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Forum Entreprise & Entrepreneur : Forum entrepreneur, forum création d'entreprise, forum auto-entrepreneur » L'entreprise au quotidien : conseils et problèmes » TIENS PRENDS CA ! T'auras des frais de traitement toi !

TIENS PRENDS CA ! T'auras des frais de traitement toi !

  1. Lionel
    TIENS PRENDS CA ! T'auras des frais de traitement toi !

    Membre sénior
    France
    Messages: 1,229


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    Bonyour bonyour ! :D

    Pour rafraîchir les mémoires, j'ai un commerce en ligne depuis plusieurs années, qui ma foi fonctionne fort bien.

    Il m'arrive de travailler avec des administrations genre Lycées, Ecoles, Villes, etc.
    Avec eux, c'est "simple", ils demandent un devis, envoient un bon de commande et règlent par mandat quand ça leur chante.

    Au départ j'avais assez peu de commandes de ces clients.
    Mais avec les années, ce nombre augmente.

    Je me suis aperçu que je passais de plus en plus de temps à rédiger les devis, envoyer les documents demandés (genre RIB, Kbis, fiches fournisseur à remplir, etc.), saisir à la main les commandes, éditer les factures, les envoyer.

    A tel point qu'à un moment donné je me suis regardé dans le miroir et mon reflet m'a signalé :

    - Hey ! Mais t'es aveugle ou quoi ?! Sur ta boutique, tes tarifs sont calculés, non ?
    - Heu oui, et alors ?
    - Et alors Banane ! Sont-ils calculés aussi pour le temps que tu passes derrière ton burlingue à faire toute la paperasse des administrations alors qu'à la base tout se fait automatiquement sur la Boutique ? T'as vu le temps que tu passes à ça gratos ??
    - ...

    Du coup, il y a quelques mois, j'ai changé mes CGV pour signaler que toutes les commandes passées par les administrations et ce, quelque soit le montant, seraient majorées de 12€ HT pour frais de traitements. En expliquant bien que ça prend du temps d'effectuer toutes les opérations à la carte pour ce type de clients alors que les tarifs sont à la base calculés pour des commandes en ligne.

    Une fois sur deux, ça passe mal et je suis obligé de me justifier.
    Dans la majorité des cas, de l'autre coté, ça comprend lorsque les explications sont données.
    Mais j'en ai quand même de temps en temps qui n'acceptent pas et menacent de chercher d'autres fournisseurs.

    12€.... Pour une administration... Ils se foutent de moi ? Ou faut-il vraiment travailler gratuitement ?

    De toute façon je m'en fout, ils peuvent bien chercher d'autres fournisseurs, ça risque de pas être simple pour eux. :D

    Enfin voilà, c'était pour dire que lorsque vous habituez vos clients au gratuit, dès que ça devient payant, vous vous faite écarteler...
    Il faut penser à tout dès le départ pour ne pas être coincé.

    Posté il y a 1 semaine #
  2. Arnaud
    TIENS PRENDS CA ! T'auras des frais de traitement toi !

    Membre habitué
    TREFFORT-CUISIAT (01, France)
    Messages: 61


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    Bonjour,

    Il faudrait peut être mieux "noyer" ce prix de 12€ dans le prix des différents produits. Ca éviterait des remarques :-)
    De toute façon il y en aura toujours pour ronchonner ... Les CGV, rares sont ceux qui les lisent. Donc c'est normal, ils sautent au plafond quand un montant non prévu apparaît sur la facture.

    Logiciels de GMAO et Suivi d'affaires.
    Posté il y a 1 semaine #
  3. Frederic

    Membre coutumier
    Messages: 16


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    Pas top effectivement...

    Les administrations, c'est énormément de documents effectivement.

    Ils s'en foutent du prix ; ils dilapident s'ils le peuvent. Il faut juste que tout soit carré.

    Et 2 tarifs, dont un réservé aux administration, ça dépasse du carré.

    Rembourses toi en créant un "pack SAV spécial école" que le mec peut rajouter de lui même dans la panier. Au lieu de le mettre à 12 , tu le mets à 50... Et puis ça passera. Tout le monde ne le prendra pas, mais tu seras gagnant.
    Apple a même dédié une partie de son site aux administrations, il ne les fait venir que par cette partie. Les prix sont moins chers. Après on est en France, et décris bien des services supplémentaires...

    Posté il y a 1 semaine #
  4. Nathalie
    TIENS PRENDS CA ! T'auras des frais de traitement toi !

