Ah, la paperasse ! Avec la gestion, elle représente souvent la bête noire des entrepreneurs… En ce qui concerne les différents documents émis ou reçus par leur entreprise, il peut être tentant de faire régulièrement un “grand nettoyage” pour détruire tout ce qui vous encombre.

Mais attention : il existe des durées minimales pendant lesquelles vous devez conserver vos documents.

Pour vous aider à vous y retrouver, voici un récapitulatif complet des délais de conservation :

Délais de conservation des documents de l’entreprise : ce qu’il faut savoir

1 an

- Gestion du personnel : Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et leur compensation

2 ans

- Garantie pour les biens ou les services fournis au consommateur

- Police d’assurance (2 ans à partir de la résiliation du contrat)

3 derniers exercices

- Documents sociaux  (société commerciale) : Feuille de présence et pouvoirs, Rapport du gérant ou du conseil d’administration, Rapport des commissaires aux comptes

3 ans

- Déclaration en douane

- Gestion du personnel : Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires + Comptabilisation des jours de salariés sous convention de forfait

5 ans

- Contrat, convention, correspondance commerciale

- Documents bancaires (talons de chèques, relevés bancaires…)

- Document de transport de marchandises -Document relatif à la propriété intellectuelle : dépôt de brevet, marque, dessin et modèle (5 ans à partir de la fin de la protection)

- Dossier d’un avocat (5 ans à partir de la fin du mandat)

- Documents sociaux (société commerciale) : Statuts d’une société, d’un GIE ou d’une association (5 ans à partir de la perte de la personnalité morale ou de la radiation au RCS) + Traité de fusion et autre acte lié au fonctionnement de la société ainsi que les documents de la société absorbée + Registre de titre nominatif, Registre des mouvements de titres, Ordres de mouvement, Registre des procès-verbaux d’assemblées et de conseils d’administration (5 ans à partir de la fin de leur utilisation)

- Gestion du personnel : Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique) +  Registre unique du personnel (à partir du départ du salarié) + Observation ou mise en demeure de l’inspection du travail, Vérification et contrôle du CHSCT +  Déclaration d’accident du travail auprès de la CPAM + Documents relatifs au contrat de travail, aux salaires, aux primes, aux indemnités, soldes de tous comptes, régimes de retraite…

6 ans

- Documents fiscaux : tous les livres, registres, documents et pièces susceptibles d’être contrôlés par l’administration (6 ans à partir de la dernière opération mentionnée sur les livres/registres ou de la date à laquelle les documents/pièces ont été établis)

- Documents fiscaux : Impôt sur le revenu et sur les sociétés, BIC/BNC/BA en régime réel, Impôt sur les sociétés pour l’EIRL et des sociétés à responsabilité limitée (exploitations agricoles, sociétés d’exercice libéral), Impôts directs locaux (taxes foncières, contribution à l’audiovisuel public), Cotisation foncière des entreprises et CVAE, Taxes sur le chiffre d’affaires (TVA et taxes assimilées, impôt sur les spectacles, taxes sur les conventions d’assurance….)

10 ans

- Contrat à partir de 120 euros conclu par voie électronique (10 ans à partir de la livraison ou de la prestation)

- Pièces comptables : livre et registre comptable (livre journal, grand livre, livre d’inventaire) + pièces justificatives (bons de commande, de livraison ou de réception, factures clients et fournisseurs….) => 10 ans à partir de la clôture de l’exercice

- Documents fiscaux : le délai de conservation de 6 ans des documents fiscaux (voir ci-dessus) est porté à 10 ans en cas de fraude fiscale, travail dissimulé, activité illicite, absence de déclaration…

- Document social (société commerciale) : Compte annuel (bilan, compte de résultat, annexe…) => 10 ans à partir de la clôture de l’exercice

30 ans

- Contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers

Et vous, connaissiez-vous ces différents délais ?

Crédit photo : Helen Taylor
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