Gérer la paie dans l’entrepriseQuels vont être les grands changements qui vont modifier la gestion de la paie en 2014 ?

Pour les TPE, est-il plus rentable d’externaliser ou de gérer en interne l’édition des bulletins de paie et des différents documents obligatoires ?

Charlaine Vanneau est la dirigeante de Culture Paie, une société spécialisée dans la gestion de la paie auprès des TPE et des PME. A l’occasion des Journées spéciales Ressources Humaines et Paie sur Gautier-Girard.com, du 9 au 11 octobre 2013, elle vous explique ce que recouvre l’externalisation de la paie.

Quels sont les principaux changements qui vont affecter la gestion de la paie en 2014 si le projet de loi de finances pour 2014 est validé par le Parlement ?

Les principaux changements attendus pour le mois de janvier 2014 en paie concernent bien évidemment la majoration du plafond annuel de la sécurité sociale. Comme toutes les années, celui-ci est amené à augmenter. Pour l’année 2014, il est prévu qu’il passe de 37 032€ à 37 548€.

Nous attendons aussi que le pourcentage de cotisation aux allocations familiales baisse de 0.15 point, en contrepartie des hausses de cotisations de la retraite obligatoire.
D’autres points vont aussi être revus mais ils ne concernent que les plus grosses structures : les entreprises de plus de 250 salariés pourraient bénéficier d’un « bonus » sur la taxe d’apprentissage. A ce jour, nous n’en savons pas plus.

Il y a un dernier point qui ne concerne pas directement les métiers de la paie mais qui mérite malheureusement d’être mentionné : nous risquons de nous voir supprimer les exonérations fiscales de la participation de l’employeur aux contrats collectifs de prévoyance et de frais de santé alors que ceci même devront certainement être revu à la hausse.

Gestion de la paie dans l’entreprise

Les entrepreneurs ont horreur de la paperasserie, vécue comme une perte de temps. Or, la gestion de la paie, des charges sociales,de la déclaration annuelle des données sociales….est très chronophage.
Si on prend l’exemple d’une TPE ayant 2 salariés à temps plein et en CDI, quel gain de temps un entrepreneur peut-il espérer réaliser en externalisant la gestion de la paie ?

Le souci de cette question est de savoir quelles sont les connaissances en matières de droit du travail qu’un employeur peut avoir. En effet, sans aucune connaissance, le gain de temps va être de 100% car le gestionnaire exécutera toute la mission. Si les connaissances restent sommaires, le gain de temps restera à 100% car la délégation de cette mission restera complète.

Il faut savoir qu’un entrepreneur qui veut garder cette tâche en interne doit obligatoirement être en possession d’un logiciel de paie agrémenté ; qu’il doit faire ses mises à jour, s’informer quotidiennement des nouveautés (cassation, lois, règlementation etc…) ; qu’il doit établir tous les mois les fiches de paie de ses salariés, tous les mois/trimestres/années les charges sociales, les déclarations sociales, les DNA, les charges fiscales comme la taxe d’apprentissage, de formation continue et s’il a lieu du 1% CDD.

En cas d’externalisation, quel est le coût moyen par bulletin / déclaration ? Quel est le délai pour recevoir les différents éléments de paie ?

Parlons tout d’abord de délai car tous les professionnels s’entendent à peu près à ce sujet : on se doit d’imposer en moyenne 48 heures entre le moment où on reçoit les éléments de paies et le moment où les bulletins de paie sont envoyés au client.

Concernant le coût d’un bulletin de salaire, les prix peuvent varier du simple au double, voire au triple selon certain expert-comptable.

En passant par le TESE, cela reste pour l’instant gratuit. Mais il faut savoir que ce système fonctionne très mal et qu’il laisse la porte ouverte au gouvernement sur ce qu’il se passe au sein de votre entreprise. Il n’y a plus aucune notion de confidentialité sur un métier qui est fondé sur ce principe même.

En passant par un cabinet d’expertise comptable, le coût moyen est d’environ 25€ par bulletin de salaire, voire bien plus. Et il n’est pas certain en plus que ce coût inclus la totalité de la mission (paie, charge, déclaration etc…).

Enfin, en passant par un cabinet d’expert en paie et droit du travail, le coût est beaucoup plus modéré. Il va tourner autour de 17€ pour une convention collective classique. Peut-être un peu plus pour tout ce qui peut toucher les domaines du bâtiment et du transport car les obligations sont plus lourdes et plus complexes encore.

Et la mission sera totale. Elle inclut :

  • le conseil,
  • l’assistance téléphonique illimitée,
  • la veille sociale,
  • la mise à jour des taux de cotisations,
  • la mise à jour du paramétrage de paie,
  • les déclarations trimestrielles de toutes les charges sociales,
  • les déclarations annuelles de toutes les charges sociales,
  • la déclaration annuelle des salaires,
  • la télédéclaration/télérèglement des charges sociales,
  • le calcul de la taxe d’apprentissage,
  • le calcul de la taxe pour la formation professionnelle continue,
  • le calcul du 1%CDD le cas échéant,
  • la transmission de tous les éléments nécessaires aux comptables.

Un expert-comptable peut-il également prendre en charge la gestion de la paie dans l’entreprise ?

Bien sûr qu’il le peut, je pourrais même dire que n’importe qui peut le faire car cette profession n’est malheureusement pas encore règlementée. Il faut donc être certain des compétences de chacun.

Par contre, il ne faut pas penser qu’un expert-comptable sera plus compétent qu’un indépendant car il ne faut pas oublier qu’un expert-comptable n’est expert qu’en comptabilité et que ce métier n’a rien à voir avec les métiers du social et de la paie. Il ne faut pas non plus se fier aux tarifs qui sont pratiqués. Ce n’est pas parce qu’on va payer un bulletin de salaire 35€ (et je l’ai déjà vu !) qu’il sera correct. Cela se joue encore sur une base de confiance et d’échange humain.

 

Crédit photo : merci à Lif…

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