Depuis le 1er janvier 2018, les professionnels ont l’obligation d’utiliser un logiciel de caisse sécurisé certifié. Mais comme cette réglementation a fait l’objet de plusieurs revirements depuis la fin 2015, beaucoup d’entreprises ne sont toujours pas en règle car les dirigeants ne savent pas toujours qu’ils sont concernés par ce dispositif.

Découvrez si vous êtes concernés et comment procéder pour éviter les sanctions.

Avez-vous l’obligation d’utiliser un logiciel de caisse certifié ?

En quoi consiste cette nouvelle obligation ?

Désormais, les commerçants et les professionnels assujettis à la TVA qui utilisent un logiciel de caisse ou un système de caisse doivent utiliser un logiciel sécurisé certifié.

La certification, délivrée par un organisme accrédité (Laboratoire National de Métrologie et d’Essais ou l’AFNOR) ou par l’éditeur du logiciel (pour les attestations individuelles), garantit que le logiciel respecte certaines conditions :

  • l’inaltérabilité des données d’origine avec détail daté des opérations et corrections
  • la sécurisation des données d’origine et leur modification,
  • la conservation des données pendant 6 ans,
  • l’archivage annuel ou par exercice (=création d’un fichier des données du logiciel ou du système de caisse)

L’administration parle de “logiciel de caisse” mais il faut entendre ce terme au sens large : il s’agit de tous les logiciels de caisse mais aussi des logiciels de gestion ou de comptabilité dès lors qu’ils ont une fonction de caisse ou qu’il existe un système informatisé pour enregistrer des opérations au profit de clients non assujettis à la TVA.

Bon à savoir :  Vous n’avez pas l’obligation de vous équiper d’un logiciel de caisse si vous n’en utilisez pas. Si vous utilisez un facturier papier par exemple, vous pouvez continuer à le faire. Mais dès que vous avez recours à un logiciel, il doit être certifié.

Quelles sont les entreprises concernées ?

Le champ d’application de cette obligation est assez large puisque sont concernées, toutes les entreprises assujetties à la TVA qui travaillent avec des particuliers (de façon permanente ou ponctuelle) : les commerçants, les e-commerçants, les franchisés, les prestataires de services, les artisans, les restaurateurs…

Il existe toutefois certaines exceptions. Ne sont pas concernés par cette obligation de certification :

  • les relations entre professionnels (puisqu’une facture est obligatoire dans ce cas)
  • les professionnels exonérés de TVA
  • les professionnels qui bénéficient de la franchise en base de TVA

Comment faire si vous n’avez pas encore fait les démarches pour remplir votre obligation ?

Ne tardez pas à réagir !

Contactez immédiatement votre éditeur de logiciel pour lui demander de vous fournir le certificat/l’attestation garantissant la conformité de sa solution de caisse, de gestion ou de facturation, avec la nouvelle réglementation. 

Pour information, si vous n’êtes pas en mesure de fournir l’attestation le jour du contrôle, vous aurez 60 jours pour le faire. Passé ce délai, vous risquez une amende de 7 500 €.

Faute d’avoir eu une communication au top concernant cette réglementation, l’administration fiscale a cependant annoncé qu’elle ferait preuve de pédagogie en 2018 et qu’elle se contenterait dans un premier temps d’accompagner les entreprises dans leurs démarches.

En parallèle, le Ministère de l’économie a également mis en ligne une foire aux questions : Tout savoir sur l’obligation d’utiliser des logiciels de caisse sécurisés

Et vous, qu’en pensez-vous ? Avez-vous fait le nécessaire pour vous conformer à cette obligation ?

Mettre en favoris et partagerEntreprise»Abonnement