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Client qui refuse de payer

Lancé il y a 9 mois par Anthony
Thèmes : client, refuse, payer, absent, nouvelles, facture
Dernière réponse par Stephanie Calvin
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Anthony

Entrepreneur coutumier
Messages: 13

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Bonjour,

Je suis webdesigner auto-entrepreneur depuis 2 ans et j'ai eu quelques problèmes avec des clients qui ne me donnent plus de nouvelles lorsqu'il s'agit de payer.

Cas numéro 1 :
Une jeune société souhaite faire faire l'habillage graphique de son site internet par mes soins. Des échanges par e-mail se font et il est défini par devis que le montant sera de 1000€.

La société étant jeune, le client me demande un paiement en 3 fois. Un premier de 400€, un second de 300€ j+30 et enfin la dernière mensualité de 300€ entre 30 et 60jours après le versement initial. J'accepte cela.

J'ai très bien reçu le premier paiement, et le second paiement de 300€ avec une dizaine de jours de retour. Cependant, plus aucune nouvelle de la dernière mensualité depuis plus de 3 mois. J'ai bien évidemment procédé à des relances, mais toujours pas de réponse.

Je n'ai ni adresse, ni numéro de téléphone.

Cas numéro 2 :
J'ai effectué pour une société dont je dispose du nom, de l'adresse et du téléphone, un premier travail qui s'est parfaitement bien déroulé. Le paiement n'a pas traîné. Un second travail a commencé sans qu'il me demande de devis. Une certaine confiance s'étant installée entre nous deux lors du premier projet, j'ai démarré le second sans réclamer d'acompte.

Or, je n'ai toujours pas de nouvelle de ce dernier depuis plus d'un mois. J'ai cependant réussi à le contacter par téléphone il y a quelques jours, promettant une réponse rapide dès le lendemain, mais depuis, rien.

Donc je résume : pas d'acompte, pas de devis, pas de facture émise. Je lui ai uniquement communiqué par e-mail le montant à payer.

Je sais qu'afin d'éviter ce genre de souci, il va falloir que je prenne davantage de précautions.

Je demande habituellement 30% du montant total avant de démarrer le travail, et le solde étant payé une fois le projet envoyé.

Que devrais-je faire afin d'éviter le moindre souci de paiement ? L'histoire de l'acompte + paiement à la fin n'est pas une si bonne idée finalement.

Je vous remercie de votre aide.

Cordialement.

Anthony

Posté il y a 9 mois #
Salome Photographe

Serial Entrepreneur
Messages: 1,383

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Bonjour,

De ne pas faire de devis ni de bon de commande est une erreur car vous n'avez donc aucune preuve de l'engagement de la personne dans le travail que vous allez effectuer.
Un devis signé est un minimum à mon avis avec les coordonnées complètes de votre client.

Il vous faudra effectivement prendre bien plus de précaution à l'avenir.

Sans devis il me semble difficile de prouver que vous êtes dans votre droit.

D'autres personnes vous donneront peut etre de meilleures pistes, ce que je vous souhaitre.

http://www.salomecaillet.com
http://www.facebook.com/salome.caillet.photographe
Photographe de vos émotions.

Posté il y a 9 mois #
Anthony

Entrepreneur coutumier
Messages: 13

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Je travaille à mon domicile, je fais donc tout par internet. Il faudrait que j'envoi un devis en double exemplaire par courrier au futur client et qu'il m'en retourne un ? Cela complique quelque peu les démarches non ?

Après, comment faire pour prendre plus de précaution ? demander un acompte de 50% ? Que faire en cas de paiement en plusieurs fois ?

Merci mille fois.

Anthony

Posté il y a 9 mois #
Salome Photographe

Serial Entrepreneur
Messages: 1,383

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Je crois que légalement seuls les entrepreneurs du bâtiment on le droit de demander un acompte de plus de 30%, pouvant aller à 40% ( à confirmer).

Un de mes fournisseurs travaille de la façon suivante :
Un devis envoyé via mail.
J'imprime, je signe et je lui retourne via la poste avec l'acompte.
Ensuite il m'envoie le prototype de ce que je lui ai demandé via mail avec bon de commande.
J'imprime, je signe et je lui retourne via la poste.

