Quelles solutions de stockage de documents choisir pour votre entreprise ?

En fonction de la durée de vie des supports (cd ou dvd, dossiers papiers, numérisation…), de la fréquence avec laquelle vous utilisez ces documents mais aussi du coût ou de la durée légale d’archivage, le choix du support ne sera pas le même.

Voici 7 conseils pratiques pour vous permettre de faire le bon choix :

Archivage et stockage de documents

1 - Petites entreprises : Faites de la place !

Lorsque la place dédiée au stockage est limitée, la traque au superflu s’impose.

Triez régulièrement vos documents et n’archivez que les documents nécessaires dans des boîtes à fichiers suspendus ou vous procurer des armoires à dossiers. Vous allez gagner de la place et, si vous payez pour votre espace de stockage, vous allez aussi économiser de l’argent !

2 - Supprimer les doublons

Avant l’archivage des informations, prenez soin de bien faire le tri en recyclant les copies en double des documents de moindre importance. Encore une fois, vous économiserez argent et espace.

3 - Stockage écologique

Vous pouvez stocker tout en contribuant à préserver l’environnement. Optez pour des boîtes d’archives en carton recyclable ! I est désormais possible d’utiliser des boîtes d’archives constituées de plus de 80% de carton recyclé sans que cela affecte l’aspect visuel ou la résistance. Le recours à des solutions en ligne est aussi une alternative intéressante du point de vue environnemental.

4 - Évaluer la durée d’archivage des documents

La durée légale de conservation des documents varie selon le type de documents entre 3 et 30 ans. C’est un facteur important à prendre en compte lorsque vous choisissez votre mode de stockage. Par exemple, les documents fiscaux se conservent 5 ans tandis que les titres de propriété et actes de vente doivent être archivés pendant 30 ans.

5 - Numériser les documents

C’est une solution assez séduisante qui se développe de plus en plus. Il existe désormais de nombreuses offres de stockage de documents électroniques. Nuxeo ou Alfresco, par exemple, sont des solutions open source (et donc gratuites) qui vous permettent de sauvegarder d’anciens documents tout en vous offrant un accès libre à vos données.

6- Choisir le support en fonction de la fréquence d’utilisation

Pour les documents que vous utilisez fréquemment, il est préférable de choisir une solution en interne : archivage sur vos disques durs, sur vos serveurs ou sur cd-rom/dvd-rom.

7 - Documents à conserver plus de 5 ans ?

Il peut être intéressant d’externaliser ce service plutôt que de stocker sur cd-roms ou disques durs internes. Les cd-roms ont notamment une durée de vie limitée (de 2 à 5 ans pour les cd-roms gravés). Certaines entreprises spécialisées peuvent aussi vous proposer un prix avantageux en fonction du volume de vos archives et vous faire gagner un temps précieux.

En suivant ces conseils vous devriez faire quelques économies et gagner de la place !

Avez-vous d’autres conseils à partager ? N’hésitez pas à partager vos astuces en commentaire de cet article.

Crédit photo : Ohio University Libraries

Mettre en favoris et partagerEntreprise»Abonnement