90 % des dirigeants n’utilisent aucun indicateur pour piloter leur entreprise. A tort ! Faute d’avoir des outils objectifs pour les alerter sur les points à améliorer, certains peuvent se retrouver dans des situations extrêmement difficiles.

Le B.A BA d’une bonne gestion est donc de commencer par arrêter de naviguer à l’aveugle. Vincent Le Lann (fondateur RBMG Rennes) vous explique comment procéder pour gérer votre entreprise comme un pro.

Cette interview est réalisée à l’occasion de la Semaine Pilotez votre entreprise comme un pro ! du 20 au 27 janvier 2015 sur Gautier-Girard.com

Vincent Le Lann, RBMG

Pourriez-vous vous présenter, ainsi que votre entreprise, en quelques mots ?

Je m’appelle Vincent Le Lann. Je suis consultant auprès des entrepreneurs de PME, au sein du cabinet RBMG.

Mon métier est d’accompagner les créateurs et les chefs d’entreprise à chaque phase de leur projet de création ou de développement en proposant un regard extérieur et transversal sur leur projet et en réalisant avec eux des études (marketing, business plans, plans de communication, audits). L’idée est de mettre en place une stratégie solide pour aller chercher le financement de leur future entreprise, mais aussi de les guider tout au long de leur projet et d’être à leur écoute lorsqu’ils se sentent isolés.

En septembre 2014, j’ai décidé d’ouvrir et de prendre la direction de l’agence RBMG de Rennes. Je suis aujourd’hui confronté aux mêmes problématiques de gestion que connaissent les entrepreneurs.

Pour bien gérer une entreprise, il faut commencer par partir sur de bonnes bases. Comment, dès le business plan, établir un chiffre d’affaires prévisionnel réaliste ?

Le business plan n’est pas qu’un document que l’on présente à son banquier ou à ses investisseurs pour obtenir un financement. C’est avant tout le document stratégique de l’entrepreneur dans le démarrage de son activité, une feuille de route. Il est donc important que le business plan soit aussi réaliste que possible.

Pour cela, il est nécessaire de s’appuyer sur les résultats de l’étude de marché qui donneront une tendance sur le chiffre d’affaires potentiel du secteur d’activité, mais également des indications sur le nombre de consommateurs potentiels et sur leur panier moyen (le prix moyen qu’ils sont prêts à dépenser pour le(s) produit(s) de l’entreprise). On rapprochera ensuite cette tendance des comptes prévisionnels de l’entreprise (niveau de charges, nombre d’employés, niveau des charges…).

Entre ces deux sources d’information (l’environnement et la structure de la future entreprise), on cherchera à bâtir un chiffre d’affaires réaliste. On pourra faire valider ce chiffre d’affaires par un expert pour plus de sécurité, avant de le présenter à son banquier.

Toutefois le chiffre d’affaires prévisionnel n’est qu’un élément de la gestion future de l’entreprise. Il est également primordial de calculer au plus près ses charges (fixes, variables, de personnel), afin de savoir ce qu’il restera réellement à l’entreprise à la fin de l’exercice. Enfin, la gestion de l’entreprise devra se faire quotidiennement, c’est pourquoi il est important de prévoir également sa trésorerie, afin de savoir quelles seront les entrées et sorties d’argent de l’entreprise au cours des 12 premiers mois.

D’où une importance forte de connaitre ses échéances et les délais de règlement fournisseurs et clients.

Quels sont, selon vous, les indicateurs indispensables pour piloter efficacement une entreprise ?

Tout d’abord, il faut savoir qu’aujourd’hui, seules 8% des chefs d’entreprise utilisent un tableau de bord pour piloter leur entreprise. Plus de 90% des dirigeants naviguent à vue au quotidien. Des outils de pilotage peuvent pourtant être mis en place facilement. Certains experts-comptables proposent un suivi mensuel de l’activité, les cabinets de conseil peuvent aussi proposer une expertise dans ce sens.

Mais c’est avant tout à l’entrepreneur de suivre sa gestion au quotidien.

Pour cela plusieurs indicateurs doivent être mis en place et s’appuyer sur le prévisionnel qui aura été réalisé lors de la rédaction du business plan. Leur nombre et leur degré de précision peut varier en fonction de l’entreprise.

Les plus importants étant :

- Le chiffre d’affaires (prévisionnel, facturé, encaissé) : il doit pouvoir être apprécié par rapport au chiffre d’affaires prévisionnel et en fonction des produits vendus, ce qui donnera une idée des meilleures ventes. Le chiffre d’affaires moyen par client peut également être calculé pour donner une tendance sur le panier moyen des clients.

