Productivité en entreprise et au travail : comment finir les tâches de travailEn matière de productivité au travail, il existe deux difficultés majeures. La première est de commencer la première action nécessaire à réaliser concrètement une tâche. La seconde, c’est de terminer rapidement cette tâche de façon à passer à la suivante, et ainsi de suite.

Dans ce dossier je m’intéresse à la seconde difficulté de productivité. Comment terminer toutes vos tâches de travail ?

Une journée de productivité pleine de bonnes intentions

Comme chaque matin ou presque, vous voulez aujourd’hui abattre plusieurs tonnes de travail :

  • Vous souhaitez réaliser beaucoup de choses aujourd’hui.
  • Vous commencez la journée dans un esprit de conquête, prêt à en découdre pour une productivité maximale.
  • Vous vous dites “Aujourd’hui j’ai une grosse patate, et je vais en envoyer du travail !

Seulement voilà, la productivité en pratique se passe à peu près de cette façon :

  1. Vous réalisez la première tâche, jusqu’à la perfection.
  2. L’heure du déjeuner arrive.
  3. Vous démarrez la tâche N°2.
  4. Vous finissez la journée toujours en train d’essayer de perfectionner la tâche N°2.
  5. Les autres tâches ne sont réalisées que quelques jours ou semaines plus tard.

Autant dire qu’il existe de meilleures journées de productivité… comment faire pour obtenir une productivité maximale ?

Comment démarrer votre journée de productivité

Tous les matins, imaginez une autruche avec la voix de Casimir vous menacer durement de son bec puissant et dur comme du béton :

  • Réalises toutes tes tâches de travail en moins de 30 minutes, sinon gare à mon bec… !

Quel serait l’impact sur votre productivité ?

Vous procéderiez peut-être de cette façon :

  1. La tâche N°1 serait finie en 15 minutes.
  2. La tâche N°2 serait finie en 15 minutes.
  3. La tâche N°3 serait finie en 15 minutes.
  4. La tâche N°4 serait finie en 15 minutes.
  5. La tâche N°5 serait finie en 15 minutes.
  6. La tâche N°6 serait finie en 15 minutes.
  7. et ainsi de suite…

Vous vous feriez un plaisir de répondre à l’autruche “Fini“! Et sa voix de Casimir vous répondrait qu’effectivement, vous avez tout bon sur la quantité abattue.

Analysons ce travail productif

Avez-vous réalisé de manière parfaite les tâches 1 à 6 ainsi que les autres ?

La réponse est non. C’est probablement du travail de sagouin, ni fait ni à faire comme on dit.

  1. Vous ne vous êtes pas assis en attendant que la tâche A soit parfaite et jusqu’à ce que vous soyez entièrement satisfait. L’autruche à la voix de Casimir vous aurait causé de gros soucis.
  2. Vous avez fait ce que vous avez pu faire, puis vous êtes passé à la suite le plus rapidement possible. Ainsi, vous avez évité les temps de latence pour continuer à rendre votre journée productive.

En fait, on se rend compte que réaliser toutes les choses que l’on peut faire compte plus que perfectionner la tâche N°1 puis passer à la suivante.

La réalisation rapide des tâches de travail permet :

  • d’améliorer les finitions de la “Version 1″ de chaque tâche tout au long de la journée
  • avoir une marge de sécurité grâce à la productivité; si le reste de la journée vous êtes peu productif, vous aurez tout de même fait quelque chose à la fin de la journée

Pour résumer cette approche de la productivité au travail

Cette approche de la productivité se déroule en deux temps :

  1. Exécuter et terminer.
  2. Perfectionner progressivement.

Concrètement, cela veut dire que vous pouvez réaliser toutes les tâches d’une façon très rapide (30 minutes), et améliorer toutes ces tâches de travail à mesure que la journée passe.

L’approche de productivité en pratique

Ainsi, prenons un exemple de productivité avec un compte-rendu de réunion à réaliser après la réunion de 08 heures. Les principales difficultés sont l’exhaustivité, l’absence de fautes d’orthographes et la mise en forme du document.

Tout au long de la journée, plusieurs versions pourraient se succéder, entrecoupées par d’autres tâches :

  1. Noter rapidement, sans aucun formattage, ce qui s’est dit (version 1)
  2. Ajouter de la structure, titres et sous-titre (version 2)
  3. Procéder à la rédaction en bonne et due forme (version 3)
  4. Relecture formelle (version 4)
  5. Mise en forme (version 5)
  6. Envoi aux personnes intéressées (fini !)

Cela ne me paraît pas spécialement irréaliste de dire que mises bout à bout, ces versions prennent une heure en tout et pour tout. Soit le même temps que si vous aviez tout fait d’un coup.

Seulement dans le même temps, outre la productivité équivalente, la qualité du travail est au final meilleure : comme l’un des principaux soucis est la relecture à froid, ces passages successifs permettent d’éliminer les fautes. Et améliorer le style jusqu’à ce que le document soit avancé et poli.

De plus, pendant ce temps, vous avez pu démultiplier les autres tâches de travail…

Que pensez-vous de cette approche de productivité ?

Cette approche de la productivité se résume à : terminer rapidement, améliorer ensuite.

Qu’en pensez-vous ? Cette méthode de productivité est-elle adaptée à vos projets ?

Crédit photo : Merci à Hawkexpress.

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