L’email est un outil rapide, pratique, et gratuit qui s’est très vite imposé comme un moyen de communication incontournable. Tellement incontournable qu’on en oublie parfois d’y mettre du fond, et de la forme.

Envoyer des emails ce n’est pourtant pas si anodin que cela : comme à chaque fois que vous communiquez, vous engagez l’image de marque de votre entreprise.

Ecrire un email professionnel

Alors mettez y du coeur !

Voici un tour d’horizon des principes pour écrire des emails vraiment professionnels :

Etre clair et concis

Avant de l’envoyer, relisez votre message en vous mettant à la place de votre destinataire.  Avez-vous été suffisamment clair ? N’oubliez pas que, tout comme vous, votre interlocuteur est absorbé par son travail : simplifiez-lui la tâche avec un contenu explicite.

Faites aussi attention à  employer un vocabulaire professionnel. Les abrégés, les phrases à l’emporte-pièce, le ton familier….sont autant d’éléments à proscrire. Cela évitera bien des malentendus sur la compréhension du message.

Rester courtois

Vos phrases doivent être directes… tout en restant courtoises. L’email est un outil froid.

Il ne permet pas de percevoir les sourires, la gestuelle et les intonations de la voix comme au téléphone et dans une discussion en face à face. Veillez à utiliser un langage positif et à introduire des formules de politesse.

Ces formules personnalisent l’email et le rendent plus “humain”. Seuls les mots sont capables de remplacer les gestes et les intonations de voix.

En fin de message, pensez à rajouter une formule de politesse telle que « cordialement » ou « bien à vous ».

Insérez aussi votre signature à votre email : elle doit reprendre votre nom, votre adresse email, votre numéro de téléphone, le nom de votre société et éventuellement votre fonction. Votre correspondant doit pouvoir vous joindre facilement !

Un dernier détail : si vous faites un envoi groupé à plusieurs destinataires, pour annoncer un évènement ou pour faire suivre une information. Pensez à masquer les adresses !

Les clients qui vous ont confié leur email vous ont fait confiance, ils risquent de ne pas apprécier de voir que l’ensemble de vos contacts peut récupérer leur adresse ! C’est la plus élémentaire des règles de politesse.

Formater ses emails

Evitez les sujets (”titres” des emails) du genre “Contact” ou “Merci” ou “Bonjour”. Ils sont fréquents mais font très amateur. De plus ils rendent impossible toute classification. A ce propos, mentionnez clairement le sujet du message dans le champ « objet » : de préférence inférieur à 10 mots, il doit être précis pour être compris de tous.

Dans le corps du message,

Ne parler que qu’un seul sujet par email présente un double avantage : cela facilite le classement des messages et cela incite aussi votre correspondant à traiter chaque sujet.

Si vous souhaitez discuter de plusieurs sujets, il est préférable de créer plusieurs emails. Vous lancez ainsi “plusieurs discussions” faciles à trier et à archiver, et que l’on peut retrouver facilement plus tard.

Si vous avez échangé différents emails relatifs au même sujet, incluez les textes des précédents messages pour que chacun des intervenants puisse suivre l’ensemble de la discussion et s’en remémorer tous les éléments.

Mettre les formes : corriger son orthographe

La plupart des messageries disposent d’un correcteur orthographique intégré : n’hésitez pas à vous en servir !  La politesse d’un écrit réside aussi dans les formes.

N’oubliez pas que l’orthographe, ou plutôt une mauvaise orthographe, sont des causes réelles et légitimes pour perdre des ventes. Qui ferait confiance à une personne dont les emails sont truffés de faute d’orthographe ?

C’est parfaitement injuste car vos qualités professionnelles ne se résument pas à votre seule orthographe. Mais cette orthographe est un critère parmi d’autres…

D’ailleurs, il faut être vigilant à soigner la lisibilité du message : écrire en noir sur fond blanc, avec une police classique (arial ou times) d’une taille minimum de 10 ou 12, est moins original mais nettement plus efficace.

N’hésitez pas à partager d’autres conseils ! ;-)

Crédit photo : Merci à Marie Astier.

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