L’ est en pleine mutation. Le taux élevé d’inoccupation des bureaux (60 % en Ile-de-France) montre qu’une nouvelle tendance forte est en train d’émerger : le ( et travail mobile). Les outils numériques (smartphones, tablettes…) ont changé en profondeur les habitudes de travail et ont également réduit la frontière entre vie privée et vie professionnelle.

En tant que dirigeant, vous êtes donc directement concerné. Il faut parvenir à trouver le bon équilibre pour que cette nouvelle façon de travailler, qui permet de gagner en efficacité, n’aboutisse pas à une perte de temps ou à une augmentation du stress pour vos collaborateurs.

Or, pour parvenir à une organisation performante, il faut commencer par ré-aménager les locaux de l’entreprise. Flore Pradère-Saulnier (JLL, www.joneslanglasalle.fr) vous explique pourquoi. 

Cette interview est réalisée à l’occasion des 3 Journées de l’ du 18 au 20 juin 2014 sur Gautier-Girard.com.

Nomadisme en entreprise : le travail mobile

Pourriez-vous vous présenter, ainsi que votre entreprise, en quelques mots ?

Flore Pradere SaulnierJe suis Flore Pradère-Saulnier, Responsable de la Recherche Entreprises au sein du département Etudes & Recherche de JLL. Dans ce cadre, j’anime depuis 2 ans et demi un vaste programme de recherche prospective dans le domaine de l’immobilier d’entreprise.

Je m’intéresse notamment aux grandes mutations – organisationnelles et managériales - que connaissent aujourd’hui les entreprises, et à la façon dont les immeubles de bureau peuvent accompagner ces transformations, en devenant de véritables outils au service du management.

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Présentation de l’entreprise : Coté au NYSE, JLL, leader mondial du conseil en immobilier d’entreprise, emploie plus de 40 000 collaborateurs actifs dans plus de 75 pays. Fort de 200 ans d’expérience, la société accompagne les entreprises, les propriétaires et les investisseurs aux niveaux national, européen et mondial, avec la même qualité de service et d’engagement.

En France, nous sommes présents en Ile-de-France et dans la région lyonnaise, et nos activités de conseil couvrent l’ensemble du territoire. Chaque année, nos 350 collaborateurs spécialisés sur les marchés de bureaux, locaux d’activités, commerces et plates-formes logistiques, conseillent près de mille entreprises sur des projets immobiliers représentant plus de un million de mètres carrés.

Selon vos estimations, le taux d’occupation des bureaux en Ile-de-France serait de 60 %, en raison du . Concrètement, quelles sont les conséquences du pour l’entreprise ?

Le travail nomade en entreprise est avant tout le fruit de profondes évolutions sociétales :

· La révolution technologique : diffusion à grande vitesse des outils « high tech » (smartphones, tablettes…) de la sphère privée vers le monde de l’entreprise, outils de visioconférence et de téléprésence, outils collaboratifs permettant d’échanger et de co-créer à distance, etc.

· Un nouveau rapport au temps : connexion technologique permanente, immédiateté et don d’ubiquité ; frontières de plus en plus floues entre sphères professionnelle et privée.

· Un nouveau rapport à l’espace, porté par la Génération Y : vers une sociabilité sans frontières.

· Un nouveau rapport au travail : dans lequel l’interaction supplante la production, et le travail ne se définit plus par un lieu mais est affaire d’agilité, d’« empowerment » et de collaboration.

· Enfin, un cadre environnemental « propice » : congestion des transports, augmentation des prix du carburant et montée des consciences environnementales… autant d’éléments œuvrant en facteur d’une revalorisation de la vie locale et de la réduction des déplacements.

En étant le fruits de ces grandes évolutions, le souffle un vent nouveau sur les entreprises. Alors qu’on le réduisait à du déplacement physique, il bouleverse les modes d’organisation et de management traditionnels, fournissant un formidable levier de performance aux entreprises. Il permet une plus grande efficacité : le travail gagne en quantité et en qualité. En termes d’environnement de travail, il invite à la rationalisation, à travers une réflexion sur les déplacements des collaborateurs, et sur leurs modes d’utilisation de l’espace. Sur le plan humain, le travail nomade fournit également un puissant outil de recrutement et de rétention des talents, véhiculant un signe fort en matière d’autonomie et de qualité de vie. Enfin, il sert les desseins éco-responsables de l’entreprise, au travers de la réduction des déplacements inutiles.

