Donnez un grand coup de balai à vos mauvaises habitudes ! Pour augmenter votre productivité, il existe des principes simples qui vous permettent de mieux organiser vos journées et vos tâches au quotidien.

Un exemple : la méthode des “5 S”, venue du Japon, que l’on appelle parfois la méthode “Ordre”.

Voici comment la mettre en place pour booster vos performances :

Ce dossier est réalisé à l’occasion de la Semaine de la Réussite d’Entreprise du 12 au 19 mai 2015 sur Gautier-Girard.com.

Management : la méthode des 5S ou méthode Ordre

Supprimer l’inutile (seiri) / Ôter l’inutile

L’objectif : enlever tout ce qui est inutile sur l’espace de travail.

Il y a quelques règles à appliquer pour trier plus efficacement :

  • ce qui est inutile ou inutilisé depuis plus d’un an : à jeter ou à recycler
  • ce qui est utilisé moins d’une fois par mois : à ranger (vous pouvez stocker ces objets/ces documents dans un endroit éloigné si nécessaire)
  • ce qui est utilisé moins d’une fois par semaine : à ranger à proximité
  • ce qui est utilisé moins d’une fois par jour : à ranger dans votre bureau
  • ce qui est utilisé moins d’une fois par heure : à laisser à porter de main voire sur vous pour certains objets que vous utilisez plus d’une fois par heure (exemple : votre smartphone)

Situer les choses (seiton) / Ranger

L’objectif : organiser les choses pour gagner en efficacité

Pour aller plus vite, vous devez attribuer une place à chaque chose et vous y tenir. Il s’agit d’arrêter de perdre un temps précieux à rechercher le bon objet ou la bonne info !  Vous avez d’ailleurs intérêt à procéder de la même manière pour votre messagerie, afin de ne garder sous les yeux que les e-mails les plus récents / importants / urgents à traiter.

(Faire) Scintiller (seiso) / Dépoussiérer et découvrir les anomalies

 L’objectif : nettoyer mais aussi repérer les dysfonctionnements

Travailler dans un environnement propre est quand même nettement plus agréable et motivant ! Entretenir votre matériel (ordinateur, machines…) vous permettra également de repérer plus facilement d’éventuelles anomalies et de résoudre les problèmes avant qu’ils ne s’aggravent.

Dans la mesure du possible, profitez-en pour appliquer en même temps la règle des 2 minutes et donc réparez immédiatement ce qui peut l’être ou agissez en ce sens (prise de rendez-vous avec un prestataire).

Standardiser les règles (Seiketsu) / Rendre évident

L’objectif : Éviter le retour du désordre 

Vous ne devez pas vous contentez d’un grand nettoyage de printemps de façon ponctuelle. Il faut bloquer du temps sur votre planning pour réaliser ces tâches qui augmentent votre productivité. Le plus simple est de consacrer par exemple une dizaine de minutes quotidiennement, en fin de journée,  à ranger votre bureau.

Le système des 5S est effectivement souvent appliqué en opération ponctuelle. Seiketsu rappelle que l’ordre et la propreté sont à maintenir tous les jours.

Suivre et progresser (Shitsuke) / Être rigoureux

L’objectif : Vérifier l’application des 4 premiers “S”

Tous les 3 à 6 mois, planifiez un contrôle de suivi pour vérifier que vous (ou vos collaborateurs) continuez à appliquer les quatre premiers “S”.

Et vous, qu’en pensez-vous ? Utilisez-vous (ou avez-vous utilisé) cette méthode dans votre entreprise ?

Crédit photo : Shutterstock.com 
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