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Forum Entreprise & Entrepreneur : Forum entrepreneur, forum création d'entreprise, forum auto-entrepreneur » L'entreprise au quotidien : conseils et problèmes » Contrat, signature, process administratif

Contrat, signature, process administratif

  • Lancé il y a 5 années par bastien31
  • Thèmes : Devis, proposition commerciale, signature, contrat, client
  • Dernière réponse par gladysp

  • »
  1. bastien31

    Membre coutumier
    France
    Messages: 20


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    Bonjour,

    Je suis freelance depuis quelques mois. Pour le moment, pour signer un contrat de mission, le client me renvoie imprimé la proposition commerciale avec Bon pour accord et la date. Un seul exemplaire.

    La proposition commerciale contient la proposition technique, financière et les conditions générales de vente. Les miennes sont plutôt fournies (min 7 ou 8 pages) et plusieurs clients me disent que c'est "compliqué".

    J'ai pensé faire une sorte de "bon de commande" directement dans la proposition, sur une page, qui résume tout, av le prix et le numéro de la proposition. Cette page seule serait alors à me renvoyer signée.

    Dans mes prestations, j'ai du "one shot" (un site internet par exemple) mais aussi du récurrent, pour une durée inconnue, car renouvelée par tacite reconduction de mois en mois.

    Avez vous des documents types ou une façon de faire qui serait plus simple que la mienne pour ts ces contrats (one shot ou récurrent) ? Comment procédez vous ?

    Merci d'avance pour vos réponses
    Bastien

    Posté il y a 5 années #
  2. gladysp
    Contrat, signature, process administratif

    Membre sénior
    Voiron (38, France)
    Messages: 1,452


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    Bonsoir,

    Le bon de commande récapitulatif me semble une bonne option : il renvoie à vos CGV (offre technique et commerciale). Les CGV sont réputées acceptées sans réserve à la signature du BDC.

    Le client a tout : le récapitulatif (simplicité) et le détail (transparence).

    Nous ne sommes pas sur le même créneau mais mon offre se base également sur un dossier "one shot" dont découlent plusieurs prestations ponctuelles sur l'année.

    Je fais un devis mentionnant les grandes lignes du contenu de la prestation, avec un pavé détaillé des conditions de paiement/traitement de la commande/délais, le tout accompagné d'un mail détaillant les spécificités du projet, et renvoyant aux CGV de mon site. Le mail a valeur juridique pour le client, le simple fait de le lui rappeler le détend :) Il sait que le fait que j'aie envoyé le détail et qu'il en ait une trace, (une preuve) lui permet de se concentrer sur le devis moins "lourd".

    En pratique, cela induit à tous les coups (depuis mon démarrage, donc le recul est assez limité) un long entretien téléphonique pour confirmer qu'il a bien tout compris...

    Il faut dire que mes prestations comportent beaucoup de pièces, et que je demande énormément d'informations...

    Mais dans le principe, votre idée du BDC est une excellente idée !

    A vos suggestions !

    Bonne soirée,

    Gladys

    Posté il y a 5 années #
  3. bastien31

    Membre coutumier
    France
    Messages: 20


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    Bonjour Gladys,

    Merci pour ta réponse. Je vais valider ce fonctionnement avec mon expert comptable et le secrétariat juridique. Je pense utiliser ce "bon de commande" et préciser dans la proposition que les prestations futures liées à cette proposition feront l'objet de bons de commande.

    Ca laisse de la liberté et tout devrait etre ok juridiquement. Un ami m'a aussi dit de séparer les CGV dans un PDF différent, pour ne pas surcharger la proposition et simplement de mettre un rappel en annexe vers le document joint.

    Merci et bonne journée
    Bastien

    Posté il y a 5 années #
  4. bastien31

    Membre coutumier
    France
    Messages: 20


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    Bonjour,

    Un retour terrain de mes dernières modifications sur mes propositions.

    Le devis sur une page en fin de proposition, avec référence à la proposition et aux conditions générales fonctionne très bien. Les clients sont contents d'avoir une seule page à imprimer et c'est plus simple pour moi.

    Posté il y a 5 années #
  5. gladysp
    Contrat, signature, process administratif

    Membre sénior
    Voiron (38, France)
    Messages: 1,452


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    Bonsoir,

    Merci pour le retour d'expérience :)7

    Question subsidiaire, comment gérez-vous les options, si vous en avez ?

    Bonne soirée,

    Gladys

    Posté il y a 5 années #
  6. bastien31

    Membre coutumier
    France
    Messages: 20


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    Bonsoir Gladys,

    Bonne question :)

    Plus ça va et plus je simplifie la façon de faire, pour quoi que ça soit, les options comprises.

    J'ai des champs dans la proposition dont le numéro de la proposition et sa version. Chaque fois que j'envoie la proposition, ca fige une version. A chaque modification suite à une discussion client, j'incrémente le numéro (soit en passant à 1.1 par exemple soit 2.0 si bcp de modifications).

    Pour les options:
    - dans le titre du paragraphe en option dans la proposition, je rajoute à coté [option] en orange bien visible.

    - au niveau du devis lui-même (proposition financière), j'ai une ligne par prestations. Par exemple: une ligne réalisation du site, une ligne formation, une ligne hébergement, une ligne achat de module, etc...
    Pour les prestations en option, je marque [option] en orange aussi à coté du titre dans la ligne. Je marque le tarif de chaque prestation sur chaque ligne.

    - pour le total, la solution que j'utilise depuis qq semaines, c'est de ne compter que les parties non optionnelles dans le total.
    Par exemple: si j'ai 3 prestations non optionnelles pour un montant de 1500€, je note dans le total "à partir de 1500€" et je ne compte pas les options. Les coûts de ces dernières sont visibles au niveau de chaque ligne mais non comptées.

    Pour l'instant, mes clients comprennent du premier coup. On valide les options et je leur renvoie la proposition définitive où ils peuvent imprimer la page de commande et me la renvoyer signée.

    Le "à partir de" montre que la proposition n'est pas définitive mais donne aussi un prix d'appel.

    Mais je suis preneur d'autres techniques si vous en avez :)

    Bonne soirée

    Posté il y a 5 années #
  7. gladysp
    Contrat, signature, process administratif

    Membre sénior
    Voiron (38, France)
    Messages: 1,452


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    Je fais la même chose que vous :)

    Sauf que je fais mon devis complet, et un total, et ensuite seulement je mets mes lignes d'options.

    Mais du coup, je me suis faite avoir une fois, le client m'a passé commande, avec un montant d'acompte forfaitaire... Et du coup, je me suis retrouvée avec un devis signé sans savoir quelles options il voulait retenir !

    Après discussion, je m'y suis retrouvée, et j'ai pris le parti de lui offrir l'option qu'il avait choisie, mais cela aurait pu être problématique s'il avait fallu réclamer un solde avec option non identifiée !

    Du coup j'ai rajouter un cadre OUI/NON "rayer la mention inutile" pour que se soit bien clair et sans équivoque future...

    Je m'informais pour savoir comment font les autres, car ça a été une question qui s'est rapidement posée :)

    Merci pour votre réponse !

    Bonne soirée,

    Gladys

    Posté il y a 5 années #

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