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prévisionnel pour agence événementielle

Lancé il y a 9 mois par Noemie
Thèmes : événementiel, mariage, prévisionnel, marge
Dernière réponse par Claudia Rodrigues
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Noemie

Entrepreneur habitué
Messages: 54

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Bonjour à tous,

Voici quelques mois ue je n'etais pas venue sur le forum et je tenais a vous donner quelques nouvelles de mon projet!
Pour rappel : depuis octobre 2011 je suis sur un projet d'agence événementielle , je ne tenais pas a précipiter de projet mais plutot a le mûrir et à passer toutes les étapes une à une.la phase de "préparation" touche a sa fin mais il persiste un petit problème:

- depuis le debut mon dossier est suivi par une "ruche d'entreprise" qui sera susceptible de m'accueillir lorsque j'aurais déposé mes statuts.
Le directeur de cette ruche m'aide dans toutes les phases de mon projetsmais là je suis un peu coincée sur mon prévisionnel.
En effet, j'ai du mal a me dire que tel mois j'aurais autant de prestataions a faire a autant d'euros etc... je trouve cela très approximatif et je me retrouve au final, selon lui, avec un chiffre d'affaire trop bas par rapport à mes charges...
Ma question est donc la suivant : quelles sont les bonnes techniques pour etablir un previsionnel realiste?

- J'ai une deuxième queqtion qui est beaucoup plus specifique au marché de l'événementiel : Le directeur de cette même ruche me conseille pour chacun des événements realisés de facturer la totalité de l'événement au client (et ensuite je paye les prestataires) mais moi j'envisageais plutôt (du moins pour les événements de particuliers) de présenter un devis complet et detaillé au client qui ensuite fait un chèque pour chaque prestataire mais je me charge de leur remettre...
Est ce que cela vous génerait par exemple en tant que client de devoir faire 7 chèques plutot qu'un seul?

- enfin troisième question : j'aimerai savoir si des personnes déjà installées dans ce domaine pourraient me renseigner sur leur façon de pratiquer en terme de marge : honoraires fixes + marge sur certains prestataires (si oui combien de %) ou juste les honoraires?

Merci d'avance pour vos réponses et commentaires... j'ai besoin d'éclairage pour avancer

Bonne journée

Noémie

Créatrice d'évènements pour les particuliers et les entreprises-
Le rêve à portée de main!
www.quandnoemiesenmele.com

Posté il y a 9 mois #
Salome Photographe

Serial Entrepreneur
Messages: 1,383

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Bonjour Noémie,

Pour moi tu travailles comme un courtier, tu mets donc en relation le prestataire X avec le client Y que tu représentes au départ.
De ce fait je ne trouverai pas génant de faire un chèque par prestataire. D'autant qu'à mon avis, tu risques en plus de devoir gérer des impayés (ça peut malheureusement toujours arriver) et là cela pourrait se retourner contre toi au niveau de la gestion comptable et de ta relation avec ton prestataire.

J'ai une question, comment te feras tu rémunérer ? Un forfait, un pourcentage sur la totalité du coût de l'évènement ? Y as tu pensé ?

Je ne travaille pas encore avec une agence évènementiel, je tiens à la préciser des fois que tu te poses la question.

http://www.salomecaillet.com
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Photographe de vos émotions.

Posté il y a 9 mois #
Noemie

Entrepreneur habitué
Messages: 54

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Bonjour Salomé,

merci pour ta réponse! C'est justeemnt pour cet évenetuel soucis des impayés ue je voulais procéder de cette façon et également pour éviter d'avoir besoin d'une tresorie trop consequente!

Pour ma rémunération personnelle cela d"pend de l'événement : pour les mariages c'est un forfait fixe et pour les autres événements c'est un pourcentage du total...
C'est pour cela aussi ue je voulais "sonder" quelques agences histoire de voir comment elles pratiquent mais il n'est souvent pas facile d'avoir une réponse :)

Posté il y a 9 mois #
Salome Photographe

Serial Entrepreneur
Messages: 1,383

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Noemie,

De ce que je sais, les agences fonctionnent des 2 façons, à chacune une reflexion différente, et sans doute en fonction du type de clientèle.

Faire régler des acomptes est une façon de se prémunir a minima, cela est courant dans toute profession. Là, ce sera à toi de les gérer et de tenir cette petite comptabilité pour savoir qui il reste à payer et combien.

