Sur le forum, les créateurs d’entreprise sont nombreux à se poser des questions au moment d’éditer leurs premières factures. Par exemple, pour des raisons marketing, certains préfèrent éviter de donner le numéro 1 à leur toute première facture. Mais est-ce une pratique autorisé par la loi ?

A l’occasion du lancement de la Boutique des Entrepreneurs, Michel Burgaud (fondateur de Cogia Informatique) vous explique comment numéroter vos factures sans risquer une sanction pénale ou fiscale. Son application en ligne MicrogestionCogia est utilisable immédiatement et gratuitement pour les opérations de facturation des TPE :  numérotation des documents, validation des bons de livraison, transfert de bons de livraison en factures, traçabilité des opérations, protection et conservation des documents commerciaux remis aux clients.

Factures et entreprise : la numérotation

Comment un entrepreneur doit-il numéroter ses factures lorsqu’il vient de démarrer sont activité ? (Faut-il obligatoirement commencer par le numéro 1 ? Est-il possible d’introduire un indicateur temporel pour faciliter le classement ?)

Parmi les obligations en matière de facturation, le code des impôts impose :

  • une numérotation des factures séquentielle et chronologique
  • l’impossibilité de modification ou suppression d’une facture remise au client

Rien n’est précisé sur l’origine ou la présentation de cette numérotation :

  • elle doit être continue et chronologique :
  • il n’est pas obligatoire de commencer à 1
  • le numéro peut commencer par la période de facturation, exemple 2013.0001

En pratique, la numérotation ne doit pas contenir de trou, ni de doublon et si la facture 125 est du 05.03.2013, la facture 120 ne peut pas être du 10.07.2013. Une numérotation simple, sur 6 chiffres par exemple, sans remise à zéro en fin d’exercice comptable est conseillée.

Attention : lors d’un contrôle, une numérotation comportant une indication temporelle laissera supposer qu’il vous arrive d’ajouter ou supprimer des factures en fin de période.

Comment s’organiser ?

C’est très simple avec un logiciel de facturation :

  • le premier numéro de facture est enregistré à l’installation du logiciel
  • en créant un bon de livraison lors de la remise de la marchandise ou de la prestation
  • en générant la facture par transfert du bon de livraison, sans saisie directe

Cette méthode de travail vous procure les avantages suivants :

  • en terme de traçabilité, la facture peut être précédée d’un devis, d’une commande
  • pour la correction des erreurs, un bon de livraison peut être modifié jusqu’à son transfert en facture. Ensuite il doit être conservé, sans possibilité de modification.

L’obligation de chronologie est alors facile à respecter. Au lieu d’établir la facture en temps réel, vous remettez à votre client un bon de livraison et le validez pour le protéger. Cela vous laisse le temps de facturer les bons du mois précédent avant d’attaquer la facturation du mois en cours, avec une numérotation simplifiée, sans indication temporelle.

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Crédit photo : merci à Sharyn Morrow

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