Il est une expression que l’on a tous entendue au moins une fois (ou presque). C’est l’idée selon laquelle lorsqu’arrive une urgence, on travaille très efficacement.  On serait en effet plus productif dans l’urgence.

Etre efficace au travail

On est bien d’accord que vous voulez apprendre à  bien gérer votre temps et gagner en productivité ?

Alors mon conseil pour être efficace au travail, pour être plus productif… c’est bien d’éviter les urgences!!

Efficacité et culte de l’urgence

Il va alors falloir vous débarrasser des idées reçues : ce n’est pas en travaillant en permanence dans l’urgence que vous gagnerez en efficacité.

Bien au contraire. Ne vous laissez pas envahir par le culte de l’urgence. Ce culte est une manipulation, selon laquelle seuls les gens débordés seraient ceux qui réussissent vraiment.

C’est complètement faux.

Vite fait, mal fait

Le plus souvent, vite fait rime avec mal fait. A vouloir être toujours plus rapide, avec un rythme établi à la minute près, vous risquez d’être débordé au moindre imprévu et de prendre les mauvaises décisions. Le plus souvent, l’urgence n’est que le cache-misère d’une mauvaise organisation.

Votre temps d’entrepreneur est précieux : ne le gaspillez pas.

Pour contrôler son temps, une bonne idée est de prévoir et de planifier. Surtout, la meilleure façon d’être efficace est de se créer des routines.

Créer des routines

En prenant un peu de recul, vous vous apercevrez qu’il y a chaque jour des tâches récurrentes que vous pouvez minuter assez précisément. En vous ménageant des plages horaires consacrées à ces activités, vous allez améliorer votre organisation quotidienne.

Lentement… mais sûrement! et productivitéL’exemple du temps consacré à traiter vos e-mails est le plus flagrant. En répondant instantanément à vos messages, vous perdez toute possibilité de réflexion et vous pouvez commettre des erreurs stratégiques. Sans compter que vous avez du mal à vous concentrer sur ce que vous êtes en train de faire.

Ne travaillez jamais en temps réel à propos des requêtes que vous recevez deci-delà. A moins que vous n’agissiez dans le cadre d’une routine, vous devriez vous en vouloir de répondre si rapidement à tel ou tel email. Et si un partenaire vous répond rapidement, vous pouvez en déduire soit qu’il n’a rien à faire, soit qu’il s’organise comme un pied!

Enfin, pensez à formaliser des processus en fonction des situations rencontrées : les étapes à suivre dans la préparation et dans la gestion d’une commande (que faire en cas de problème lors de la livraison d’un produit ?), dans le suivi de la clientèle, dans vos relations avec vos fournisseurs ou prestataires…

De la méthode et de la réflexion pour gagner en efficacité

Si vous voulez être plus rapide, vous allez avoir besoin de vous appuyer sur des bases solides. Vos collaborateurs aussi.

Vous avez su vous entourer de talents : ne les laissez pas partir ! Une pression constante risque de porter un coup de frein sérieux à leur motivation… à quoi cela sert de stresser les gens en les affublant d’urgences ?

Les collaborateurs ne méritent pas cela : ils n’ont pas signé pour gérer vos urgences et vos manques d’organisation. Ils ont signé pour travailler.

Gagner du temps

Prenez votre temps. Réfléchissez, planifiez, créez des routines que vous reproduisez chaque jour.  Cette façon de travailler procure tellement d’efficacité que vous aurez bien du mal à trouver de quoi occuper votre temps…

Il vous faudra réfléchir à ce que vous allez en faire. Par exemple aller chercher les enfants à l’école, vous promener, faire un peu d’exercices, ou travailler sur ce nouveau qui est dans les cartons depuis tant de mois.

Il n’y a pas de recette miracle, car chacun doit mettre en place l’organisation qui lui semble la plus pertinente.

Mais le constat est là : sans méthodologie, vous allez réaliser à la fin de la journée que vous avez eu le sentiment de travailler… sans avoir avancé d’un pouce.  En ayant l’impression que cette journée pourtant si chargée n’a fondamentalement rien changé de spécial dans votre vie.

Alors, pourquoi ne pas commencer dès à présent à anticiper ?

Crédits photo : merci à Désirée Delgado, Littlenelly, et dsqdq.

Mettre en favoris et partagerEntreprise»Abonnement