Posté il y a 9 mois #
Noemie

Entrepreneur habitué
Messages: 54

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Merci Salomé,

Pour les acomptes, je comptais bien procéder de cette façon car tous les prestataires avec qui je travaille en demandent également et puis celà permet de ne pas travailler pour "rien"

Posté il y a 9 mois #
Amelie Houdet

Entrepreneur habitué
Messages: 54

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Bonjour,

Je viens de lire vos échanges.

Je suis en train de monter mon dossier d'installation pour faire à peu de choses près la même activité que vous au niveau des région Normandie et Centre.
Concernant le mode de facturation, tout dépend le statut que vous choisissez. En effet si vos cotisations sociales sont basées sur votre chiffre d'affaire, je vous déconseille plus que fortement de faire une facture global puis de payer vos prestataire vous-même. En effet, vous paierez de cotisations sociales sur des sommes que vous ne toucherez pas. De plus, au niveau responsabilité, il semble que si vous effectuez une facture globale, vous êtes responsable de vos prestataires, ce qui veut dire que si votre DJ tombe malade, c'est votre responsabilité de le remplacer sur le pied levé. En cas de "mise en relation" (votre client paie chaque prestataire séparément), cette notion de responsabilité disparait.

Je serais très intéressée de partager avec vous sur vos démarches.

Je suis moi-même en train de travailler sur mon prévisionnel. Il faut bien lister tous les tarifs forfaitaires ou non pour bien maitriser son prévisionnel.
Je suis également en train de mettre en place ma plaquette "partenaires" pour les prestataires. Avez vous déjà tous vos prestataires?

N'hésitez pas à me contacter pour échanger nos avis.

Bon Courage

Amélie

Comme Un Evénement, Déco de Fête et Loisirs Créatifs, Argentan, Orne
Ma Page Facebook

Posté il y a 7 mois #
Claudia Rodrigues

Entrepreneur coutumier
Messages: 16

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Bonjour,

Je suis également dans le monde de l'évènementiel, pour faire mon prévisionnel je me suis aidé du site de l'Apce, leurs tableaux sont très explicites et les calculs sont fait automatiquement !
Je dépend de l'Urssaf et non de la chambre des commerces, je suis dans la catégorie des professions libérales non réglementé.
Notre système de facturation est à la fois assez complexe, et très simple. En effet, admettons MR et ME X vont se marié,le budget total qu'ils ont pour l'évènement est de
28 000€. Après avoir validé un devis qui leurs convient, celui ci se transforme en contrat entre les deux parties.
À la signature du dis contrat, un acompte est à versé par le couple, correspondant entre généralement entre 30% et 50 % du budget total.
Ensuite différent mode de paiement peuvent être choisi, comme un paiement mensuel jusqu'aux jours J, ou bien un nouvel acompte dans les 4 à 6 mois avant l'évènement, puis la totalité restante encaissé maxi 15 jours avant l'évènement.

Le premier acompte est une sécurité, la loi impose les 7 jours de délai de rétractation, une fois ce délai passé, le client ne peut plus se retirer légalement.

Il existe des assurances, que vous pouvez proposer à vos clients, en cas de problème, genre la mariée se désiste, mais on a déjà payer 20 000€ !!

Enfin, vous pouvez aussi proposer des solutions de financement pour vos clients, l'organisme auprès du quel vous monter le dossier, vous versera la totalité du montant emprunté, à coter de ça le client s'engage auprès de l'organisme à lui verser les mensualité et en cas de non paiement ce même organisme s'occupera de la mise en demeure...
Ce qui permet de ne pas mettre en danger la trésorerie de votre agence !

Par un mode de fonctionnement comme celui ci, le prévisionnel est comme dis complexe et simple à la fois, mais le client fait "un chèque" et c'est l'agence par le biais de
"sous traitance" qui paie les différents prestataires retenu pour le projet !
En terme de négociation c'est très bon aussi, car vous avez la maîtrise du budget total.
Les prestataires que vous sélectionnez, deviendront peut être d'excellent partenaires et de ce fait leurs tarifs seront revu à la baisse en exclusivité pour votre agence !

Voilà, j’espère que mes explications sont assez explicites et que surtout elles peuvent un peu vous aider!

Bon Dimanche !

Posté il y a 7 mois #