À fin mars 2015, le cumul sur 12 mois du nombre de défaillances d’entreprises atteint 63 775, et un quart d’entre elles ont déposé le bilan en raison de retards de règlement ou d’impayés. Le risque d’impayé, ou “risque client”, reste donc la première cause de défaillance des entreprises.

Alors, faut-il être fataliste face à cette situation ? Il est en tout cas essentiel de la prendre en compte dans son organisation commerciale, car quelques bonnes pratiques simples à mettre en œuvre permettent de réduire significativement le risque d’impayés… sans pouvoir toutefois le supprimer…

Voici les 8 clés d’une organisation efficace pour maitriser les impayés.

[NDLR : Ce dossier est le quatrième volet d’une série d’articles sur le thème : “La gestion d’entreprise, une fatalité pour les entrepreneurs ?” 

Vous pouvez consulter les trois dossiers précédents ici :

Trésorerie entreprise : Comment éviter les impayés ?

1 - Préciser les modalités de règlement dès le commencement du processus commercial

Le premier conseil pour éviter les impayés est d’informer le client dès le début de la relation commerciale sur les conditions de règlement : le prix détaillé, bien sûr, mais aussi les délais et modes de règlement.

Et pour que ces informations puissent être opposables en cas de défaut du client, le mieux est d’avoir un accord signé et tamponné du client sur un document commercial (devis, bon de commande, …).

2. Établir des CGV solides

Pour renforcer l’information du client sur les conditions de vente, lors de son accord (par l’acceptation du devis, bon de commande, …), il faut également lui faire valider les Conditions Générales de Vente.

Celles-ci, annexées au document commercial (verso du devis, par exemple), doivent être claires, concises, et évoquer la résolution des impayés. Par exemple, elles peuvent prévoir des pénalités de retard en cas de règlement de facture après l’échéance. Mais, elles peuvent également présenter (brièvement) le processus de recouvrement.

Ces CGV régissent l’ensemble des échanges commerciaux. Il est alors important d’y prêter une attention particulière, de les revoir périodiquement (pour les amender en fonction des expériences avec les clients) et si possible de les faire valider par un expert juridique pour en vérifier la validité, et l’exhaustivité (aucune mention essentielle manquante).

3. Vendre à des clients de confiance

Ensuite, un principe de prudence est de vendre à des clients de confiance. Ceci étant posé, ce principe ne peut être appliqué qu’à certaines transactions, et particulièrement en B2B.

Ainsi, pour les grosses commandes (le seuil étant à déterminer en fonction de l’activité et des capacités financières de l’entreprise), quelques contrôles élémentaires peuvent éviter de grosses déconvenues :

  • Vérifier que le client existe bien : il arrive effectivement que des commandes proviennent de sociétés fictives. Un contrôle de l’immatriculation au RCS (sur Infogreffe, societe.com…) permet de prévenir ce risque.
  • Contrôler sa solvabilité : les informations sur la santé financière des entreprises se trouvent facilement sur Internet (à condition qu’elles aient bien déposé leurs comptes). Connaitre sa date de création ainsi que ses chiffres financiers clés, peut éclairer sur sa capacité à régler ses factures (ce ne sont toutefois que des indices à interpréter).

En cas de doute sur la solvabilité du client, deux issues sont envisageables :

  • Stopper le processus commercial : il vaut mieux parfois dire non que d’engranger des risques trop importants,
  • Poursuivre la commande, mais en prenant des garanties supplémentaires (prise d’un acompte plus important, découpage de la commande en tranches, …).

4. Suivre le recouvrement des factures émises

Comment gérer le recouvrement des factures impayées ?

Une recommandation qui peut paraitre évidente, mais qui n’est pourtant pas toujours (bien) mise en œuvre : il est essentiel de suivre régulièrement le règlement des factures.

En matière de recouvrement, la rapidité de traitement est un critère capital de performance. En effet, si la probabilité d’être payé proche de l’échéance est de presque 100% (à condition d’avoir suivi les conseils précédents), seul un dossier sur deux en retard de 9 mois sera réglé.

