Les ressources humaines avec Proximaction RHCombien de temps prévoir pour recruter un nouveau collaborateur ? Quels sont les coûts à prévoir ? Quelle organisation mettre en place pour trouver le bon profil et permettre à ce nouveau collaborateur d’être opérationnel rapidement ?

Nadège Vialle, la fondatrice de Proximaction RH, est une spécialiste des Ressources Humaines.

Du recrutement jusqu’au management des équipes, elle intervient auprès des dirigeants de TPE avec une approche concrète et pragmatique pour répondre efficacement à leurs préoccupations.

A l’occasion des Journées spéciales Ressources Humaines et Paie du 9 au 11 octobre 2013 sur Gautier-Girard.com, Nadège Vialle vous  donne des conseils pratiques pour réussir le recrutement d’un nouveau collaborateur.

Pourriez-vous  vous  présenter,  ainsi  que  votre  entreprise  en  quelques mots ?

Je suis Nadège Vialle, la fondatrice du cabinet PROXIMACTION RH.

Après un parcours RH dans divers secteurs d’activité (audiovisuel, communication, cabinet juridique, et cabinet conseil), j’ai crée mon cabinet en 2011 à un  moment dans ma carrière où j’ai décidé de faire des ressources humaines vraiment humaines.

Proximaction RH est un cabinet qui me ressemble et véhicule ma vision des ressources humaines : « Proxim » pour la proximité que j’ai avec les entreprises. «Action » pour mettre de l’action dans les « RH ». Et le logo est une synthèse de cette ambition : les engrenages représentent ce lien moteur que les ressources humaines doivent créer, enrichir et développer entre les hommes et l’entreprise.

J’interviens en tant que DRH freelance pour accompagner les TPE et les PME pour construire ensemble une politique RH qui a du sens pour eux, leurs salariés et leur entreprise : 100% dans le concret et dans le pratique.

Recrutement : réussir un recrutement

Lorsque  l’activité  de  l’entreprise  commence  à  prendre  de  l’ampleur, l’embauche d’un  collaborateur  est  souvent nécessaire. Mais les dirigeants de TPE ont souvent tendance à sous-estimer les coûts liés au recrutement.

Au delà du salaire versé au collaborateur, quels sont les coûts à rajouter pour anticiper et prévoir un budget crédible ?

En effet lorsqu’on recherche un collaborateur il faut prendre en compte plusieurs éléments. Et le premier qui est souvent sous-estimé est le temps que va prendre la recherche selon son niveau de complexité :

  • Le temps que le dirigeant et ses collaborateurs consacreront à sélectionner les cv, pre sélectionner par téléphone et à recevoir en face à face (au moins 2 fois). Tout ce temps représente de l’argent, du temps non facturé aux clients.
  • Si l’entreprise passe une annonce sur un job board ou les réseaux sociaux, il ya des frais de publication.
  • Les cabinets de recrutement se rémunèrent en fonction du salaire proposé pour le profil recherché avec un pourcentage qui va de 20 à 30 %. Les frais peuvent s’envoler si le profil recherché nécessite de la chasse. A nouveau le temps passé à un fort coefficient multiplicateur pour ce type de frais.

Au-delà des frais de recrutement, il faut également prévoir que le nouveau collaborateur ne sera pas autonome à 100% dès le départ. Le dirigeant ou un collaborateur devra sans doute passer du temps pour former le nouveau venu.

Il faudra également prévoir un poste de travail pour cette nouvelle personne, peut-être un véhicule de fonction, mais aussi les charges sociales qui s’ajouteront au
salaire brut du nouveau salarié.

C’est donc la somme de tous ces frais directs ou indirects qui pourront donner une tendance pour un budget de recrutement cohérent.

Est-il possible de faciliter l’arrivée d’un nouveau collaborateur pour qu’il soit pleinement opérationnel rapidement ?

Dès  le  premier  jour, accueillir un nouveau collaborateur est fondamental pour assurer une bonne intégration.

Il conviendra donc de prévoir qui se chargera d’accueillir et de former la nouvelle personne. On s’assura que son poste de travail est prêt et ses accès au réseau créés. Au delà des informations pratiques, transmettre ce qui fait la culture et l’ADN de l’entreprise. Comment sont prises les décisions. Ce qu’on attend au quotidien du collaborateur (même si on l’aura déjà abordé en phase de recrutement il est très important de reboucler la boucle au moment de l’intégration). Présenter le collaborateur aux autres membres de l’entreprise en communiquant à l’ensemble sa mission au sein de l’entreprise.