- Les charges réelles de fonctionnement par rapport au chiffre d’affaires doivent être suivies avec attention pour optimiser au mieux les dépenses liées au fonctionnement de l’activité

- Les indicateurs de prospection : nombre de prospects, nombre de prospects transformés (taux de transformation), nombre d’anciens clients prospectés, nombre d’anciens clients ayant été reconduits dans un contrat… D’autres indicateurs peuvent s’ajouter : temps passé par prospects, nombre de contacts provenant de l’extérieur et ceux provenant d’une prospection active…

- Les indicateurs de rentabilité : ils ont normalement été calculés lors de l’établissement du business plan, mais il est important de savoir où l’on en est au réel. C’est pourquoi il faut remettre à jour régulièrement les indicateurs tels que : le seuil de rentabilité, besoin en fonds de roulement, rotation des stocks…

Des centaines d’indicateurs peuvent ainsi être mis en place par l’entreprise selon son activité et son organisation (indicateurs RH, temps de trajet lié à la prospection…). Toutefois, au début de son activité, si le dirigeant et seul, le temps peut manquer pour remplir tous ces indicateurs. Il vaut mieux alors suivre 5 ou 6 indicateurs, que de les multiplier et ne pas les suivre régulièrement.

Il ne faut pas hésiter à demander à son expert-comptable ou à son cabinet conseil de suivre et surtout d’analyser les chiffres. Encore une fois, les indicateurs ne sont utiles que s’ils permettent une amélioration effective de l’entreprise.

C’est pourquoi ils doivent être adaptés à l’entreprise et évolutifs dans le temps. Un indicateur n’a de sens que s’il est :

  • Renseigné régulièrement
  • Analysé
  • Utilisé pour apporter des améliorations à l’entreprise, à travers un plan d’actions
  • Évalué et amélioré en fonction de l’activité de l’entreprise

D’après votre expérience, quelles sont les plus grosses erreurs commises par les dirigeants lorsqu’ils gèrent leur entreprise ?

La première erreur est de penser que le temps que passent les dirigeants à la gestion de leur entreprise est du temps perdu ou encore que remplir des indicateurs est inutile dans leur cas.

Il est vrai que la gestion d’une entreprise demande un temps important et que l’entrepreneur peut être réticent à ne pas consacrer tout son temps à son activité principale. Malgré tout, la gestion quotidienne de l’entreprise va être un des moteurs de sa réussite.

La deuxième erreur pour un entrepreneur est d’être certain d’une tendance (qu’elle soit positive ou négative).

Souvent les entrepreneurs que j’accompagne me présentent leur projet comme étant « béton », sans risque. Et bien souvent, cette activité se retrouve rapidement en difficulté. Ce n’est pas tant l’instinct de l’entrepreneur qui est en cause, mais la certitude subjective qu’il a vis-à-vis de son projet.

Quels conseils pourriez-vous leur donner pour corriger le tir ?

Organiser son temps de gestion.

Assurer la gestion de l’entreprise, renseigner des indicateurs, établir et mettre en œuvre une stratégie, développer des process… Toutes ces actions demandent du temps et ne doivent pas être effectuées dans la hâte.

Une bonne organisation de son agenda est nécessaire pour assurer la bonne gestion de son entreprise. Je conseille aux entrepreneurs de prévoir dans leur semaine un temps de quelques heures pour faire le bilan de leur activité et prévoir la semaine suivante. Personnellement je prends ce temps le soir ou le week-end pour actualiser mes tableaux de bord, afin de ne pas prendre de temps sur mon activité de conseil dédié à mes clients.

S’entourer.

Le meilleur conseil que je souhaite donner est de ne jamais rester isolé face aux difficultés ou aux questionnements que les entrepreneurs rencontrent dans la gestion de leur entreprise. Se renseigner et bénéficier d’un regard extérieur sur son entreprise est la meilleure chose que peut décider un entrepreneur. L’entourage proche est souvent bon conseiller, car ne connaissant pas l’entreprise ils pourront apporter des questionnements et des solutions auxquels l’entrepreneur n’aura pas pensé. De même, d’autres entrepreneurs peuvent également venir épauler le dirigeant comme c’est le cas sur le forum de Gautier Girard, où chaque participant apporte son expérience, ses best-practices. Enfin, les experts conseil et experts-comptables sont des acteurs qui apporteront un regard spécialisé sur l’entreprise.

Merci Vincent !

Et vous, qu’en pensez-vous ? Partagez-vous son analyse ?

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