Il arrive parfois qu’un client vous demande d’avancer des frais pour lui (achat de fournitures par exemple). Dans d’autres cas, c’est vous qui allez lui proposer d’effectuer certains achats à sa place pour pouvoir offrir un service “gratuit” et vous démarquer de la concurrence.

Mais comment procéder pour facturer cette opération correctement et éviter certains inconvénients (par exemple : augmentation du CA et donc des cotisations sociales pour les micro-entrepreneurs) ?

 Ce dossier est proposé à l’occasion des 3 journées Facturez comme un Pro du 15 au 17 décembre 2015 sur Gautier-Girard.com.

Le mécanisme des débours : facturer au nom du client

Est-il possible d’acheter au nom du client ?

Oui, c’est tout à fait possible. Il s’agit de débours (= les sommes déboursées pour votre client).

Il faut bien comprendre que dans ce cas, la facture d’achat va être réellement être établie au nom du client (et pas à celui de votre entreprise).

Il est donc vivement recommandé de demander au client une autorisation écrite pour effectuer l’achat au débours. Ce n’est pas obligatoire et, en théorie, un accord verbal est valable. Mais en cas de litige, votre accord verbal ne fera pas le poids car son existence sera vraiment difficile à prouver. Le mieux est de préparer un document que votre client n’aura plus qu’à signer.

Lorsque l’achat est effectué, il ne vous reste plus qu’à :

  • faire apparaître les débours à part sur la facture globale que vous allez envoyer au client
  • joindre à votre envoi la facture du fournisseur

Il est très important que les sommes avancées pour votre client apparaissent de façon exacte, vous ne pouvez pas prendre de bénéfice dessus.

Bon à savoir : pensez à faire bien distinguer les débours et les achats effectués pour votre entreprise dans votre comptabilité.  De plus, tous les documents liés aux achats en débours (copie facture fournisseur, facture client) doivent être conservés pour servir de preuve en cas de contrôle.

Quel est l’intérêt de ce mécanisme ?

Il y a plusieurs avantages liés à l’utilisation des débours :

 - le remboursement des débours n’est pas intégré à votre chiffre d’affaires

Quand vous êtes en auto-entreprise/micro-entreprise, cette solution est particulièrement attractive. Comme vous ne pouvez pas déduire vos frais, il faut éviter de faire augmenter le chiffre d’affaires (soumis à cotisations) avec des opérations qui ne vous rapportent rien.

- votre client y gagne (et donc vous aussi)

Même si vous ne faites pas de bénéfice sur cette opération, vous êtes quand même gagnant au niveau de la prospection et de la fidélisation des clients. Vous leur évitez de perdre du temps, de l’argent et de l’énergie en effectuant à leur place des démarches et des achats. En prime, le client va bénéficier des avantages liés au produit acheté (les garanties, le contact avec le SAV…) puisque la facture est à son nom.

Est-ce que tous les achats peuvent être effectués en débours ?

Non. Si vous vous déplacez dans le cadre d’une mission par exemple, vous ne pourrez pas facturer en débours vos nuits d’hôtels, vos repas ou vos frais de déplacement.

Si vous avez un doute, contactez à votre Centre des impôts (il est préférable d’envoyer un courrier en recommandé avec accusé de réception).

Est-ce intéressant pour les auto-entrepreneurs/micro-entrepreneurs ?

Cela reste une bonne solution, comme indiqué plus haut, pour éviter d’augmenter artificiellement votre chiffre d’affaires.

Il y a cependant une limite à connaître si vous êtes auto-entrepreneur/micro-entrepreneur et que vous vendez à des clients professionnels (sauf s’ils sont en franchise de TVA).  Ils paieront en effet moins cher s’ils effectuent directement leurs achats auprès du fournisseur puisqu’ils pourront se faire rembourser la TVA.  Cela ne signifie pas pour autant que cela va faire fuir vos prospects : simplement, il faut vous préparer à lever cette objection le cas échéant (mettez en avant le temps gagné et le coût global de la prestation par exemple).

Et vous, connaissiez-vous ce mécanisme ?

Crédit photo : Shutterstock.com
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