Enveloppe budgétaire, méthode pour baisser les coûts de son entreprisePour baisser les coûts de votre entreprise il existe un moyen simple et radical : utiliser un système d’enveloppes budgétaires… pour mettre toutes les dépenses sous contrôle d’une enveloppe.

Comment marche ce système d’enveloppe budgétaire ? Tous les détails sont dans ce dossier dédié à baisser les coûts d’entreprise.

Etes-vous prêt à baisser les coûts facilement ? Allons-y…

Le principe de l’enveloppe budgétaire pour baisser les coûts

L’enveloppe budgétaire, une histoire de coûts variables

Si vous regardez les postes de dépenses de votre entreprise, vous verrez toutes sortes de lignes ressemblant à celles-ci :

  • Téléphone : xxx euros
  • Internet : xx euros
  • Electricité : xx euros
  • Loyer : xxx euros
  • Salaire Durand (commercial avec commissions sur ventes) : xxxx euros
  • Salaire Dupond : xxxx euros
  • Fournitures : xx euros
  • Publicité chez Dupuis publicité : xxx euros
  • Communication chez Dusant Journal : xx euros
  • Annonces Pages Jaunes : xxx euros
  • Frais site web : xx euros
  • Fournisseur A : xxxx euros
  • Fournisseur B : xxx euros
  • etc, etc, …

Autant dire que pour la gestion de l’entreprise, c’est le bazar.

Par exemple, les coûts fixes (comme Internet) sont mélangés avec les coûts variables (comme les frais de publicité/communication ou les coûts fournisseurs).

Rappelons que les coûts variables sont tous les coûts nécessaires pour assurer la production de votre produits et services. Ces coûts sont directement liés à votre production.

Au contraire des coûts fixes qui pour faire simple ne changent pas quel que soit votre niveau de production (par exemple Internet, ou le loyer de location de vos bureaux).

Des coûts variables plafonnés par des enveloppes

Le principe de l’enveloppe budgétaire est de définir une enveloppe de dépenses maximales pour les coûts variables de votre entreprise. Autrement dit, vous imaginez une enveloppe contenant les billets que vous êtes prêt à dépenser pour chaque poste de coûts.

L’intendance suivra : si vous voulez mettre 1000 euros chaque mois en communication/publicité, quelqu’un (vous?) doit faire les arbitrages nécessaires pour que l’entreprise ne dépense pas plus de 1000 euros chaque mois en publicité/communication.

Si vous voulez mettre 300 euros chaque mois en frais téléphoniques, quelqu’un doit revoir la stratégie de coûts pour que l’entreprise ne puisse pas dépasser ce budget téléphone : en revoyant la façon dont vous communiquez par téléphone, en changeant d’opérateur téléphonique, en privilégiant les appels vers des téléphones fixes plutôt que vers des portables, etc.

Mettre en place des enveloppes budgétaires dans l’entreprise

Une histoire d’arbitraire et de bon sens

Autant le dire de suite, la mise en place d’une enveloppe budgétaire fait appel à plusieurs qualités : le bon sens, les impératifs à court terme (baisser les coûts), la stratégie de long terme de l’entreprise, la créativité.

Cela veut dire qu’il peut s’avérer complètement irréaliste de prévoir une enveloppe budgétaire pour le téléphone de 50 euros si vous payez actuellement chaque mois 380 euros sur ce poste. Et puis ce n’est pas la bonne approche : la meilleure approche est de raisonner par secteurs de coûts.

Reprenons les coûts variables dont je parlais tout à l’heure et organisons les différemment de façon à voir plus clairement ces coûts.

Frais administratifs

  • Téléphone : 380 euros
  • Fournitures : 50 euros

Sous-Total : 430 euros.

Frais de salaires

  • Salaire Durand (commercial avec commissions sur ventes) : 1400 euros

Sous-Total : 1400 euros.

Coûts de promotion/communication

  • Publicité chez Dupuis publicité : 789 euros
  • Communication chez Dusant Journal : 36 euros
  • Annonces Pages Jaunes : 240 euros

Sous-Total : 1065 euros.

Coûts Fournisseurs

  • Fournisseur A : 1400 euros
  • Fournisseur B : 350 euros
  • Fournisseur C : 550 euros

Sous-Total : 2300 euros.

Total global :  5195 euros.

Les coûts variables de votre entreprise sont déjà plus clairs.

De plus, la présentation permet facilement de voir comment vous pourriez baisser arbitrairement les coûts en fonction d’enveloppes budgétaires.

Imaginer les enveloppes budgétaires

Maintenant que vous connaissez vos coûts, vous avez toute possibilité de décider de les diminuer… ou de les augmenter. Par exemple, vous pourriez décider d’augmenter les coûts de communication avec comme effet possible d’augmenter votre chiffre d’affaires. Mais ce n’est pas le but premier de ce dossier, restons-en à la baisse des coûts.