Toutefois, le reste difficile à cerner, à organiser et à anticiper. Et peu d’entreprises lui ont, à ce jour, offert un cadre structuré. Le travail mobile continue de se heurter à des blocages côté employeurs, comme côté salariés. Il fait d’abord face à des appréhensions d’ordre pratique : confidentialité des données, technologie, contraintes juridiques. Mais ces dernières cachent généralement des craintes plus ancrées, liées à l’attachement particulier des Français à leur travail - être vu pour être reconnu - et à un encadrement pyramidal, qui s’accommode mal du management à distance et de la perte de contrôle sur le temps de présence.

Travail mobile et immobilier d’entreprise

En Europe, il y aurait 18 % de télétravailleurs, contre seulement 10 à 15 % en France. Pensez-vous que ce phénomène soit appelé à se développer avec les nouveaux usages numériques (utilisation des smartphones, des tablettes…) ou s’agit-il d’une tendance marginale ?

On a longtemps vu le comme un épiphénomène, cantonné à un cercle restreint d’individus - commerciaux, consultants, télétravailleurs à domicile.

Pourtant, le réunit aujourd’hui deux réalités distinctes :

  • D’une part, le , généralement formalisé par un accord d’entreprise et/ ou un avenant au contrat de travail ;
  • D’autre part, le travail mobile, beaucoup plus spontané et dispersé. L’étude des taux d’occupation des bureaux (60% en moyenne en Ile-de-France) et de l’utilisation des différents espaces dans l’entreprise révèle ainsi que nous sommes déjà tous un peu nomades !

A l’intérieur de l’entreprise, le élit domicile dans les salles de réunion, les espaces projets, les restaurants, les lieux de détente, les bureaux partagés. La mobilité est également temporelle, avec le développement des semaines compressées, du « en débordement », des horaires décalés.

A l’extérieur de l’entreprise, le travail nomade investit une sphère nouvelle, les tiers-lieux : des espaces qui ne sont ni le bureau, ni le domicile. Tantôt publics (transports, cafés), tantôt solutions business structurées (centres d’affaires, télécentres, espaces de coworking).

Résultat : si les statistiques officielles du affichent une proportion de 10% à 15% de la population active, les enquêtes conduites auprès des cadres français révèlent que 73% d’entre eux travaillent en dehors de leur entreprise - dans les transports, à leur domicile, en week-end ou en RTT.

Loin d’être une tendance marginale, le phénomène nomade est donc en marche. Mais c’est avant tout dans l’entreprise que la révolution va se jouer. Toutes les entreprises avec lesquelles nous échangeons aujourd’hui, autour de leurs projets immobiliers, abordent systématiquement la question du interne, rendu possible par les nouveaux outils numériques. Elles voient dans ce mode de travail un intéressant réservoir d’innovation fonctionnelle et managériale, au service de l’innovation business ! Un puissant levier de « travail autrement ».

Vous avez déclaré que “le ne s’improvise pas. Il doit s’inscrire dans un projet d’entreprise clairement défini conjugué à un monde de management adapté.” Comment repenser la localisation et l’utilisation des bureaux ? Quels sont les risques d’une mise en place trop hâtive ?

La mise en place du dans l’entreprise soulève en effet d’importants enjeux immobiliers. Sa réussite s’appuie indéniablement sur la refonte de l’environnement de travail, afin de fournir le creuset propice à l’établissement des nouveaux modes d’organisation.

· Une nouvelle stratégie en matière de localisation des bureaux. Compte tenu des déplacements des collaborateurs, vaut-il mieux une implantation unique, facile d’accès pour l’ensemble des collaborateurs ? Est-il préférable de concevoir l’entreprise comme un « système solaire », à la manière du Crédit Agricole, articulé autour d’un cœur situé à Evergreen à Montrouge, et d’un espace « Satellis » à St Quentin-en-Yvelines ? Ou faut-il la concevoir comme une « toile », sur le modèle d’IBM, qui a multiplié ses centres de travail et de production ? En la matière, les tiers-lieux peuvent fournir des alternatives intéressantes aux entreprises, en leur offrant des lieux complémentaires de leurs implantations principales, situés au cœur des villes pour accueillir leurs travailleurs nomades en transit, ou au sein des bassins résidentiels pour limiter les déplacements.