La poste n'achemine plus le courrier en 3 semaines, on est en 2011, donc tout se passe bien.

Il y a surement de meilleurs moyens, mais je ne les connais pas.

Posté il y a 9 mois #
Marc

Entrepreneur passionné
Messages: 137

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Bonjour,

Je travaille à mon domicile, je fais donc tout par internet. Il faudrait que j'envoi un devis en double exemplaire par courrier au futur client et qu'il m'en retourne un ? Cela complique quelque peu les démarches non ?

Pour ma part, les demandes de réservation arrivant via mon site Internet par e mail.

1) Envoi d'un devis, demande de réservation, conditions générales de vente, acompte de 30% à la réservation, le tout retourné par courrier au siège de l'entreprise dûment signé accompagné du "lu et approuvé", "la date", "j'accepte les conditions générales de réservation", l'adresse exacte.

2) Toute demande non retournée minimum 10 jours avant la date d’exécution, accompagnée de l'acompte est automatiquement annulée, noté en toute lettre dans les conditions générales de vente.

Je ne rencontre pas de problèmes particuliers pour le moment, avec cette façon de pratiquer.

Pas de preuve = pas de recours possible.

Il faudra prendre plus de précautions à l'avenir.

Bonne chance, Marc.

Ma page Facebook

Posté il y a 9 mois #
Anthony

Entrepreneur coutumier
Messages: 13

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Je simule un cas :

1. Un client me contact pour un projet logo
2. Demande des coordonnées exactes du client
3. Demande d'un acompte à hauteur de 30%
4. Envoie par email des CGV (j'ai trouvé un exemple qui me paraît plus que bien à cette adresse : http://www.bas-de-casse.fr/cgv.pdf) + devis papier + "lu et approuvé" + date + acceptation des CGV + signature
5. Attente du retour du courrier par la Poste signé et approuvé avec le chèque ou le virement d'acompte
6. Début de la prestation
7. La prestation arrive à terme, validation par le client
8. Demande du solde
9. Livraison de la prestation

Cependant, où doivent se trouver les mentions "lu et approuvé" + date + acceptation des CGV + signature ? Sur le devis ou sur les CGV ?

Merci encore pour ces précieuses informations !

Anthony.

Posté il y a 9 mois #
Marc

Entrepreneur passionné
Messages: 137

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Bonjour Anthony,

Cependant, où doivent se trouver les mentions "lu et approuvé" + date + acceptation des CGV + signature ? Sur le devis ou sur les CGV ?

Personnellement, pour moi, sur le devis et sur les CGV. ( Sur le devis, j'ajoute une petite case à cocher : (J'ai pris connaissance et accepte les CGV).

Cordialement Marc.

Posté il y a 9 mois #
Anthony

Entrepreneur coutumier
Messages: 13

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Merci pour toutes ces informations.

Posté il y a 9 mois #
Sylvie Guiziou

Entrepreneur coutumier
Messages: 18

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Bonjour Anthony,

Voici quelques suggestions :

1. Demande formulée par le client

2. Envoi par email au client d'un devis (+ CGV) à retourner - par voie postale, fax ou email - daté, signé et revêtu de la mention "bon pour accord"

3. Début des travaux dès réception du devis approuvé et de l'acompte

4. A la fin de la prestation, envoi au client - par email ou voie postale - d'une facture payable à réception (NB : indiquer les pénalités en cas de retard de paiement)

Il conviendra par ailleurs d'établir une procédure de relances des factures impayées, courant à leur date d'émission.

Cordialement

Fondatrice de l'entreprise de télésecrétariat Optim Office
Blog d'une télésecrétaire indépendante, bilingue anglais, à Paris

Posté il y a 9 mois #
Salome Photographe

Serial Entrepreneur
Messages: 1,383

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Je ne voudrais pas faire l'oiseau de mauvaise augure, mais j'éviterai les retours par e-mail étant donné qu'ils n'ont aucune valeur juridique.

Posté il y a 9 mois #
Anthony

Entrepreneur coutumier
Messages: 13

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Merci à nouveau pour ces informations qui se précisent de réponses en réponses !

