Sophie Alvarez est la co-fondatrice de la société A.S.G.P (Alvarez Société de Gestion de Paie).

Chacun des associés de cette entreprise familiale dispose d’une solide expertise dans le domaine de la paie et l’administration du personnel, ce qui lui permet d’offrir à ses clients des prestations de services sur mesure. Pour les TPE et les PME, cela représente un gain de temps, d’argent et de tranquillité (maîtrise des coûts et respect de la règlementation sociale, donc pas de redressement lors de contrôles ).

A l’occasion des Journées des Ressources humaines et de la Paie du 9 au 11 octobre 2013 sur Gautier-Girard.com, Sophie Alvarez vous détaille ce que doit contenir un bulletin de paie, la durée de vos obligations d’archivage et les moyens pour récupérer un trop-versé au salarié.

 

Quelles sont les mentions qui doivent obligatoirement figurer sur un bulletin de paie ?

Le bulletin de paie doit comporter les mentions obligatoires suivantes :

1) IDENTIFICATION DES PARTIES

Identification de l’employeur :

  • Nom et adresse de l’employeur- Numéro SIRET (n° d’immatriculation, d’existence, de déclaration de l’entreprise) sous lequel l’entreprise verse les cotisations Urssaf
  • La Convention collective applicable (si elle existe) identifiée par le code NAF (Nomenclature d’Activité Française) qui permet de se référer à des conditions de travail négociées pour une branche d’activité ou une profession.
  • La Convention collective applicable (si elle existe) identifiée par le code l’entreprise) sous lequel l’entreprise verse les cotisations Urssaf
  • NAF (Nomenclature d’Activité Française) qui permet de se référer à des conditions de travail négociées pour une branche d’activité ou une profession.

Identification du salarié :

  • Nom et adresse du salarié
  • N° de Sécurité Sociale du salarié
  • Le poste occupé par le salarié, sa classification dans la convention collective désignée par un niveau ou coefficient ou les deux et sa catégorie professionnelle (ouvrier, employé, A.de maîtrise ou cadre).

2) LES DIFFÉRENTS SALAIRES

  • Salaire de base : salaire qui correspond au nombre d’heures moyen effectué au cours du mois, 151.67 heures dans le cadre de la loi sur les 35 heures.
  • Salaire Brut : Salaire de base augmenté des primes, heures sup etc. c’est celui qui va servir de base de calcul des cotisations sociales.
  • Salaire Net : Différence entre le salaire brut et les charges salariales. Ce sont les sommes que va percevoir le salarié à la fin du mois.
  • Salaire net imposable : Salaire net + charges salariales non déductibles (une partie de la CDG et CRDS) – les heures sup qui sont défiscalisées.
  • Salaire net imposable cumulé : Total salaires imposables mensuels depuis ledébut de l’année civile = somme qui figure sur la déclaration d’impôts sur le revenu.

3) LES RUBRIQUES

Les rubriques sont des éléments qui viennent augmenter ou diminuer le salaire de base pour constituer le salaire brut (ex : heures sup, primes, avantages en nature).

NB : Il existe des rubriques qui ne sont pas soumises à cotisations sociales (acomptes..) qui viennent se retrancher au salaire brut après les cotisations sociales pour déterminer le salaire net. Elles apparaissent dans ce cas en bas du bulletin de paie après les cotisations salariales.4) LES COTISATIONS (CHARGES) SOCIALES

Rappel : il existe 2 sortes de charges sociales : les charges salariales et les charges patronales.

Seules les cotisations salariales doivent être obligatoirement mentionnées sur le bulletin de paie, mais par habitude et obligations antérieures, les cotisations patronales peuvent encore y figurer.

A défaut, l’employeur doit remettre au salarié un récapitulatif annuel du montant des cotisations sociales patronales réglées.

5) LES AUTRES ÉLÉMENTS

  1. Période de paie nature et date règlement
  2. Date de congés payés pris et indemnité s’ils se trouvent dans une période de paie
  3. Nombre de jours de congés payés acquis par le salarié depuis le début de la période de référence des congés c’est-à-dire le 01 juin de chaque année ainsi que le nombre de congés pris et ceux qui lui reste à prendre avant la fin de la période c’est-à-dire le 31 mai pour la plupart des conventions collectives.
  4. Il en est de même avec les RTT qui sont des jours de congés dus au salarié s’il travaille plus de 35h hebdo. Le nombre de RTT peut varier, certains n’en ont pas s’ils travaillent 35h chaque semaine d’autres peuvent en avoir s’ils font plus de 35h hebdo.
  5. En abs de bulletin est mentionné le cumul des salaires bruts, net a payer, net imposable et le total des cotisations sociales depuis le 01 janvier.
  6. Une mention vous conseillant vivement à conserver votre bulletin de paie sans limitation de durée.

