L’apprentissage de la gestion du temps est ardu : il y a des tâches à faire, il y a des tâches qu’il faudrait faire et des tâches que l’on ne veut pas faire (parce qu’elles sont ingrates, parce qu’on a mieux à faire, ou toute bonne raison selon l’imagination de chacun).

Parmi la panoplie d’outils qu’on peut lire ou inventer, il y en a un qui s’avère simple et qui montre souvent de bons résultats pour une première approche de la gestion du temps. C’est la todoliste, ou plus exactement todo list, ou en français intégral la “liste des choses à faire”.

Pour faire une todoliste, vous avez besoin au choix d’une feuille de papier et d’un stylo, ou alors d’un logiciel de traitement de texte. L’avantage de l’écrit est la notion d’engagement qu’il laisse transparaître : vous prenez la peine de rédiger vous-même à la main ce que vous allez faire de votre temps (vous vous engagez à prendre le temps… d’écrire comment vous allez l’utiliser) . L’avantage de l’ordinateur est la souplesse.

Pour tenir une todoliste quotidienne

Tenir une todoliste quotidienne se fait en 3 étapes :

Etape 1 de la todoliste : Le matin en arrivant sur le lieu de travail

Il faut prendre le temps, chaque matin, d’écrire ce que vous comptez faire de votre temps durant votre journée de travail.

  1. Reprenez la todoliste de la veille (j’y reviens ci-dessous), et notez sur le brouillon de la nouvelle ce qui n’a pas été fait.
  2. Notez les choses à faire à mesure qu’elles vous viennent à l’esprit. Attention, car cette réflexion nécessite que vous y attachiez réellement du temps. Cela ne m’étonnerait pas que cela prenne 15 minutes.
  3. Mettez en valeur les tâches les plus importantes : ce sont celles que vous traiterez en priorité. Attention à ne pas confondre urgence et importance. Une tâche urgente peut être objectivement totalement dénuée d’importance, elle est simplement devenue urgente parce que vous ne l’avez pas traitée à temps.

Etape 2 de la todoliste : au cours de la journée

Rayez progressivement toutes les tâches que vous accomplissez au cours de la journée. Si vous utilisez un ordinateur je vous conseille de ne pas les effacer, car en fin de journée si votre feuille est vide vous aurez l’amère impression de n’avoir rien fait de la journée.

Etape 3 de la todoliste : en fin de journée, 15min avant de partir

Reprenez votre todoliste pour voir ce que vous avez fait. Criez au passage Victoire! en regardant tout ce que vous avez fait. Notez les nouvelles tâches qui s’ajoutent en fonction de celles réalisées dans la journée, vous vous en servirez pour construire la todoliste du lendemain.

Si toutes vos tâches ne sont pas réalisées en fin de journée

Cela arrive fréquemment lorsqu’on commence à créer des todolistes : et c’est normal car il faut synchroniser sa propre perception du temps requis par les choses à faire avec le temps réellement passé à travailler.

Vous demander pourquoi toutes les tâches ne sont pas faites, c’est passer du temps pour trouver une bonne raison (excuse devrais-je dire). Demandez-vous peut-être plutôt comment faire pour que les todolistes suivantes “rentrent” mieux dans votre emploi du temps.

Si vous avez fini toutes vos tâches bien avant la fin du travail

Une fois de plus cela arrive aussi lorsqu’on débute la tenue d’une todoliste. Vous pouvez ainsi décider ce que vous allez faire de ce temps :

  • Le passer avec vos proches ou en loisirs
  • Vous avancer pour le lendemain
  • Avancer sur des choses nouvelles pour faire avancer votre bateau

D’autres façons de gérer une todoliste

Il me semble que la façon dont on tient sa todoliste évolue avec le temps, un peu comme une recette de cuisine qu’on améliore avec la pratique. Ces évolutions viennent aussi d’idées et pratiques découvertes en lisant ou en discutant.

Que pensez-vous de celle-ci et quelle est votre propre recette ?

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