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Rappelons d’abord que l’externalisation consiste pour une entreprise à confier à une autre entreprise, et cela pour une période assez longue, la gestion et la réalisation d’une ou plusieurs activités nécessaires à son fonctionnement.
Les PME pratiquent depuis longtemps l’externalisation : par exemple, la comptabilité et la paye sont, dans la plus part des cas, réalisées par les cabinets comptables. Il s’agit ici d’une externalisation.
Certaines PME externalisent aussi la logistique, les centres d’appels, la facturation, la force de vente….
Les avantages tout comme les inconvénients sont nombreux pourvu que le chef d’entreprise en ait conscience et qu’il en connaisse les limites et le cadre.
Deux autres externalisations prennent aujourd’hui une l’importance grandissante dans les PME :
• La gestion des parcs informatiques, appelée aussi infogérance.
Une PME de logistique (transport), utilisant une quinzaine de PC et un serveur ne nécessite pas l’emploi d’un informaticien à plein temps ; mais une panne informatique n’est pas envisageable car cela bloquerait toute la production. Elle a donc tout intérêt à externaliser la gestion et la sécurisation de son informatique par un contrat d’infogérance. Il s’agit d’allier pour elle performance et maitrise des coûts.
• Le marketing pour faire appel à des spécialistes du marché et des outils de communication.
Une SSII d’une vingtaine de personnes n’aura pas assez de «charge de travail» pour embaucher un marketeur à temps complet. Pour autant cette entreprise peut-elle se passer de marketing et de communication sur un marché de plus en plus concurrentiel ? Non !! Elle aura donc intérêt à externaliser cette fonction. Cela lui permet de mettre en place une stratégie marketing et des actions de communication opérationnelle sans avoir à supporter la charge d’un plein temps.
Les avantages de l’externalisation :
• Maitriser les coûts grâce à un contrat clair avec les prestataires,
• Limiter les charges de personnel (et leur gestion) en les transformant en prestation de service (allégement du haut du bilan),
• Faire appel à des professionnels d’un métier ou d’une fonction et se concentrer sur le sien,
• Avoir une plus grande souplesse et un grand choix de prestataires,
• S’offrir un service, pour les PME, qui ne nécessite pas l’embauche d’un plein temps ou d’une équipe.
Tout comme les avantages sont perceptibles, les inconvénients sont aussi très nombreux et à ne pas sous estimer :
• Risque de perte de compétences au sein de l’entreprise,
• Risque de dépendance vis-à-vis du prestataire ou du contrat mal négocié,
• Risque d’une explosion des coûts et de non maitrise de la rentabilité qui peuvent être très pénalisantes à moyen terme.
La question du FAIRE ou du FAIRE FAIRE est un enjeu stratégique pour une PME. La fonction à externaliser est-elle une activité stratégique de l’entreprise ? Quels sont les objectifs recherchés ?
Si le choix est l’externalisation, il faut le faire dans des conditions optimums :
• Établir un cahier des charges précis et évolutif tant pour l’entreprise que pour le prestataire de service,
• Mettre en place un contrat qui encadrera ce cahier des charges,
• Lancer un appel d’offre et faire le choix le plus pertinent pour l’entreprise.
Enfin, mettre en place des outils de contrôles qualitatifs et quantitatifs pour maitriser en toutes circonstances les services internes ou externes.
