La situation est fréquente : après avoir édité sa facture, l’entrepreneur réalise qu’il a commis une erreur. Mais comment la corriger sans risquer une sanction pénale ou fiscale ? La création et l’annulation d’une facture sont en effet strictement encadrées par la loi.

A l’occasion du lancement de la Boutique des Entrepreneurs, Gaël Vialle vous indique comment procéder pour modifier votre facture. La société dont il est président, La Cerise Bleue, a conçu et édité Cheerbill, un logiciel de gestion commerciale accessible à distance (facturation, devis, prospection commerciale…).

Corriger ou annuler une erreur sur une facture

Un entrepreneur fait une erreur en éditant sa facture. Comment la rectifier ? Doit-il créer directement une nouvelle facture ? Est-il possible d’annuler la facture erronée ?

D’abord il faut savoir que pour des raisons légales, vos documents (factures, devis etc) doivent avoir une numérotation continue. Il n’est donc pas possible de supprimer, littéralement, une facture, une fois celle-ci émise, encore moins si vous l’avez déjà envoyée au client, ni même de la modifier. A ce titre, la plupart des logiciels de facturation verrouillent l’édition des factures déjà enregistrées.

Supprimer une facture émise provoquerait en effet une discontinuité dans la chaine de numérotation et pourrait par ailleurs engendrer des problèmes en cas de contrôle, et modifier une facture serait tout autant problématique si la version fournie au client différait de celle archivée dans votre comptabilité.

Pour autant, il peut arriver que pour une raison ou une autre, une erreur soit commise et que l’on ne s’en rende compte qu’une fois la facture enregistrée…

Il existe alors plusieurs solutions pour rétablir les choses, plus ou moins proprement… La plus couramment utilisée et la plus simple à mettre en œuvre est tout simplement de créer un avoir, puis de créer une nouvelle facture en remplacement de la facture en erreur.

Un avoir est une copie de la facture source, dont les montants doivent être saisis en positif (et non en négatif car un avoir indique un remboursement et produit en comptabilité, de par sa nature, des écritures inverses à une facture), exactement comme sur la facture source. La seule différence, c’est qu’il sera indiqué sur le document généré “avoir” et non “facture”. Il faudra également indiquer sur l’avoir la référence de la facture à laquelle il se rapporte afin de “lier” la facture avec l’avoir.

Ainsi la facture et son avoir produiront en comptabilité une somme débit/crédit nulle.

Selon les logiciels, les avoirs s’inscrivent dans la chaine de numérotation continue des factures, ou bien ils peuvent avoir au contraire leur propre numérotation continue, comme les factures ont la leur, afin de bien différencier les documents par type.

Une fois l’avoir généré, il ne reste plus qu’à créer une nouvelle facture, sans erreur cette fois-ci. Si la première facture a déjà été communiquée au client, il faudra penser à lui fournir une copie de l’avoir pour lui signifier la prise en compte de l’annulation de la première facture, accompagnée de la nouvelle facture corrigée.

Dans la gestion quotidienne d’une entreprise, tout ce qui permet d’être plus productif est généralement appréciable. Aussi, les logiciels de facturation permettent le plus souvent d’accroître sa productivité en nous faisant gagner du temps sur les opérations de saisie ou les tâches répétitives. Par exemple, créer un avoir se fait simplement en cliquant sur un bouton, depuis la facture à corriger : la génération de l’avoir est alors automatique et l’opération prend une seconde.

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Crédit photo : merci à Third Way

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