On peut ensuite faire un point d’étape au bout d’une semaine, puis d’un mois, trois mois, six mois, un an pour s’assurer qu’on est toujours sur la même longueur d’onde.

Une bonne intégration repose sur de bonnes conditions de travail et un dialogue de qualité fréquent avec le salarié.

Pour gagner du temps, et faire des économies, certains entrepreneurs sont tentés  de  récupérer  sur  le  web  un  modèle  de  contrat  de  travail  gratuit  (ou vendu à très bas coût). Quels sont les risques encourus ?

On le dira jamais assez je crois, les modèles  gratuits sur internet ne sont pas toujours fiables.

Le moindre mal consiste à s’appuyer sur un modèle proposé par un éditeur juridique réputé (EFL, Lamy social …). Ces modèles ne sont pas gratuits car il faut souscrire un abonnement pour y accéder. Ils ont le mérite d’être à jour des dernières dispositions du Code du Travail. Toutefois il y a aussi une limite dans ces
modèles qui sont par nature très généraux et ne couvrent pas toutes les spécificités du secteur d’activité de chaque entreprise.

Il n’existe  pas  de  modèle  universel  unique  de  contrat  de  travail  qui couvrirait tous les cas de figure:

  • contrat à durée déterminée,
  • indéterminée,
  • à temps partiel,
  • cadre,
  • non-cadre,
  • cadre dirigeant
  • etc.

Enfin certaines clauses très spécifiques comme la clause de non-concurrence sont absentes des modèles proposés par les éditeurs. La prudence en la matière recommande de faire appel à un conseil spécialisé  en droit du  travail pour accompagner l’entreprise dans la rédaction du contrat de travail le plus adapté à la situation afin de limiter les risques et éventuels frais de dédommagement en cas de litige avec un salarié, lors d’une condamnation devant les prudhommes par exemple.

En  droit  du  travail  on  ne  peut  jamais revenir  en  arrière,  alors  autant  anticiper  et  se  pourvoir  des  bons  modèles  et outils dès le départ.

Selon vous, combien de  temps est nécessaire en moyenne pour réussir un recrutement ?  (Définition  du  profil  et  du  poste,  recherche  du  candidat  idéal,  entretien, intégration du salarié …)

Avant de lancer votre recherche du candidat idéal, il faut prendre le temps de bien réfléchir aux missions de cette nouvelle personne:

  • en quoi sa mission est importante pour votre entreprise,
  • avec qui sera-t-elle amenée à travailler en interne,
  • quel sera son rôle vis-à-vis de l’extérieur (des clients et des fournisseurs),
  • son rôle est-il appelé à évoluer rapidement dans le temps ou au contraire il s’agit d’un rôle clef à installer et à développer au maximum sur du moyen-long terme ?
  • si vous exercez dans un secteur de niche, avez-vous prévu une formation en interne ou en externe pour rendre votre nouveau collaborateur opérationnel dès la prise de poste?

Se poser les bonnes questions en amont permet de rédiger une définition du profil pertinente et percutante. Ceci facilitera grandement la sélection des candidatures et les entretiens en face à face car les attentes de l’entreprise seront clairement posées pour ce nouveau poste ainsi que les moyens alloués pour atteindre les objectifs de développement de votre stratégie d’entreprise.

Pour trouver le candidat idéal, il faut connaître les habitudes de recherche d’emploi de votre cible. Selon la rareté du profil, le secteur d’activité, la zone géographique et de l’état du marché du travail, les candidats ont des habitudes différentes. Il faut en tenir compte pour choisir votre mode opératoire.

  • Ferez-vous appel à un cabinet de recrutement extérieur ou gérerez-vous ce recrutement vous-même?
  • Allez-vous publier une annonce sur un job-board, sur les réseaux sociaux?
  •  Pouvez-vous vous appuyer sur vos ressources en interne pour vous proposer des candidats à recruter par cooptation?

Tous ces éléments vont permettre d’accélérer le processus de sélection des candidatures.

Plutôt qu’une durée moyenne pour réussir un recrutement, on peut envisager une fourchette qui irait de 2 mois pour un recrutement simple à 6 ou 9 mois pour un profil plus rare.

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