Améliorer efficacité et compétitivité entrepriseLa compétitivité de l’entreprise, ce n’est pas réservé qu’aux grandes structures.

C’est aussi l’affaire des TPE et des PME !

Pourquoi ? Parce que  pour devenir une PME, une TPE doit être efficace et compétitive. Parce que pour devenir une grande entreprise, une PME doit être efficace et compétitive.

Tête baissée dans le guidon, on traverse le temps pensant que les acquis de l’entreprise sont solides. Jusqu’à ce que la croissance du chiffre d’affaires soit difficile à accompagner. Ou tout l’inverse : jusqu’à ce que l’on éprouve des difficultés à se développer.

Qu’est-ce qu’une entreprise efficace et compétitive, au juste ?

  • Dont les coûts sont plus faibles
  • Qui est plus réactive, active et proactive
  • Qui est capable de mieux anticiper et de surmonter tout type de crise
  • Qui peut envisager l’avenir sereinement
  • Dont l’équipe “roule” bien
  • Qui fait plus de bénéfices à la fin de l’année…

Comment améliorer la compétitivité de votre entreprise, et ce faisant, la rendre plus efficace ?

Je vous proposer un dossier complet pour bien débuter.

Documenter les responsabilités de chacun

Rien de tel que des attributions et responsabilités mal ficelées pour que chacun se marche dessus… et pour créer des tensions au sein de l’équipe.

Lorsque ce n’est pas clair :

  • Des collaborateurs peuvent revendiquer un “territoire” ou un domaine qui ne leur appartient pas,
  • Certains de l’équipe peuvent passer entre les mailles et sous-traiter à d’autres ce qu’ils devraient faire eux-même,
  • Plusieurs personnes sont susceptibles de se marcher dessus (c’est à moi de le faire),
  • Plusieurs personnes sont susceptibles de ne rien faire du tout (c’est à elle/lui de le faire),
  • Les tâches de travail peuvent ne pas être exécutées d’une manière équivalente selon la personne qui s’en charge,
  • L’équipe se stresse parce qu’une tâche devait être finie avant hier ou pour des histoires de ciseaux qui ne sont pas à leur place (très révélateur de l’ambiance générale !),
  • On en vient à devoir faire du micro-management pour s’assurer que tout le monde fait son boulot à soi et pas celui des autres
  • Etc, etc.

Le plus rigolo, c’est que l’on ne se rend généralement compte de tous ces soucis que lorsqu’il est trop tard. C’est à dire lorsque les ventes ou les profits baissent.
Pour éviter toutes sortes de soucis, mieux vaut anticiper :

  1. Dire clairement qui fait quoi, comment
  2. Noter quelque part ce que fait chacun. Le plus approprié étant sans doute l’intranet ou une page web. Le principe est de pouvoir tout changer du jour au lendemain, et que l’information soit facile d’accès.
  3. Informer lorsqu’une attribution change de personne, même temporairement. Par exemple en remplacement d’une personne en congés.

Standardiser formulaires et documents

C’est possible de deux façons :

L’identification et l’archivage de document-types : avoir des documents et formulaires standards, c’est bien… encore faut-il que l’équipe le sache! Le premier point est donc de placer et de mettre à jour toutes les communications standardisées à un seul endroit accessible à tous. Afin que chacun puisse retrouver les documents facilement.

L’identité visuelle : cela consiste à conserver une même présentation, les mêmes couleurs, les mêmes graphismes d’un document à l’autre. Autrement dit, avoir une identité visuelle qui soit reproduite dans toutes vos communications.

Utiliser la technologie autant que possible

Ce n’est bien évidemment pas possible dans tous les secteurs et dans toutes les entreprises.

Cela dit, développer par exemple l’utilisation des communications et transactions électroniques a plusieurs avantages :

  • La standardisation est plus facile et plus poussée
  • Moins de papier, donc moins de coûts. Et vous sauvez la planète (c’est tendance de sauver la planète. Donc vous pouvez y aller gaiement pour le communiquer à la terre entière)
  • Le processus est immédiat
  • La réponse est généralement immédiate.
  • Les délais sont raccourcis

Les communications et transactions électroniques, ce sont notamment : les emails, le paiement des salaires, la transmission d’informations récurrentes comme les documents comptables, l’archivage des documents de travail.

Utiliser des procédures communes

Vous connaissez peut-être mon combat pour le développement de la procédure au sein de la petite entreprise ?

Le point de ce conseil est de s’assurer que tout le monde utilise les mêmes procédures. A priori c’est évident :

  • Sauf lorsqu’on se rend compte qu’une procédure a été mise à jour et que tout le monde n’est pas au courant.
  • Sauf lorsqu’on remarque une variation importante de qualité lorsqu’on passe d’une procédure à l’autre : la qualité de certaines procédures est excellente, tandis que pour d’autres, elle est bien mauvaise. Comme si la procédure avait été rédigée un dimanche après midi, après un repas de fête.

Demander l’avis des employés, fournisseurs et clients

On peut se sentir aussi efficaces que des légionnaires romains sans se rendre compte que vue de l’extérieur… l’entreprise ressemble à une chambre d’adolescent mal rangée.

La meilleure façon de s’assurer qu’il n’existe pas de grande différence entre ce que l’on perçoit et ce qui est perçu à l’extérieur, c’est de demander l’avis à chacun! Collaborateurs de l’équipe, fournisseurs, clients.

Sachant que le poids de l’avis des clients est bien supérieur à celui de tous les autres.

Ce feedback est une aide précieuse pour savoir ce qui peut être amélioré au sein de l’entreprise.

Encourager la prise de risque calculée

A petits risques, petites récompenses! C’est aussi valable lorsqu’on parle d’efficacité et de compétitivité d’entreprise.

Pour améliorer l’efficacité, on peut créer une culture de prises de risques calculés. Cela consiste à laisser la liberté à l’équipe de faire des erreurs… et d’en apprendre. Car sans essayer, on ne peut pas savoir si on prend de bonnes ou de mauvaises orientations.

Il est possible d’encourager cette liberté d’initiative et d’en apprendre tout en limitant les risques.

Cela consiste à cloisonner l’initiative du reste de la structure. Comme si on créait un petit hameau au sein d’un village. En fonction des résultats, cela laisse la possibilité soit d’abandonner, soit d’intégrer le hameau au village.

Répéter tous ces conseils indéfiniment

Améliorer l’efficacité, c’est un processus perpétuel.

Le marché est changeant. Les attentes des clients et de l’équipe, aussi.

Une entreprise peut être efficace et compétitive un jour J, et ne plus l’être quelques mois plus tard. Pour éviter cet écueil, la meilleure approche consiste à instaurer l’efficacité comme une culture d’entreprise.

Des habitudes aussi naturelles que gagner de nouveaux clients !

Connaissez-vous des façons complémentaires d’améliorer l’efficacité et la compétitivité d’une entreprise ?

Crédit photo : Merci à Tomi Tapio.

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