Donc, plus tôt le risque d’impayé est détecté, plus la probabilité de trouver une solution est grande.

5. Mettre en place un recouvrement commercial par anticipation

En cas de retard de quelques jours sur le règlement d’une facture par un client, ou en cas de suspicion de retard (par exemple parce que d’autres factures de ce client sont en retard), ce n’est pas la peine de l’affoler en le menaçant d’aller en justice. Il faut malgré tout gérer la situation rapidement en lui notifiant, par téléphone ou mail, sur un ton commercial, le retard.

Dans la majorité des cas, ce rappel permet d’être réglé les jours suivants. Mais si ce n’est pas le cas, il vous donnera des indices sur la poursuite de la procédure :

  • Le client peut vous indiquer qu’il ne paiera pas du fait d’un litige. En cas de problème avéré, une solution commerciale doit être trouvée.
  • Le client peut vous avertir qu’il n’est pas en mesure de régler la facture pour l’instant. Dans ce cas, le dossier passe en recouvrement amiable pour trouver une solution financière.
  • Le client peut ne pas répondre. Si c’est le cas, il est temps de passer à l’étape plus formelle du recouvrement amiable.

6. Assurer un recouvrement amiable rigoureux

Le changement d’interlocuteur est un accélérateur du recouvrement. En effet, ce n’est plus le commercial qui contacte le client, mais un service spécialisé (au moins en apparence). La situation devient alors plus grave pour le client.

En effet, recevoir un premier courrier de notification demandant le règlement sous peine de poursuite fait généralement réagir le client. A noter, qu’il est possible à ce stade (si cela est notifié dans les CGV) d’exiger un forfait de recouvrement de 40€ aux clients professionnels.

Si toutefois le client ne régularise pas la situation rapidement, une mise en demeure de payer sous quinzaine, envoyée en recommandé, permet d’alimenter le dossier en cas de nécessité de procéder à un recouvrement contentieux.

Récupérer les impayés pour sauver la trésorerie de l’entreprise

7. Assurer un recouvrement contentieux sur les dossiers sensibles

Lorsque les étapes amiables n’ont pas permis de régulariser la situation, l’issue prioritaire est la procédure judiciaire d’injonction de payer, déposée auprès du tribunal de commerce, tribunal d’instance ou de grande instance (selon le type et le montant des créances) du siège du débiteur.

Cette procédure est simple, rapide et permet, dans une très grande majorité des cas présentés (notamment si les étapes décrites ci-dessus ont été respectées), d’obtenir un titre exécutoire permettant de faire appel à un huissier pour obtenir une exécution forcée, c’est-à-dire une saisie.

8. Piloter le bilan économique de la filière de recouvrement

Il est parfois plus judicieux d’abandonner une créance que d’entrer dans un processus complexe et potentiellement long, notamment pour les plus petites créances lorsque les impayés restent peu nombreux.

De même, en cas de litige avec un client, il peut être préférable d’effectuer un geste commercial en acceptant sa responsabilité, et récupérer immédiatement une partie de la créance, plutôt que d’essayer de tout récupérer des mois (voire des années) plus tard.

Ainsi, le bilan économique du recouvrement permet d’affiner sa stratégie pour atteindre une performance optimale.

Pour maitriser sa trésorerie et garantir sa rentabilité, toute entreprise doit mettre en place un processus de recouvrement efficace, connu de tous ses acteurs et piloté finement. En effet, grâce à des actions à fort retour sur investissement, le risque d’impayés diminue significativement. Et pour ceux qui veulent réduire encore plus les risques, par exemple en cas de contrats majeurs, il est possible de s’assurer contre le risque client via l’assurance-crédit (éventuellement accouplée à une solution d’affacturage)… mais est-ce nécessaire au regard de la performance de votre filière Recouvrement ?

A propos de l’auteur de l’article

Brice REICHLÉ, gérant du cabinet de conseil ProCid basé à Avignon (Vaucluse), met ses 15 années d’expérience en conseil d’entreprises à la disposition des dirigeants de TPE qu’il accompagne sur la création, la gestion et le développement de leur structure.

Crédit photo : Shutterstock.com
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