Productivité au travail : quelle inefficacité ?En matière de productivité et de gestion du temps, les informations et conseils qu’on lit sont souvent des listes de bonnes habitudes à prendre.

Les buts de ces listes : améliorer la gestion de son temps, améliorer sa productivité au travail.

Je vous propose une liste inverse dans ce dossier de productivité au travail :

Voici les 7 habitudes des Gens Particulièrement Inefficaces au Travail.

1- Ne pas prendre de risque

L’une des choses les plus simples pour augmenter sa productivité ainsi que décrocher des succès dans la vie - que ce soit sur le plan personnel, professionnel ou encore la santé, consiste simplement à prendre plus de risques.

Si vous souhaitez vous sentir en meilleure forme physique, alors l’approche la plus efficace est d’aller dans un club de sport ou de faire des exercices tous les jours.

Ceci que la météo soit mauvaise, que vous vous sentiez un peu faible, que vous deviez diner avec quelqu’un ce soir, justement. Si votre motivation est faible mais que vous prenez tout de même le risque. Cette motivation augmente considérablement si vous le faites au lieu de trouver mille et unes raisons de ne pas prendre ces risques.

Il me semble que cette habitude de ne pas prendre de risques a des implications dans la plupart des facettes de toute une vie :

  • Exercer une activité sportive améliore la forme physique
  • Bricoler chez soi augmente la capacité de faire face aux petits désagréments domestiques qui peuvent se produire
  • Sortir plus après le travail permet de rencontrer plus de personnes
  • Se bouger pour faire plus de rencontres aide à trouver l’âme soeur

Tous ces détails sont impossibles sans prendre de risques.

2- Procrastiner la moitié de la journée

J’avais faire un dossier à propos de la procrastination, que je vous invite à lire.

Pour faire simple, des habitudes pour ne pas procrastiner la moitié de la journée ressemblent à ceci :

- En début de journée, avaler la grosse couleuvre du jour. Cela consiste simplement à réaliser la tâche la plus difficile, la plus importante et/ou la plus ennuyeuse le matin, en tout début de journée. Ce faisant, l’esprit est libéré très rapidement. Le sentiment de réalisation place dans une attitude positive pour le reste de la journée. En fait, vous avez “gagné votre journée” dès son commencement !

- Ne pas gravir l’Everest à chaque tâche de travail. L’Everest ne s’est pas élevé dans le ciel du jour au lendemain et en une seule fois. Il en est de même pour les tâches de travail. Il est préférable de construire les projets petit à petit, de commencer tout petit et de construire avec le temps. Une petite étape est terminée ? Bravo! Passons à la suivante.

- Prendre le temps de Réfléchir. Parfois, il suffit de se poser quelques minutes ou de prendre l’air pour se mettre dans de bonnes conditions de réflexion. Lorsqu’on crée, gère, dirige, la réflexion intelligente est une obligation : cela permet de prendre des risques calculés et de passer son temps sur un travail réellement productif.

3- Quand on se met à travailler, se mettre sur une tâche de travail qui n’est pas importante

Mise à part la procrastination classique, l’une des choses les plus faciles est de s’occuper de tâches de travail qui ne sont pas importantes. Il suffit de faire 3 pas ou de réfléchir 3 secondes pour trouver des choses non importantes à faire. C’est si facile d’en trouver et à faire qu’on a tendance à se jeter dessus !

Pour éviter de se charger avec des tâches non importantes, la solution réside dans la connaissance de la loi de Pareto. C’est une loi générique qui s’applique également en productivité et en gestion du temps. C’est la règle des 80%/20% : 80% des résultats proviennent de seulement 20% des tâches réalisées.

En appliquant la loi de Pareto, c’est plus facile de se concentrer sur le peu de tâches de travail qui sont réellement efficaces.

Si vous utilisez une todo liste (liste de choses à faire) pour la journée, vous pourriez noter les 3 choses les plus importantes tout en haut. Et commencer par l’une d’entre elles. Même si au cours de la journée vous ne réalisez effectivement que la première des trois, vous aurez déjà bien gagné votre journée.

Pour résumer l’approche de Pareto, il vaut mieux se concentrer à faire les tâches plus importantes plutôt qu’essayer de faire rapidement des tâches qui ne sont pas importantes.

4- Trop réfléchir

Et ce faisant, reporter l’action. La paralysie causée par “l’analyse” gâche des jours, des mois, des années d’une vie. Je ne dis pas qu’il ne faut pas réfléchir ; mais plutôt qu’une fois la réflexion faite, la décision de fond prise, il est préférable de passer immédiatement à l’action pour ne pas reporter. Faire un peu de recherche, réfléchir à un plan, peser les pour et contre des actions, noter les actions, et se lancer dans la première.

J’évoque cette habitude parce que réfléchir constamment aux mêmes choses, aux même soucis et aux solutions possibles est une perte de temps. Essayer simplement la meilleure (ou la moins pire) des solutions permet de mettre un pied dans la résolution des soucis ou dans l’atteinte des objectifs.

Mettez le pied dedans ! Les événements s’enchaîneront par eux mêmes. Et vous vous direz que vous aviez bien raison !

La perfection n’existe pas. Même si vous passez un temps fou à la chercher.

5- Voir les côtés et dessous négatifs de tout, et en tout

A chaque fois que l’on voit le côté négatif des choses, on diminue sa motivation et son recul. Vous trouvez des erreurs et soucis un peu partout, là où il n’y en a pas vraiment… ou alors sur des points de détails qui ne sont pas très importants.

