprise ! A l’aveugle, un réseau ne peut se construire et s’appuyer sur ses membres pour se développer. Il y est parfois contraint par l’indépendance des franchisés, qui faute d’accord sur un dispositif de gestion commun opte pour leur propre système. Mais l’expérience montre qu’un tel fonctionnement est voué à l’échec, et soyons rassurés pour les jeunes créateurs, cela sera de moins en moins le cas à l’avenir. La tendance est à la centralisation des données, devenue un enjeu pour réussir. Avec le Cloud cette visibilité sur les performances commerciales est largement optimisée, et n’est déjà plus une contrainte pour de nombreux réseaux.

Les principales raisons d’un échec, restent plus liées aux relations, à l’organisation de la franchise et aux profils recrutés. Réduire ses frottements qui mènent à la disparition du réseau est possible et peuvent être anticipés voire réglés par, là aussi, un système informatique.

La réussite du franchiseur, c’est avant tout la réussite individuelle de chaque franchisé. Et ce succès de chaque franchisé, pour l’atteindre, doit être accompagné, motivé, stimulé.

L’absence de communication, d’animation mène à une relation qui s’effrite entre le Franchiseur et ses franchisés. Cette distance qui s’installe, constitue une perte de motivation pour le franchisé, qui peu à peu dégrade la relation et provoque la sortie du réseau. Un logiciel de gestion de Franchise offre des interactions entre franchisés et Franchiseur. Des envois de messages réguliers, des conseils sur des affaires, font ressortir l’esprit réseau, et accentuent le soutien et la présence du Franchiseur aux côtés du franchisé. Un tel dispositif constitue également un bon levier pour assurer au franchiseur son rôle de transmission de savoir-faire et bonne pratique. Une modalité qui participe à la construction du réseau, renforce le sentiment de sécurité et d’appartenance. Dans son mode de fonctionnement, le Franchiseur doit intégrer un système de relation franchisé comme il mettrait en place un système de relation client.

L’erreur de casting reste encore une des principales raisons d’échec. Quand on lance un réseau, il faut savoir trouver les bons alliés. Rester sélectif en terme de recrutement de ses futurs franchisés est une condition pour construire une franchise avec des partenaires solides et durable. Le franchisé est un entrepreneur indépendant. En tant que chef d’entreprise, il doit maitriser l’ensemble des fonctions de l’entreprise. Une connaissance métier ne suffit pas, une compétence en comptabilité non plus. L’entrepreneur doit être un bon commercial, comme un bon gestionnaire, avoir une regard sur la concurrence, maîtriser à tout instant sa trésorerie, ou encore savoir gérer une caisse pour sa boutique, etc. Le choix d’un franchiseur ne doit pas uniquement être drivé par la volonté de rejoindre la franchise,ou le besoin de cash du réseau à son lancement.

Une solution logicielle de recrutement aide à rester objectif sur les critères pour trouver de bons futurs franchisés. incwo a aussi une solution pour accompagner les Franchisés dans leur recrutement !

Merci Delphine !

Et vous, qu’en pensez-vous ? Quels sont selon vous les pièges à éviter pour bien gérer un réseau de franchises ?

Crédit photo : Shutterstock.com
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