Ah, les réunions ! Dans les entreprises, elles sont devenues incontournables pour faire avancer les choses… ou pas. Car les réunions coûtent cher lorsqu’elles sont mal préparées ou lorsque le suivi est insuffisant.

Savez-vous par exemple qu’un cadre passe en moyenne seize ans en réunion ? Si 98% d’entre eux estiment qu’elles sont nécessaires, les trois quarts ont aussi le sentiment d’y perdre leur temps (source).

En janvier 2016, la Harvard Business Review a lancé aux Etats-Unis un outil en ligne (voir ici) pour permettre aux entreprises de calculer le coût des réunions.

En France, BrainsWatt propose la même chose depuis un an : son Réuniomètre. L’intérêt de cet outil est surtout qu’il intègre les taux de charges patronales françaises et que le coût est précisé en euros.

Le seul paramètre qui n’est pas pris en compte, et qui reste pourtant important, est le temps perdu autour de la réunion :

  • il faut interrompre le travail qu’on était en train de faire (et parfois on n’entreprend rien parce qu’on sait qu’il y a une réunion à venir) pour se rendre à la réunion,
  •  après la réunion, il faut aussi se replonger dans son travail.

Le coût des réunions : comment le calculer ?

Comment diminuer le coût des réunions ?

Il y a de bons réflexes à avoir :

  • fixer un ordre du jour clair et concret : évitez les termes flous et les intitulés interminables,
  • déterminer à l’avance la durée de la réunion : il faut que chacun puisse organiser son temps de travail et l’efficacité sera plus grande si le temps imparti est limité,
  • privilégier les réunions en petits groupes,
  • avoir préparé les questions à aborder pendant la réunion (et si possible le temps à consacrer à chaque question). Il est recommandé d’envoyer cet ordre du jour à tous les participants.
  • à la fin de la réunion, décider qui devra s’occuper de quoi en fonction des solutions trouvées,
  • envoyer un récapitulatif à tous les participants de la réunion : ce document doit synthétiser les problématiques abordées, les solutions trouvées et le rôle de chacun,
  • prévoir d’effectuer un suivi.

Et vous, avez-vous déjà participé à des réunions qui ne servent à rien ? Comment procédez-vous dans votre entreprise ?

Crédit photo : Shutterstock.com
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