Est-il préférable de gérer la paie en interne, quitte à le faire soi-même, ou est-il préférable de faire appel à un prestataire ? En réalité, tout va dépendre de vos besoins, de votre budget et de vos connaissances en gestion de la paie.

Voici ce que vous devez savoir avant de décider ou non d’externaliser la gestion de la paie de votre entreprise :

Ce dossier est réalisé à l’occasion des 3 Jours des Ressources Humaines et de la Paie du 8 au 10 octobre sur Gautier-Girard.com.

Gestion de la paie : pourquoi externaliser

Pourquoi externaliser ?

L’externalisation est une solution très intéressante :

  • si vous n’avez pas beaucoup de salariés
  • si vous n’avez pas un gros budget vous permettant de recruter un collaborateur spécialisé dans la gestion de la paie
  • si vous n’avez ni le temps ni les connaissances pour gérer vous-même la paie de vos salariés et suivre l’évolution des normes

L’externalisation de la paie est donc une option qui convient très bien aux petites entreprises.

Le coût de l’édition du bulletin de salaire (de 15 à 30 € en moyenne) représente un investissement moindre comparé aux avantages que vous gagnez :

  • vous ne perdez pas un temps précieux à gérer la paie et à suivre l’évolution des différentes normes liées au droit du travail
  • vous minimisez le risque d’erreurs telles que les oublis de déduction, les déclarations tardives (qui génèrent des pénalités), …
  • en cas d’erreur, vous pouvez engager la responsabilité du prestataire (c’est donc lui qui devra régler les éventuelles amendes)
  • vous faites des économies car vous n’avez pas à recruter un collaborateur pour gérer la paie

Quelles solutions pour externaliser la gestion de la paie ?

Il y a deux possibilités.

Vous pouvez tout d’abord confier la gestion de la paie à votre expert-comptable, s’il accepte de s’en charger (certains experts-comptables ne réalisent pas cette prestation).

Il est cependant préférable de vous assurer que le cabinet d’expertise-comptable dispose d’un collaborateur expérimenté spécifiquement en charge de la gestion de la paie (cela va permettre une bonne prise en compte des évolutions de la législation).  Il faut aussi savoir que de nombreux petits cabinets sous-traitent la gestion de la paie à des prestataires extérieurs : cette solution est plus rassurante mais il peut-être intéressant de vérifier si elle n’aboutit pas à vous faire payer un tarif plus élevé que si vous passiez directement par un prestataire spécialisé en gestion de la paie. Autre risque : vous n’avez pas forcément d’informations concernant les compétences du sous-traitant qui va se charger de votre entreprise. Votre seule garantie est que vous pourrez engager la responsabilité de l’expert-comptable si une erreur a été commise.

Autre solution :  faire appel à un prestataire spécialisé dans la gestion de la paie. Dans ce cas, vous bénéficiez d’une expertise et d’un réel suivi concernant l’évolution de la législation. Le risque d’erreur est très faible et vous ne risquez pas de passer à côté de déductions ou d’exonérations de charges. Le prestataire dispose également une assurance responsabilité civile pour vous indemniser en cas d’erreur.

Attention cependant à bien faire détailler le contenu de la prestation car certains professionnels vous proposent des contrats volontairement vagues. Vous devez savoir exactement quelles sont les tâches que le prestataire s’engage à réaliser et celles dont vous aurez la charge. Vous devez aussi savoir quelles sont les obligations de moyens et les obligations de résultat car en cas de problèmes vos possibilités de recours ne seront pas les mêmes. Pensez également à regarder les conditions de sortie du contrat pour éviter les mauvaises surprises.

Et vous, quelle solution avez-vous choisi pour gérer la paie dans votre entreprise ? 

Crédit photoShutterstock.com
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