Lorsque vous dites : "établir une procédure de relances des factures impayées", comment dois-je procéder ? envoyer un simple e-mail ou re-envoyer la facture avec l'ajout de pénalités ?

Anthony

Posté il y a 9 mois #
Marc

Entrepreneur passionné
Messages: 137

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Toute relance pour impayé s'effectue par voie postale, comme le précise Salomé, la relance par e mail n'a aucune valeur juridique.

Envoi du devis par Internet oui, mais avec retour par la poste obligatoire.

Posté il y a 9 mois #
Romuald

Entrepreneur habitué
Messages: 86

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Bonsoir
On peut te renvoyer le devis signe par fax , certains hebergeurs te proposant gratuitement de te transforme les fax en mail . Le fax est legalement reconnu .

A savoir pour les emails (j ai eu le cas), lorsque l email reprend le nom de la societe et est envoye par une personne habilite a prendre les decisions et ayant le pouvoir de signature des devis, le mail est reconnu comme preuve. ( tribunal de Vienne l annee derniere)
Pour ce qui est de ton client pour qui tu as effectue de l habillage graphique, lettre de relance avec une date butoir pour lui rendre son site tel quel ....avant ton travail

Posté il y a 9 mois #
Anthony

Entrepreneur coutumier
Messages: 13

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J'ai du mal à saisir la dernière phrase :

Pour ce qui est de ton client pour qui tu as effectue de l habillage graphique, lettre de relance avec une date butoir pour lui rendre son site tel quel ....avant ton travail

L'adresse e-mail n'est pas au nom de la société, c'est une banale adresse gmail, donc ça ne vaut rien...

Posté il y a 9 mois #
Marc

Entrepreneur passionné
Messages: 137

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Re bonjour Anthony,

J'ai du mal à saisir la dernière phrase :

Date butoir, Date maximum que vous allez imposer à votre client, comme mise en demeure de vous réglez la prestation de service.

Passé cette date, vous retirez tout le travail effectué sur la vitrine ( ou site Internet), pour le lui rendre comme avant.

Cordialement Marc.

Posté il y a 9 mois #
Géraldine Lebeurier

Entrepreneur passionné
Messages: 378

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Bonjour à tous,

En droit commercial et à fortiori entre 2 commerçants, la preuve est libre. Autrement dit, tout support peut être utilisé pour faire valoir la preuve.
L'email a la même valeur juridique que le recommandé depuis mars 2000 .
Il faut observer des règles claires : pas de modification des messages, destinaire et expéditeur clairement identifié et au mieux signature électronique. Il est aujourd'hui désormais possible d'envoyer des recommandés électroniques, il est donc clair que l'envoi électronique peut avoir la même force probante que les supports écrits classiques.
Il est vrai que dans l'idéal il faudrait installer une signature électronique, je trouve encore le système barbare et pas commode à utiliser ..
Personnellement, avant de traiter une affaire :
1. Je me renseigne sur des sites tels que societe.com : si mon prospect est une société de type SARL et qu'il dépose ses comptes aux greffes ( ce qui est le cas assez souvent) j'ai les renseignements sur la santé financière du client.
2. Je demande au client comment vont les affaires sur le ton de la conversation, les patrons sont prolixes en la matière.
3. Je demande un acompte qui reste un versement partiel sur le prix final, n'importe quel corps de métier peut le demander.30 % est d'usage. Si le client tique sur le versement de cet acompte, c'est un signe !
4 J'accompagne mes devis de conditions générales de prestation et d'un contrat de mission : TOUT devis doit m'être retourné avec l'acompte.
Pendant ou après la mission :
5. Je fais des feuilles d'heures pour mes entretiens : je ne veux pas me faire coincer sur un "oui, mais on a signé pour 20heures et vous êtes venus 19H38" je note les débuts et les fins d'entretien et je les fais viser par le client !
6. J'édite ma facture à la fin de la mission et pas 3 mois plus tard, je rencontre un nombre impressionnant d'entrepreneurs qui ne facturent pas en temps et en heure et qui ont des difficultés de tréso (tu m'étonnes !) d'autant que si vous ne facturez pas de suite vous véhiculez l'idée que vous n'avez pas besoin de cet argent et donc que vous pouvez bien attendre un peu.
7 Je relance une première fois au téléphone, en demandant à quelle date je peux m'attendre à recevoir mon solde, j'insiste sur cette notion de date : je dis bien " Combien de jours vous faut-il pour traiter ma demande ? " généralement la personne donne un délai "il me faut 3_4 jours" ..dans ce cas je dis "très bien, donc si je n'ai pas de nouvelles d'ici 5 jours je me permettrai de vous rappeler"..qu'elle sache qu'elle va vous avoir sur le dos !! Croyez moi ça marche .
8 . Si malgré vos relances téléphoniques et courriers, vous ne recevez pas le paiement de vos factures vous pouvez :