    Gentil administrateur
    Vallauris (06, France)
    Messages: 9,977


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    Bonjour Lionel,

    Une fois sur deux, ça passe mal et je suis obligé de me justifier.
    Dans la majorité des cas, de l'autre coté, ça comprend lorsque les explications sont données.
    Mais j'en ai quand même de temps en temps qui n'acceptent pas et menacent de chercher d'autres fournisseurs.

    12€.... Pour une administration... Ils se foutent de moi ? Ou faut-il vraiment travailler gratuitement ?

    C'est d'autant plus marrant que les administrations elles n'hésitent pas forcément à facturer des "frais de dossier" :-)

    Sinon, effectivement, il arrive qu'elles n'aiment pas payer plus même si elles demandent plus de boulot...Et comme vous dites, vous les avez habitués au gratuit !

    Il faut penser à tout dès le départ pour ne pas être coincé.

    Oui mais si au départ vous aviez attendu d'avoir pensé à tout...vous ne vous seriez peut-être jamais lancé :-)

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    Posté il y a 1 semaine #
  5. Arnaud
    TIENS PRENDS CA ! T'auras des frais de traitement toi !

    Membre habitué
    TREFFORT-CUISIAT (01, France)
    Messages: 61


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    Oui mais si au départ vous aviez attendu d'avoir pensé à tout...vous ne vous seriez peut-être jamais lancé :-)

    Jolie formule ... elle doit aussi s'appliquer à moi :)

    Posté il y a 1 semaine #
  6. Lionel
    TIENS PRENDS CA ! T'auras des frais de traitement toi !

    Membre sénior
    France
    Messages: 1,229


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    Re ! :)

    Alors, il est hors de question que j'augmente les tarifs pour noyer le temps passé, sinon ce ne sera plus quelques administrations qui vont hurler, mais TOUT le reste de la clientèle ! :D

    Et ça, je tiens vraiment à l'éviter. Surtout qu'ils n'auraient finalement pas de raison de supporter le coût du temps passé à branquignoler pour ces administrations.

    Non non, il faudra bien qu'ils se fassent à l'idée que leurs papelards, c'est du temps de travail qui s'ajoute spécialement pour eux !

    Et puis c'est écrit dans le devis hein, ce n'est pas une surprise de facture.

    Si ils refusent, et bah tant pis, ils refusent.

    Ce sera du temps de gagné pour mieux servir les autres clients. :p

    Posté il y a 1 semaine #
  7. Jr Boulay
    TIENS PRENDS CA ! T'auras des frais de traitement toi !

    Membre sénior
    Avignon (84, France)
    Messages: 653


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    Bonjour.

    j'ai un commerce en ligne depuis plusieurs années, qui ma foi fonctionne fort bien.

    A t'il une adresse publique ce commerce ?

    Acrobate du PDF, InDesigner et Photoshopographe
    www.abracadabraPDF.net
    Posté il y a 1 semaine #
  8. Lionel
    TIENS PRENDS CA ! T'auras des frais de traitement toi !

    Membre sénior
    France
    Messages: 1,229


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    Bonjour,

    Mr Boulay, oui il a une adresse publique, mais comme je l'ai déjà écrit, ici je suis en mode incognito justement pour éviter que certains de mes clients, au cours de petites recherches sur moi, viennent lire tout ce que j'écris sur le Forum et se fassent un plaisir de poser des liens sur leurs blogs ou autres espaces de discussions (expérience désagréable vécue).

    Le Forum de GG est un petit repaire où je suis encore libre de m'exprimer comme je veux sans avoir peur, sur les sujets qui nous tracassent ou nous énervent au quotidien.

    Mes clients ne sont pas censés être au courant du fonctionnement interne de mon Business ou de ma petite santé comme si il faisaient partie de la famille, voyez-vous. :)

    Bref.

    A coté de ça, cette histoire de frais est gênante.

    Ce matin j'ai encore reçu un bon de commande d'une Ecole, qui m'a été envoyé sans demande de devis.
    En résumé, ils sont allé faire un panier sur la Boutique, on reporté les tarifs sur leur bon de commande et me l'ont envoyé.
    J'ai déjà travaillé avec cette école, mais du coup je suis embêté et ne sais pas comment faire avec eux...
    Dois-je refuser la commande, leur refaire un devis avec les frais en expliquant pourquoi je les applique ?
    Dois-je ne rien dire ?
    Ou alors je pensais, pour cette commande je laisse couler les frais, mais je leur explique que à partir de la prochaine les frais seront appliqués ?

    Oui je pense que c'est la meilleure méthode ça.