· Réflexion sur les taux d’occupation et les usages des différents espaces. Le travail nomade est une formidable occasion de promouvoir de nouvelles façons de travailler, en proposant aux collaborateurs une vaste typologie d’espaces (ex: zones projets, bulles de concentration ou zones de silence, lounges, forum, espaces de réunions à géométrie variable, etc). C’est le principe de l’activity based workplace, visant à imaginer, pour chaque situation de vie et de travail dans l’entreprise (ex: besoins de concentration, de réunion, d’échanges informels, de socialisation, etc.), un espace adapté et performant - par opposition au poste de travail individuel qui, seul, peine à répondre à l’ensemble des besoins d’une journée.

· Rationalisation & économies budgétaires. Le peut par exemple être l’occasion de mettre en place des bureaux partagés, avec un réduction sensible des mètres carrés à la clé. Toutefois, la mise en place du travail nomade ne se traduit pas mécaniquement par une réduction des mètres carré. Elle est le plus souvent synonyme d’une redistribution de l’espace : dans le sens d’une diminution de la place allouée aux espaces individuels, au profit de plus d’espaces communs.

· Conception d’espaces intelligents. La refonte de l’espace peut s’appuyer sur la conception d’espaces plus communicants, flexibles et modulables. Le Crédit Agricole l’illustre bien, à travers l’utilisation qu’il fait de son forum : espace de restauration de 11h à 15h, ce lieu accueille, en dehors de ces créneaux, des réunions d’équipes, des rencontres clients et des échanges informels.

· Une place pour l’humain. L’adoption de l’espace nomade requiert l’instauration de nouveaux réflexes et de nouveaux repères. Les expériences conduites en matière de bureaux partagés ont révélé l’attachement de l’individu à son espace personnel ou, à défaut, à son territoire d’équipe. Les « Places de villages » chez Accenture répondent à cette logique : offrir la possibilité de se retrouver entre pairs, et de recouvrer un sentiment d’unité.

Bien évidemment, une telle refonte de l’environnement de travail requiert un important effort d’accompagnement. Il ne s’agit en aucun cas d’appliquer des solutions toutes faites. Chaque entreprise devra, en fonction de son histoire et de sa culture, inventer sa propre formule. Car le travail nomade n’est pas qu’une affaire d’enjeux techniques et immobiliers. Il est avant tout une question d’hommes et d’organisation, et repose sur l’adhésion de chacun au nouveau mode de fonctionnement qui est proposé. Certaines populations dans l’entreprise peuvent être plus « prêtes » que d’autres (habituées à travailler de façon plus indépendante, en mode projet, ou plus nomades du fait de leur métier). On pourra donc imaginer différentes typologies de bureaux, afin de s’adapter aux attentes et aux profils de chacun.

Certaines entreprises ont fait le choix de restreindre, voire d’interdire, l’accès aux messageries professionnelles en dehors des heures de travail (voir ici). Que pensez-vous de cette initiative destinée à prévenir les situations de burn-out ?

La question qui est posée ici est celle des bonnes pratiques à adopter en matière d’utilisation des technologies nomades. C’est effectivement une question essentielle.

La révolution technologique s’est imposée en un temps record dans nos entreprises. Séduisante sur le papier (gage d’hyper-efficacité, de synergies accrues, d’un meilleur partage de l’information…), elle a pu parfois conduire à des usages excessifs et contreproductifs, favorisant une logique de réaction au détriment de la réflexion, pouvant aboutir à une perte de contrôle de l’entreprise et à un sentiment d’aliénation du salarié. Le risque est réel.

Afin d’y remédier, de plus en plus d’entreprises réfléchissent à des chartes de bonnes conduites quant à l’utilisation de ces outils. Deloitte a par exemple créé un Comité de gouvernance IT et une Charte du Management Responsable, pour encadrer l’utilisation des outils technologiques mis à la disposition de ses collaborateurs. Atos a lancé une intéressante initiative en faveur de la réduction des mails, ainsi qu’une formation spécifique intitulée « Leadership in the Zeroemail™company » - une formation qui vise à sensibiliser ses managers aux nouveaux rôles qu’ils doivent endosser : manager coach, inspiring leader, community leader, business developer, intrapreneur… Car derrière les outils, la question essentielle reste indéniablement celle des modes de management. La révolution technologique et nomade ne sera porteuse de succès qu’à condition de s’appuyer sur une ambitieuse révolution managériale.

Merci Flore !

Et vous, que pensez-vous du en entreprise ? Avez-vous déjà mis en place des solutions adaptées pour gérer (voire encourager) le travail nomade de vos collaborateurs ?

Crédit photo : merci à Seb, à afromztoa
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