Gestion des tâches : comment faire dans un monde multitâche ?Dans un monde où nous sommes constamment sollicités sur Internet et dans la vie, on a tendance à travailler en multitâche.

Ce travail en multitâche nuit à la productivité. En effet, plutôt que s’occuper de tâches de travail importantes et qui font réellement avancer, on répond sur le tard à toutes sortes de tâches qui nous tombent dessus : appels sur le portable, emails, messages instantanés, Twitter pour ceux qui l’utilisent, etc…

Comment organiser son temps pour conserver une productivité élevée dans un monde du travail multitâche ?

Ce dossier vous propose 5 points pour améliorer la gestion de ses tâches de travail.

1- Ne pas laisser d’emails dans la boîte de réception

Ce conseil est rapide à suivre et augmente considérablement la productivité. Il s’agit de ne pas laisser d’emails dans sa boîte de réception.

Pour ce faire, il suffit de créer des dossiers permettant de trier les emails qui arrivent dans votre boîte.

Voici quelques exemples :

  • Si l’email peut obtenir une réponse en moins de 3 minutes, répondez immédiatement.
  • Si l’email nécessite de la réflexion : placez-le dans votre dossier todo liste. Vous repasserez dessus plus tard et y répondrez.
  • Si l’email contient une référence (lien, document, etc) que vous voulez absolument garder : placez-le dans votre dossier “Références”. A moins qu’il ne nécessite une action de votre part ? Dans ce cas, placez le dans votre todo liste.
  • Si l’email est une demande de rendez-vous : placez-le dans votre calendrier.

Ainsi, plutôt que passer du temps à regarder vos cohortes d’emails qui s’entassent, vous avez le plaisir de voir une boîte de réception propre.

Comme 3 à 5 dossiers principaux sont suffisants pour presque 100% des cas, cette méthode de gestion des emails accroît particulièrement la productivité. En un minimum d’efforts.

2- Considérer le travail en multitâche comme une nuisance à la productivité

Ce n’est pas pour le plaisir qu’il soit interdit de téléphoner et de fumer lorsqu’on conduit. Attention et concentration diminuent fortement lorsqu’on fait plusieurs choses à la fois.

Le même constat s’applique au travail : le multitâche n’est pas efficace parce que notre cerveau n’est pas 100% disponible à la tâche en cours. C’est pourquoi il est préférable de séquencer le travail afin de ne réaliser qu’un seul pan à la fois.

Une séquence peut être : “répondre aux emails qui sont dans la todoliste“. Une autre peut-être “finir la préparation du projet X“.Une autre peut être “se mettre à jour sur les appels téléphoniques“.

Pendant la réalisation de ces tâches, une excellente approche est de ne pas se laisser déconcentrer par les urgences.

3- Faire en priorité les tâches les plus importantes

D’ordinaire on est tous tentés par faire les “urgences” en priorité.

Le souci est qu’à traiter les urgences en priorité, on a plus de temps pour réaliser le travail réellement important ! L’email du fournisseur X qui répond à votre demande de remise peut attendre 2 heures. L’email du collaborateur Y qui vous demande votre avis sur une présentation Powerpoint devant être terminée dans 15 jours peut attendre plusieurs heures ou jours.

Le concept clef est de travailler en asynchrone. C’est à dire qu’au lieu de réagir en temps réel aux événements, vous agissez proactivement en décidant consciemment de retarder certaines tâches au profit de tâches plus importantes. Une forme de procrastination au travail consciente et contrôlée, en somme.

En regardant de près le travail d’une personne, on se rend compte que les moins bons en gestion du temps sont ceux qui répondent le plus rapidement aux sollicitations et urgences.

4- Consulter ses emails et ses appels régulièrement… mais pas tout le temps

En matière de productivité du travail il existe une nette différence entre décider consciemment de regarder ses emails à intervalles réguliers… plutôt que les consulter dès qu’on le peut, c’est à dire n’importe quand et très souvent.

C’est pourquoi consulter ses emails et ses appels téléphoniques régulièrement constitue un changement de vue de l’esprit : le décider implique que vous ayez réalisé du travail important avant d’ouvrir l’arrivée de nouvelles tâches.

Lorsque vous consultez ces arrivées de tâches, vous avez tout le loisir de les trier : ce qui nécessite une action va dans la todoliste, ce qui peut-être fait rapidement est traité, etc.

S’il s’agit d’une vraie urgence vous êtes tout de même protégé puisque le principe même de l’approche consiste à consulter régulièrement les arrivées de nouveaux emails et appels.

5- Soyez fier de votre organisation du travail et soyez prosélyte

Peu de gens savent s’organiser au travail. Peu de gens ont des connaissances en matière de gestion des tâches. Il n’existe pas de diplôme ou de certification en gestion des tâches et du temps.

C’est pourquoi lorsqu’on commence à travailler on imite ses pairs qui ont parfois de mauvaises pratiques. La plus importante étant de s’occuper de l’urgent plutôt que de l’important.

S’organiser requiert donc un vrai courage tant la bonne gestion du temps et des tâches. Cette organisation va à l’encontre des habitudes et des normes du monde professionnel.

Ne lâchez pas prise. Si vous n’êtes pas sûr cette gestion des tâches améliore réellement la productivité, vous pourriez noter à mesure de la journée les tâches que vous faites. Ou à la fin de la journée. Ainsi, à la fin de la journée, regardez tout le travail que vous avez abattu au cours de la journée. C’est impressionnant.

Pourquoi pas inviter vos collaborateurs à suivre également quelques principes pour apprendre à gérer son temps et ses tâches de travail ? Si vous décidez de travailler en asynchrone, vous pourriez commencer par expliquer de quoi il s’agit et quel est l’intérêt de cette organisation.

Soyez prosélyte ! Comme je le disais plus haut, personne n’apprend aux études comment gérer son temps. La seule façon de savoir si cela améliore la productivité est donc… d’essayer !

Avez-vous des conseils et astuces supplémentaires pour améliorer sa gestion des tâches et du temps ?

Crédit photo : Merci à Jagger.

Mettre en favoris et partagerEntreprise»Abonnement