    Le problème, c'est que je n'ai jamais fait de listing de toutes les administrations avec lesquelles je travaille, du coup, je ne peux pas faire de newsletter exprès pour elles, histoire d'annoncer le truc, car je n'ai pas gardé leurs mails de contact. Et si je dois me retaper les milliers de factures pour retrouver les coordonnées, ça va me prendre 2 ans.

    Ouais je pense que pour celles qui ont déjà commandé avant, je vais laisser passer leur prochaine commande et saisirai l'occasion pour les prévenir que des frais seront appliqués ensuite.
    Je sens que ça ne va pas être simple et que je vais devoir être assez méticuleux sur cette affaire.

    Posté il y a 1 semaine #
  9. Nathalie
    TIENS PRENDS CA ! T'auras des frais de traitement toi !

    Gentil administrateur
    Vallauris (06, France)
    Messages: 9,977


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    @Arnaud

    Je crois que beaucoup d'entrepreneurs sont concernés :-) Si on attend que tout soit parfait, on ne fait jamais rien....

    @Lionel

    Ou alors je pensais, pour cette commande je laisse couler les frais, mais je leur explique que à partir de la prochaine les frais seront appliqués ?

    C'est l'approche qui me semble la mieux car vous faites un geste commercial en prenant en compte le fait que c'est un ancien client.

    A votre place, je garderais aussi l'idée de la newsletter : vous conservez les e-mails des clients qui recommandent et dans quelques temps vous envoyez un email à cette partie de votre base de donnée pour faire une piqûre de rappel des nouveaux frais à l'occasion d'une offre promotionnelle ou autre.

    Posté il y a 1 semaine #
  10. Lionel
    TIENS PRENDS CA ! T'auras des frais de traitement toi !

    Membre sénior
    France
    Messages: 1,229


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    Bonjour Nathalie !

    Oui ! Bonne idée la piqûre de rappel dans quelques temps !

    Je vais me faire un listing assez complet avec toutes les admin qui commandent, les anciennes ou nouvelles, frais déjà appliqués ou non et mails des responsables des achats.

    Je vais aussi me rédiger un mail type pour celles qui continuent à m'envoyer des bons de commande à l'arrache, pour leur signifier le changement pour les prochaines commandes.

    Je viens encore de recevoir un mail d'une université qui me demande si ils peuvent m'envoyer leur bon de commande déjà prêt, par mail...

    Ils font tous le plein en septembre, du coup c'est maintenant que je dois me concentrer sur la communication avec eux... Faut que je fasse gaffe.

    Bon je suis content, j'ai trouvé une méthode claire et non brutale pour changer le système.

    Merci ! :)

    Posté il y a 1 semaine #
  11. Jr Boulay
    TIENS PRENDS CA ! T'auras des frais de traitement toi !

    Membre sénior
    Avignon (84, France)
    Messages: 653


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    Et si je dois me retaper les milliers de factures pour retrouver les coordonnées, ça va me prendre 2 ans.

    Avec cette application (belge) ça ne devrait pas prendre plus de dix minutes : http://www.pdfzoneapp.com/

    ;-)

    Posté il y a 1 semaine #
  12. Patrick Huet
    TIENS PRENDS CA ! T'auras des frais de traitement toi !

    Membre passionné
    Lyon (69, France)
    Messages: 112


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    L'idée d'envoyer une information par newsletter, ou par d'autres moyens d'ailleurs (email, courrier, etc.) est plutôt intéressante. Cela permet d'informer l'interlocuteur en charge de achats des nouvelles conditions.

    Patrick Huet, écrivain. Auteur du livre : "Soyez fort - ne vous laissez plus jamais affaiblir"
    Posté il y a 1 semaine #
  13. Lydia Provin
    TIENS PRENDS CA ! T'auras des frais de traitement toi !

    Membre passionné
    France
    Messages: 491


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    Bonjour Lionel,

    N'avez-vous pas pensé à vous créer un petit logiciel pour gérer tout ça (listing client, documents à envoyer...) ? ;)

    Le fait de ne facturer que les administrations pour cette charge de travail supplémentaire me semble le plus correct, car vos autres clients n'ont pas à payer pour un temps qu'ils ne vous font pas perdre.

    Il faut également les prévenir que leurs prochaines commandes auront un supplément si elles veulent tous ces documents, car si elles n'ont pas le choix, pour cette fois, elles n’annuleront pas la commande, mais elles risquent d'être froissées. Même si ce ne sont pas vos clients préférés, c'est dommage de les perdre juste pour un "froissement". En même temps, c'est peut-être une opportunité pour n'avoir à vous consacrer qu'à votre cœur de métier et pas à toute cette paperasse :)

    Posté il y a 1 semaine #

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