Quand vous créez une entreprise, vous n’avez pas envie d’être considéré comme un amateur par vos clients. Pourtant, de nombreux dirigeants négligent un aspect important dans leur stratégie de communication : les devis et les factures.

C’est une erreur car ce sont des documents commerciaux et ils contribuent également à valoriser l’image de marque de votre entreprise. Une facture peut même être utilisée pour prospecter et pour fidéliser votre clientèle !

Avec les logiciels de facturation, l’édition de devis et de factures peut se faire très facilement….à condition de faire le bon choix.

Voici 10 conseils pour choisir votre logiciel de facturation et  facturer comme un pro :

Logiciel pour facturer et envoyer des devis

1) Pouvoir tester sans payer

Alors avant de vous décider, vérifiez si vous pouvez tester gratuitement la solution :

  • soit sur une période définie (de 15 jours à 3 mois)
  • soit de façon illimitée avec des fonctionnalités réduites (en nombre de clients ou de factures par mois)

2) Une utilisation facile et intuitive

Vous devez pouvoir utiliser facilement le logiciel, la navigation doit être aisée et intuitive.  Il doit également y avoir des supports pour vous aider à prendre en main le logiciel : FAQ, assistance en ligne, vidéo…..

3) La personnalisation de vos factures

Au minimum, il faut que vous ayez la possibilité de rajouter votre logo. Certains logiciels permettent également de personnaliser la mise en page, notamment en rajoutant des couleurs (pour que votre facture corresponde à votre charte graphique).

Ensuite, vous devez pouvoir rajouter du texte librement, comme un complément d’information : vous pouvez aussi prospecter avec votre facture et rajouter, par exemple, une offre promotionnelle (rappeler au client qu’il aurait économisé 10 % en s’abonnant, ou qu’il y a une réduction sur telle ou telle catégorie de produits jusqu’à telle date).

4) La sauvegarde de vos données

Vous devez pouvoir sauvegarder facilement vos devis et vos factures sur votre ordinateur mais également vers un outil de stockage en ligne. En cas de problème, il faut en effet que vous ayez un accès à toutes les factures émises.

5) La veille juridique

Comme indiqué dans ce dossier “Les mentions légales obligatoires et ce qui change en 2014″, vos factures doivent comporter toutes les mentions légales et être toujours actualisées en ce sens. Un bon prestataire rajoutera systématiquement et automatiquement toutes les mentions légales et il vous tiendra informé des évolutions concernant vos obligations en matière de facturation.

6) Les fonctionnalités

Prenez le temps de comparer les fonctionnalités offertes par chaque logiciel.

Certaines sont particulièrement pratiques : la création de factures récurrentes, la possibilité d’envoyer vos factures par e-mail, le suivi commercial (devis réalisé, acomptes payés, factures dues…), l’import/export des données (vous pouvez ainsi changer facilement de logiciel s’il ne vous convient pas), ….

En fonction de votre activité, vous devez aussi pouvoir gérer les stocks, les achats, créer une facture au temps passé, envoyer vos données à votre expert-comptable etc….

7) L’absence de publicités pour le logiciel de facturation

Le nom de votre logiciel de facturation n’intéresse pas vos clients ! Il est préférable de dépenser quelques euros par mois pour éditer une facture réellement professionnelle, plutôt que de choisir une solution totalement gratuite avec une publicité. Même pour les petits budgets et pour les créateurs d’entreprise, il existe des solutions réellement accessibles (moins de 10 € par mois).

8 ) Une solution évolutive

Si vous trouvez un logiciel efficace, pourquoi en changer ? Vous devez pouvoir continuer à utiliser votre outil de facturation si vous changez le statut de votre entreprise, si vous rajoutez des utilisateurs ou si vous avez plusieurs marques à gérer par exemple.

9) Un prestataire joignable facilement

En cas de problème, vous devez pouvoir joindre votre prestataire rapidement et facilement : envoi d’e-mail, numéro de téléphone, assistance en ligne… Le mieux étant de faire comme  indiquer dans le conseil n°1 : essayez le logiciel.  Profitez de la période d’essai pour tester la réactivité du prestataire !

10) Les conditions de résiliation

Dans l’idéal, vous devez pouvoir effectuer votre demande de résiliation en ligne, en quelques clics à partir de votre compte.

 Et vous, qu’en pensez-vous ? Avez-vous un conseil à rajouter à cette liste ?

 Crédit photo : merci à Litherland

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