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Une lettre, qu’elle soit manuscrite ou mise en page sur ordinateur doit être bien présentée.
Une courrier aéré avec des alinéas facilite la lecture et la compréhension. D’ailleurs, toujours se demander si le message est écrit de façon claire.
Les marges sont au minimum de 4 cm en haut et en bas de la feuille et de 2 cm à droite.
La formule de politesse ne doit jamais figurer seule sur la page suivante.
Si la lettre tient sur plusieurs feuilles, il faut les numéroter.
L’en-tête se situe généralement en haut à gauche, ou centré, les coordonnées de l’expéditeur sont soit notées à la suite, soit inscrites en bas de page. Ces coordonnées doivent comporter le nom, l’adresse complète, les téléphones, fax, messagerie Internet et site Internet.
Sur la partie droite, à environ 10 cm, figurent les coordonnées (adresse) du destinataire.
Une ou deux lignes plus bas, toujours à droite et alignée avec le destinataire, la ville d’envoi suivie de la date du jour.
Sur la partie gauche, on rappelle les différentes références (celles de l’expéditeur et du destinataire) et on mentionne l’objet du courrier.
Puis vient le début de la lettre avec la civilité (Madame, Mademoiselle, Monsieur, Cher client, Chers amis…) que l’on place à gauche soit en léger retrait vers la droite, soit alignée avec le corps du texte.
Si la civilité est placée en léger retrait, la première phrase de chaque paragraphe doit l'être aussi.
On continue avec l’objet de la lettre que l’on peut introduire ainsi :
Je vous prie de bien vouloir…
Je vous serais reconnaissant de…
J’ai l’honneur de vous faire savoir que…
Permettez-moi de vous exprimer…
J’ai le plaisir de vous faire connaître que…
Je suis au regret de ne pouvoir…
Je me vois dans l’obligation de…
J’ai le plaisir de vous apprendre…
La lettre peut, selon le cas, débuter également ainsi :
En réponse à votre lettre du (et non suite à votre lettre du…)
A la réception de votre lettre...
Nous avons pris bonne note de…
Nous vous accusons réception…
La fin de la lettre se termine par une salutation :
Veuillez agréer, Monsieur, mes meilleures salutations.
Recevez, Monsieur, l’assurance de mes sentiments distingués.
Une femme ne parle pas de sentiments à un homme (en tout cas, pas dans une formule de politesse !).
Recevez, Monsieur, mes salutations distinguées.
On peut bien entendu utiliser les formules (sans oublier la virgule et en notant le nom du signataire en dessous) :
Bien à vous,
Cordialement,
Sincèrement vôtre,
Le nom du signataire se place soit à gauche, aligné avec le corps du texte, soit à droite, aligné avec la date. Il se détache du corps du texte par quelques lignes.
Le nom du signataire se situe toujours sous la signature elle-même.
Les P.J. et les P.-S. (qui se notent ainsi) sont insérés après la signature.
Voici un exemple :
Corresponbien
18, rue des Mots
35000 Rennes
Tél. XX XX XX XX XX
Fax : XX XX XX XX XX
contact@corresponbien.com
www.corresponbie.com/
Lisbien
24, rue des Livres
75000 Paris
Rennes, le 12 avril 2003
Vos réf. 061203
Nos réf. 120403
Objet : votre courrier du 15 février
Monsieur,
En réponse à votre courrier cité en objet, j’ai le plaisir de vous informer que votre demande est prise en compte et que nos services traitent votre dossier en priorité.
Veuillez agréer, Monsieur, mes meilleures salutations.
J. Ecribien
Correctrice-relectrice