Dès lors, il est facile de trouver toutes les raisons de ne rien faire. En fait, on peut trouver en 10 secondes les 10 raisons de ne pas faire quelque chose pouvant aider à résoudre un souci. Il est aussi facile, plutôt que régler le problème, d’en parler à qui veut bien l’entendre - or souvent, ce n’est pas le cas.

Oui, il y a un souci avec telle procédure. Oui, telle personne n’a pas été des plus avenantes lors de la dernière réunion. Oui, ce projet est difficile. Mais toutes ces choses négatives ont leur propres limites. Chaque perception négative ne représente pas 100% de la réalité du monde. Elle représente seulement votre perception du monde.

Si quelque chose ne va pas, essayez de changer de perspective ? Pensez au photographe ou au cinéaste qui tourne la même scène selon plusieurs angles de vue.  Vous pouvez être ce photographe, ce cinéaste qui décide de “tourner” avec son appareil photo ou sa caméra pour envisager les autres façons de voir.

Cela donne un recul et une responsabilité telles que la prise de recul est très forte. Et l’attitude finalement plus positive !

6- S’enfermer dans sa façon de penser

C’est difficile d’admettre que sa méthode ou sa façon de voir n’a pas été la bonne façon. Alors on a vite tendance à s’entêter dans ses erreurs, simplement pour ressentir l’impression d’avoir raison.

Cela rend difficile (impossible?) d’apprendre, de s’actualiser, d’évoluer dans certains domaines.

Une solution est de s’ouvrir un peu plus aux autres. D’observer ce qu’ils font, et ce qu’ils disent. Ecouter ce qu’ils pensent de vos orientations. C’est souvent facile à dire mais plus difficile à faire. La suggestion que je peux vous faire est de repenser aux limites et aux différentes perspectives dont je vous parlais plus haut.

Le fond de ma pensée n’est pas de dire que vous devriez devenir une girouette. Ce n’est pas non plus de dire que c’est mal de persévérer. Il s’agit plutôt de vérifier régulièrement que l’on se trouve toujours sur une bonne voie.

Cela a quelque chose à voir avec l’ego.  Celui-ci joue souvent de mauvais tours parce qu’il s’accroche à ce qu’il connaît et à ce qui le rassure ! Or parfois, certaines habitudes ou certaines approches ne fonctionnent tout simplement plus, parce que les conditions sont différentes. C’est pourquoi l’ouverture d’esprit aide à vérifier que ses approches restent d’actualité.

Ce qui était vrai hier ne l’est pas forcément aujourd’hui et ne le sera pas forcément demain.

7- S’inonder d’informations (diverses et variées)

La sur-information ce n’est pas seulement lire ou regarder beaucoup les journaux. C’est plutôt un trop plein de flux d’informations venant de toutes parts. Cette abondance d’informations n’aide en rien à réfléchir clairement, et à prendre des décisions. C’est plutôt l’inverse qui se produit. Parce qu’on est trop stimulés et ballottés par toutes sortes d’informations contradictoires.

Ce faisant, cette sur-information produit ces effets :

- Certaines de ces informations (la plupart je dirais)  sont négatives. Les médias et l’environnement communiquent la plupart des informations négatives. Il suffit de regarder un journal télévisé pour s’en convaincre : les bonnes nouvelles présentées sont souvent en fin de journal. Il s’agit par exemple d’un panda nouvellement né en captivité en Chine. C’est une excellente nouvelle mais ces 30 secondes de bonnes nouvelles dans un journal de 30 minutes sont bien courtes. En ne choisissant pas les informations qui arrivent, on peut se trouver à son tour aussi morose qu’une mauvaise météo.

- La sur-information crée son propre besoin d’informations. Pour avoir le sentiment d’être toujours au courant de tout. C’est impossible et cela rend la vie plus stressante.

- Pour en revenir plus avant sur le plan professionnel, cette surabondance d’informations rend la prise de décision et d’action très difficile. Ceci parce que l’esprit est bombardé d’informations contradictoires devant être sélectionnées et triées parmi tant d’autres. Je trouve que chercher à obtenir un maximum d’informations mène à la paralysie. L’information est très accessible, se contre-dit, et ne sera jamais suffisante, consistante, et exhaustive. Parfaite en quelque sorte.

- Pour finir, l’abondance d’informations peut mener à l’habitude N°3 qui consiste à passer beaucoup de temps sur des choses qui ne sont pas importantes.

A l’inverse, la productivité est impressionnante lorsqu’on coupe ses flux d’informations entrants : fermer ses logiciels en particulier d’emails, éteindre son téléphone portable pendant plusieurs dizaines de minutes, etc. Cette absence de flux d’informations entrants retire un nombre impressionnant de tâches non importantes et de raisons de procrastiner.

Pour aller à l’extrême, je vous conseille même de ne pas vous abonner à mon site, ni de lire mes articles si vous trouvez que je ne vous apporte pas quelque chose qui soit réellement intéressant pour votre travail.

En conclusion

Je ne vous donne pas de leçons et pour ne rien vous cacher, j’ai aussi tendance à me complaire dans certaines des habitudes présentées ci-dessus. Je fais partie des Gens Particulièrement Inefficaces, sous certains aspects.

Il est dit plus haut qu’il est préférable de voir les choses sur un plan positif. Et que c’est bien de ne pas s’enfermer dans sa façon de penser.

Il n’est donc pas trop tard… pour relativiser ces mauvaises habitudes et pour évoluer tranquillement vers des habitudes efficaces !

Crédit photo : Merci à Ed from Ohio.

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