- Demander une injonction de payer au tribunal de commerce : à condition qu'il y ait bien contrat,montant déterminé clairement et dossier complété (factures,devis, conditions générales, lettres de relance ou tout élément de preuve justifiant de l'absence de paiement)[url=http://vosdroits.service-public.fr/F1746.xhtml]
C'est une procédure peu coûteuse et très rapide.

- Pour les sommes importantes, les cabinets de recouvrement sont efficaces mais onéreuses.

Voilà, bonne journée.

Cabinet de coaching & conseil aux TPE
Accompagnement de dirigeants et des associés
www.oseal.fr

Posté il y a 9 mois #
Nathalie L.

Serial Entrepreneur
Messages: 1,022

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Bonjour Anthony,

Je travaille principalement via les NTIC donc j'envoie mon devis accompagné de mes CGV à mes clients qui doivent le signer et annoter " lu et approuvé". En principe ils me le renvoient par courrier avec l'acompte, certains le font par mail mais au nom de leur entreprise. Quand ma mission est finie, j'envoie la facture avec toutes les mentions si après plusieurs jours pas de nouvelles, je fais un envoi par courrier; si délai dépassé pour régler la facture j'envoie ma facture en AR accompagnée d'un courrier de relance, en principe ils réglent vite.

Bonne continuation

sos secretariat 2B

Posté il y a 9 mois #
Anthony

Entrepreneur coutumier
Messages: 13

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Je vous remercie infiniment pour vos réponses parfaitement claires !

Anthony.

Posté il y a 9 mois #
Salome Photographe

Serial Entrepreneur
Messages: 1,383

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@ Nathalie,

Je te vois souvent parler de NTIC... Kézako ?

Posté il y a 9 mois #
Marc

Entrepreneur passionné
Messages: 137

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Bonjour Salomé,

Je pense et Nathalie le confirmera, qu'il s'agit de " Nouvelle technologie de l'information et de la communication".

Cordialement Marc.

Posté il y a 9 mois #
Sylvie Guiziou

Entrepreneur coutumier
Messages: 18

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Bonjour,
Dans le prolongement de cet échange sur les transmissions par email, je relaie cet article, susceptible de vous intéresser, relatif à l'envoi de lettre recommandée électronique.
Cordialement

Posté il y a 8 mois #
Nathalie L.

Serial Entrepreneur
Messages: 1,022

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Salomé, Marc t'a donné la bonne réponse.

Anthony, j'espère que toutes ces réponses vous aideront dans vos démarches, nous restons à votre disposition.

Cordialement

Posté il y a 8 mois #
Stephanie Calvin

Serial Entrepreneur
Messages: 1,804

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Bonjour,

Les échanges par mail ont aujourd'hui valeur de commencement de preuve par écrit et sont donc admis comme preuve de la bonne foi de l'un ou de l'autre ;)

Chez moi, tout se fait par mail. Et je n'ai aucun soucis de règlement. Pas une ardoise en pratiquement deux ans. Quelques retards de paiement dus aux absences des uns des autres, mais c'est tout !

Tous mes clients ont signé un devis en bonne et due forme avec leurs coordonnées complètes. Les factures sont envoyées par mail et ils me paient par chèque, virement ou mandat administratif.

Stéphanie CALVIN
http://www.ma-webassistante.com

Posté il y a 8 mois #