Vous pourriez arbitrairement décider de tendre vers ces enveloppes budgétaires :

Frais administratifs : 330 euros au lieu de 430.

Frais de salaires : 1400 euros.

Coûts de promotion/communication : 1000 euros au lieu de 1065.

Coûts Fournisseurs : 2000 euros au lieu de 2300.

Coûts avec les nouvelles enveloppes :  4730 euros au lieu de 5195, soit une baisse mensuelle des coûts de -10%… ou encore une économie de 465 euros/mois x 12 = 5580 euros par an (soit un mois de coûts en moins !).

Mettre en oeuvre les baisses de coûts via les enveloppes budgétaires

Si vous reprenez les postes ci-dessus, vous remarquez que de faibles baisses vous font économiser sur l’année des milliers d’euros. Dans notre exemple, le système d’enveloppes peut facilement faire économiser un mois complet de dépenses !

C’est bien joli, mais comment faire pour baisser ces fameux coûts ?

L’approche est celle décrite au début de ce dossier : procéder à des arbitrages… et/ou revoir son fonctionnement. Je vous propose pour chaque poste décrit, comment vous pourriez procéder pour baisser les coûts :

Baisser les frais administratifs de -100 euros

On l’a déjà vu, vous pourriez revoir votre façon d’utiliser le téléphone : privilégier les appels vers des fixes, prendre des options de tarifs préférentiels vers certains pays ou à certaines heures, changer d’opérateur…

Les frais de salaires

Pourquoi pas augmenter les commissions de  votre commercial ? Vous avez le choix et pouvez décider puisque vous connaissez maintenant tous les chiffres. Il est par exemple possible de lui reverser sous formes de commissions supplémentaires 30% des économies réalisées grâce aux enveloppes budgétaires.

Baisser les coûts de promotion/communication de -65 euros

Si vous annulez la publicité chez Dusant que vous avez passée pour lui faire plaisir, vous économisez déjà 36 euros sur les 65. Vous pourriez aller plus loin et toucher un mot à Dupuis Publicité pour diminuer sa facture… 19 euros sur une facture de 785, c’est peu.

Autre idée : revoir complètement le contrat avec Dupuis, ou changer pour faire appel à d’autres prestataires. Peut-être existe-t-il des méthodes et outils plus efficaces pour augmenter les ventes de votre société ?

Baisser les coûts Fournisseurs de -300 euros

Avez-vous des marges de négociation depuis le temps que vous vous fournissez chez A, B et C ?

Voulez-vous gagner des marges de négociation pour baisser les coûts ? Voici quelques idées :

  1. Changer les termes en demandant une ristourne au passage… comme par exemple régler avant la livraison des produits, alors qu’avant vous régliez après.
  2. Multiplier le volume de commandes : alors que vous dépensiez environ 550 chez le fournisseur C pour le mois, vous lui commandez pour 1500 euros de marchandises d’un seul coup que vous réglez par avance, en demandant au passage 150 euros de remise (soit 50% de l’objectif de baisse des coûts induite par le système d’enveloppes).
  3. Revoir vos livraisons : effectuer deux rotations de livraisons chaque mois au lieu de 3, ou alors une livraison au lieu de 2 en prévoyant une commande plus large afin que vous puissiez tenir tout le mois… économisant ainsi au passage des frais de livraison… sans même avoir demandé de ristourne à vos fournisseurs !

Je vous fais confiance pour trouver des solutions adaptées à votre cas.

En conclusion : baisser les coûts grâce aux enveloppes, faire preuve de bon sens et de créativité pour augmenter les profits

La mise sous enveloppes des coûts de l’entreprise est un processus faisant appel au bon sens et à la créativité :

  • Le bon sens : ne pas mettre une enveloppe largement sous-dimensionnée pour vos postes de coûts
  • La créativité : trouver des solutions créatives pour mettre immédiatement en oeuvre le processus visant à ce que les coûts ne soient pas supérieurs à ceux définis dans les enveloppes

Il est important de se souvenir de la notion de processus de baisse de coûts. Baisser n’importe quel coût de -30% d’un mois sur l’autre, c’est pratiquement irréalisable.

Pour commencer vous pourriez simplement arrondir à l’inférieur vos postes de coûts. Par exemple le téléphone passe de 110 à 100, la promotion passe de 1150 à 1100, et ainsi de suite.

Ce qui compte c’est l’effet de masse sur toute l’entreprise alors que poste par poste de dépense, l’effort a été minime !

Que pensez-vous de cette méthode pour baisser les coûts de votre entreprise ?

Crédit photo : Merci à Massdistraction.

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