En apprenant comment utiliser efficacement l’impression de leurs documents, le s entrepreneurs peuvent faire un geste significatif pour la planète et pour leur trésorerie !

La consommation d’encre, de papier, d’électricité….est  très coûteuse pour l’entreprise.  En 2010, le cabinet IDC avait estimé que les coûts d’impression représentaient en moyenne de 1 à 3 %  du CA annuel des entreprises.

Voici 10 conseils pour diminuer significativement vos coûts d’impression.

Ce dossier est réalisé à l’occasion de la Semaine de l’Impression du 29 avril au 2 mai sur Gautier-Girard.com.

Diminuer les coûts d’impression dans l’entreprise

 1 - Auditer vos besoins

C’est le B.A BA pour faire des économies.

Il faut bien distinguer tous les documents que vous allez imprimer en interne (e-mails, rapports,….) des documents destinés à vos clients, partenaires et fournisseurs.

Dans le premier cas, vous pouvez réaliser de véritables économies en appliquant les conseils donnés ci-dessous.

Concernant vos autres documents, vous avez deux options :

  • réaliser l’impression en interne :  cela reste une solution intéressante pour certains rapports ou présentations lorsqu’il n’y a pas beaucoup de pages à imprimer
  • faire appel à un prestataire : contrairement à certaines idées reçues, cette solution peut-être beaucoup plus économique (et qualitative) pour imprimer vos documents commerciaux (cartes de visites, brochures, documents ayant de nombreuses pages)

2 - Imprimer en mode “brouillon”

En réglant les paramètres de votre imprimante, vous pouvez  pré-définir la qualité d’impression du document imprimer.  Sur certaines imprimantes, vous pouvez paramétrer ce paramètre par défaut pour ne plus avoir à vous en soucier ensuite.

Vous devez donc choisir l’impression en mode “brouillon” ou “rapide” (les termes utilisés varient selon les modèles d’imprimantes)

3 - Créer un bac à papier par défaut ou utiliser l’impression recto-verso

Si vous utilisez des feuilles vierges : utilisez l’impression recto-verso (parmi les 40 % de documents imprimés qui font plus d’une page, 20 % font moins de deux pages…).

Si vous avez des feuilles déjà imprimées dont vous n’avez plus besoin, ne les jetez surtout pas ! Collectez-les pour alimenter le bac de votre imprimante.

4 - Supprimer les bordures pour les documents en interne

C’est un réflexe qui peut sembler anodin mais qui est pourtant très rentable . Sans les bordures, vos documents sont sans doute moins esthétiques, mais ils sont aussi moins gourmands en papier. Pour un usage interne, c’est donc une bonne pratique à adopter !

5 - Imprimer plusieurs pages sur une seule feuille

Sur Word ou sur Libre Office, vous pouvez choisir d’imprimer plusieurs pages sur une seule feuille A4. Pour garder un bon confort de lectures, il est préférable de ne grouper que deux ou trois pages maximum (suivant leur densité).

Vous réaliserez rapidement des économies de papier. Par exemple, vous pouvez imprimer sur une seule feuille le contenu d’un document de 4 pages si vous combinez cette technique avec une impression recto/verso.

6 - Choisir la bonne police avant de lancer l’impression d’un document

Vous pouvez jouer sur la taille de la police pour réaliser des économies supplémentaires. Le corps 10 ou 11 est le plus souvent largement suffisant.

Avant d’imprimer, assurez-vous aussi de choisir la bonne police car certaines sont vraiment gourmandes en encre (Tahoma, Franklin Gothic, Comic Sans…).  L’utilisation de la police Garamond permet de réduire notablement les coûts d’impression (voir ici). Vous pouvez aussi télécharger gratuitement la police EcoFont : les lettres sont parsemées de minuscules points blancs pou réduire la consommation d’encre.

7 - Choisir des cartouches compatibles

Les consommables compatibles coûtent généralement entre 20 à 50 % moins cher que les cartouches d’origine. Achetées en magasin, elles disposent d’une garantie : si elles ne fonctionnent pas sur votre imprimante, elles vous seront remboursées.

Il existe aussi des cartouches rechargées, qui sont en réalité des cartouches recyclées et remplies avec de l’encre. La compatibilité n’est malheureusement pas toujours au rendez-vous (cela dépend du modèle de votre imprimante).  Certaines peuvent d’ailleurs être rechargées manuellement (il existe des kits et des bouteilles d’encre vendus en ligne) mais c’est une opération relativement longue (à tester uniquement pour les petits volumes d’impression).

8 - Utiliser un logiciel d’optimisation gratuit

Certains logiciels gratuits, comme GreenCloud Printer, permettent d’optimiser l’impression. 

L’idée : intervenir facilement sur tous les paramètres de l’impression via une seule fenêtre pour diminuer plus facilement les coûts liés à l’encre et/ou au papier. Vous accédez à votre logiciel va votre panneau de configuration (il apparaît comme une nouvelle fenêtre).

9- Ne pas faire de copier/coller depuis un site web

Faire un copier/coller depuis un site web pose deux problèmes :

  •  si vous voulez conserver le contenu à l’identique : vous perdez plusieurs informations (notamment par rapport au format de l’article, à la mise en page des photos)…donc vous allez consommer beaucoup de papier pour un résultat le plus souvent insatisfaisant
  • si vous n’avez pas besoin de tout conserver (images, marges….) : vous perdez un temps précieux à supprimer les informations inutiles, à refaire la mise en page ou vous imprimez ce dont vous n’avez pas besoin.

Pour remédier à ces situations, il y a des solutions !

  1. Il existe des extensions ou des fonctionnalités en natif sur les navigateurs web pour optimiser l’impression d’un contenu à l’identique
  2. Des outils en ligne vous permettent d’imprimer uniquement le contenu désiré  (Printwhatyoulike ou Printfriendly, ce dernier disposant d’une traduction en français)

10 - Privilégier l’impression en noir et blanc

Les cartouches d’impression couleur coûtent cher.  Vous pouvez paramétrer votre imprimante pour n’imprimer qu’en noir et blanc.

Et vous, quelles sont vos astuces pour faire des économies d’impression ?

Crédit photo : merci à Erin Sparling
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