Question du mois : Je suis télésecrétaire et mon client m’a demandé de lui acheter certaines fournitures. Comment dois-je les facturer pour éviter d’avoir à intégrer ces montants à mon chiffre d’affaires ?

Il existe un système pour être remboursé lorsque vous effectuez les achats pour le compte de votre client : les débours.  Mais attention, l’utilisation des débours obéit à des règles précises.

achats en débours

Pour effectuer des achats au débours, voici la procédure à suivre  :

  1. Vous vous faites remettre par votre client un accord écrit mentionnant la demande d’achat au débours. Même si un accord verbal peut être accepté, il est toujours préférable d’avoir une preuve écrite en cas de contestation.
  2. Vous demandez ensuite au fournisseur de vous établir la facture au nom de votre client, puis vous vous chargez de régler la facture.
  3. Vous ne devez en aucun cas prendre un bénéfice sur les sommes avancées pour le compte de votre client. Il est donc interdit de facturer un montant forfaitaire. La reddition de compte doit être exacte lorsque vous adressez votre facture à votre client (vous pouvez par exemple faire apparaître ses frais à part dans votre facture). Vous devez aussi fournir à votre client tous les justificatifs (facture du fournisseur) attestant du montant des sommes à rembourser en tant que débours. Le client bénéficie donc de tous les avantages traditionnels liés à l’achat d’un produit (SAV, garanties…).
  4. Conservez un double de tous les documents nécessaires pour prouver la nature et le montant des débours en cas de contrôle.
  5. Dans votre comptabilité, les débours doivent apparaître clairement et être distingués des achats réalisés pour votre entreprise.

Si vous êtes auto-entrepreneur, facturer ces achats en débours va vous éviter de les intégrer à votre chiffre d’affaires : vous n’aurez donc pas à subir une taxation sur ces montants.

En revanche, il y a certaines limites à l’utilisation des débours.

D’abord, il faut savoir que tous les achats ne peuvent pas être effectués en débours.  Par exemple, les frais de déplacements et les frais hôteliers, même s’ils sont liés à l’accomplissement d’une mission, ne peuvent pas être qualifiés de débours (réponse ministérielle n°93336, Journal officiel de l’Assemblée nationale du 29 mars 2011). En cas de doute, il est donc préférable de faire une demande par écrit à votre Centre des impôts.

Ensuite, si vous êtes auto-entrepreneur, l’utilisation des débours est n’est réellement avantageuse pour vos clients professionnels que s’ils ont une entreprise en franchise de TVA (auto-entrepreneur, micro-entrepreneur, sociétés ou associations qui ne dépassent pas un certain plafond de chiffre d’affaires…). Dans le cas contraire, vos clients ont tout intérêt à acheter leurs produits directement pour pouvoir bénéficier du remboursement de la TVA sur ses achats : ils paieront leurs fournitures moins cher que si c’est vous qui les achetez.

Crédit photo : merci à kiki99

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