Faire appel à une (télé)secrétaire indépendance représente un gain de temps et des économies considérables pour traiter des tâches administratives ponctuelles ou récurrentes.

Mais comment choisir entre les différentes prestataires ?

Voici quelques critères pour vous aider à prendre la bonne décision :

Choisir sa secrétaire ou sa télésecrétaire freelance

Les tarifs

Le prix n’est pas le critère de sélection le plus opportun. Vous pouvez facilement avoir un ordre de grandeur des tarifs moyens pratiqués pour la mission que vous souhaitez sous-traiter en comparant les sites internet de plusieurs prestataires (ou en demandant des devis).

Il n’est pas toujours intéressant (notamment eu égard à la qualité de la prestation) de chercher uniquement le prix le plus bas.

Sa spécialisation

Certaines secrétaires se sont spécialisées dans certains secteurs d’activités (secrétariat juridique, médical…) ou dans tel ou tel domaine comme la préparation des dossiers pour les appels d’offres, la prise de rendez-vous, la rédaction de courriers administratifs, les comptes-rendus et les procès verbaux….

En fonction de vos besoins, autant faire appel qui aura des compétences avérées pour la mission que vous souhaitez lui confier.

Ses références (diplômes, clients…)

Aucun diplôme spécifique n’est requis pour créer une entreprise de secrétariat/télésecrétariat donc les qualifications / les références clients n’apparaissent pas toujours sur les sites des prestataires.

Pourtant, au vu de vos propres responsabilités (vis-à-vis de la confidentialité des données, de votre image de marque, de vos clients…), vous ne pouvez pas vous permettre de faire appel à quelqu’un qui n’aurait pas les compétences requises.

Il est donc légitime de demander des références (diplômes ou clients).

Bon à savoir : attention si vous souhaitez confier des missions de comptabilité ! Certaines (télé)secrétaires proposent d’effectuer des tâches qu’elles n’ont pas le doit de réaliser  car la comptabilité est une activité réglementée (le prestataire doit être inscrit à l’Ordre des experts-comptables et disposer d’assurances professionnelles spécifiques).  Votre (télé)secrétaire peut malgré tout réaliser certaines tâches liées à la comptabilité comme le classement des éléments comptables, la relance des factures clients impayées, la gestion des notes de frais…  A vous de vous assurer qu’elle maîtrise les limites de son domaine d’intervention.

Le relationnel

Il est indispensable d’être en confiance et à l’aise avec votre prestataire. Une première prise de contact sur site ou par téléphone vous permettra d’en savoir plus sur son mode de fonctionnement et de vous forger une première impression sur sa personnalité.

Exprimez-lui vos besoins et vos attentes pour voir aussi si elle peut s’adapter ou non à vos contraintes.

La disponibilité et la réactivité

  • Quels sont ses horaires de travail ?
  •  Accepte t-elle des missions le week-end, en urgence et pour quels tarifs ?
  • Est-elle facilement joignable (téléphone, e-mail) ?
  • Quels sont les délais pour avoir une réponse et/ou un devis ? Et pour réaliser telle ou telle tâche ?
  • En cas de congés, de problèmes de santé ou autres, dispose t-elle de partenaires pour la remplacer ?
  • Peut-elle intervenir sur site ou travaille t-elle uniquement à distance ?
  • Est-elle habituée à utiliser des outils de travail collaboratif ?

Il est important de poser dès le départ les conditions de votre future collaboration.

Et vous, avez-vous déjà fait appel à une secrétaire ou à une télésecrétaire indépendante ?

Crédit photo : merci à  Kennysarmy
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