Gestion de la paie : le bulletin de salaire

Les risques d’erreur sont-ils réels ? Si la fiche de paie remise au salarié est inexacte, quels sont les sanctions encourues ?

Bien sûr que les risques d’erreurs sont réels, un gestionnaire de paie n’est pas un « robot ».

Faire une erreur sur une fiche de paie revient à régler au salarié des sommes indues ou le léser.

Exemple :

  • Paiement d’une période non travaillée (oublier de déduire l’absence du salarié)
  • Paiement d’une prime à un salarié qui n’y a pas droit (prime d’ancienneté alors que les conditions de présence ne sont pas remplies…) ;
  • Se tromper dans le nombre d’heures supplémentaires réglées (5 h effectuées, mais 50 h payées) ;

Remboursement obligatoire des trop-perçus par le salarié
Le salarié n’a pas la possibilité de garder la somme et peut être obligé par son employeur à restituer l’argent indûment perçu.

Les articles 1235 et 1376 duCode civil confirment ce point :

  • tout paiement suppose une dette : ce qui a été payé sans être dû, est sujet à répétition. La répétition n’est pas admise à l’égard des obligations naturelles qui ont été volontairement acquittées (Article 1235 Créé par Loi 1804-02-07 promulguée le 17 février 1804) ;
  • celui qui reçoit par erreur ou sciemment ce qui ne lui est pas dû s’oblige à le restituer à celui de qui il l’a indûment reçu (Article 1376 Créé par Loi 1804- 02-09 promulguée le 19 février 1804).

C’est le principe dit de “répétition de l’indu”.

Ne pas confondre remboursement et sanction pécuniaire Les sanctions pécuniaires sont interdites en paie, il n’est par exemple pas possible de supprimer une prime à un salarié pour le sanctionner.

La Cour de cassation s’est prononcée en revanche sur la récupération d’argent trop versé, en confirmant qu’il ne s’agissait en aucun cas de sanctions pécuniaires. (Cass soc du 17/07/2007 n° 06-43521 D)

Comment récupérer l’argent d’un trop-perçu ?

A l’amiable

Un calendrier de remboursement peut être établi par l’employeur afin de récupérer la somme.

Agir d’autorité

L’employeur n’est pas obligé de recourir à des voies de justice pour récupérer l’argent. Il peut le faire sur les salaires à condition de respecter la limite de la portion saisissable du salaire selon le code du travail, à savoir le RSA pour une personne seule (comme dans le cas d’une saisie arrêt pour pension alimentaire).

Le bulletin de salaire devra porter en tout état de cause le montant et la nature de la retenue.

Par voie de justice

Si le salarié n’est plus présent dans l’entreprise ou que ni la procédure à l’amiable ni la retenue sur bulletin de salaire ne sont possibles, l’employeur doit saisir la justice pour obtenir le remboursement des sommes indûment perçues par le salarié.

Le délai de prescription pour la récupération des sommes est de 3 ans(c. trav. art. L. 3245-1 modifié).

Combien de temps un bulletin de paie doit-il être conservé ?

Du côté du salarié

Le bulletin de paie doit être conservé à vie pour faire valoir ses droits à la retraite.

Le bulletin de paie justifie les droits du salarié vis-à-vis de la Sécurité Sociale, Pôle emploi, Caisse de retraite mais aussi des revenus perçus pour la déclaration aux impôts. C’est aussi un justificatif des ressources pour un bailleur ou une agence immobilière en cas de demande de location et enfin pour l’obtention d’emprunt auprès d’établissements financiers.

Du côté de l’employeur

L’employeur doit conserver les bulletins de paie pendant 5 ans.

Un salarié qui a accepté un bulletin de paie a-t-il le droit de le contester par la suite ? Pendant combien de temps ?

La loi de sécurisation de l’emploi, définitivement adoptée le 14 mai 2013, ramène le délai de prescription de l’action en paiement des salaires de 5 à 3 ans (c. trav. art. L. 3245-1 modifié).

Crédits photos : merci à Shine Theme

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