Comment faire mieux, plus vite, sans se prendre la tête ? La technologie offre parfois des solutions très intéressantes pour gagner du temps (et de l’argent) afin d’améliorer sa productivité.

Il faut dire qu’il y a urgence ! D’après une étude réalisée au 1er semestre 2014, les patrons français consacrent seulement 13% de leur temps aux activités commerciales….

Voici 3 astuces pour vous aider à booster votre efficacité :

Gestion du temps : gagner du temps avec des outils en ligne

Ne plus rien oublier et gérer vos projets :  la to-do-list

La “to-do-list” est une liste de tâches à faire que vous allez garder sous les yeux afin de ne rien oublier.

Il existe des logiciels en ligne très bien faits qui vous font gagner un temps fou ! Il suffit de quelques minutes pour actualiser votre liste et classer les tâches par projets, par degré d’importance (urgent, important…), par clients, par poste (administratif, commercial…), par date… Vous pouvez même mettre certains dossiers en partage pour pouvoir gérer à plusieurs un même projet (avec des tâches attribuées à chacun).  Un e-mail vous est envoyé chaque jour pour vous rappeler tout ce que vous avez à faire.

C’est donc une excellente solution pour améliorer considérablement votre productivité (la plupart des logiciels vous permettent d’ailleurs de suivre votre évolution).  Vous pouvez aussi noter les idées qui vous passent par la tête et que vous voulez garder de côté pour plus tard (vous n’êtes pas obligé d’indiquer une date pour la réalisation d’une tâche).

Un exemple d’outil : todoist

La to do liste de l’entrepreneur

Optimiser votre temps : l’agenda en ligne

Avoir un agenda en ligne offre de multiples avantages. Il suffit d’une connexion web pour pouvoir consulter et mettre à jour votre agenda, y compris longtemps en avance (vous pouvez planifier des rendez-vous ou des tâches à réaliser pour l’année suivante par exemple), via de multiples supports (ordinateur pc ou portable, smartphone, tablette….).  C’est très pratique si vous devez vous déplacer ou si vous travaillez souvent sur ordinateur.

Certaines solutions spécialisées permettent de créer un agenda partagé pour vos collaborateurs ou, encore mieux, pour vos clients. Vous gagnez dans ce cas là un temps précieux puisqu’ils peuvent prendre rendez-vous 24h/24 et 7j/7 (y compris via Facebook ou les Pages Jaunes par exemple) et vous évitez un maximum d’annulations grâce au rappel automatique par SMS.

Un exemple d’outil : clicRDV

ClicRDV : agenda en ligne partagé

Planifier et booster votre efficacité : le chronomètre

Il n’est pas toujours évident d’estimer le temps passé pour réaliser telle ou telle tâche, ou de mettre en place certaines méthodes de productivité qui nécessitent d’allouer un temps déterminé à une tâche précise. A ce sujet, vous pouvez voir par exemple l’excellente technique Pomodoro : le système Pomodoro ou comment améliorer votre productivité en cultivant des tomates.

Utiliser un chronomètre et/ou un minuteur est donc très utile pour vous aider à mieux gérer votre temps :

  • en élaborant un planning plus réaliste
  • en vous fixant des petits défis quotidiens (exemple : traiter plus rapidement vos e-mails)
  • en observant les tâches chronophages (combien de temps par exemple passez-vous sur facebook à faire autre chose que travailler ?)

Un exemple d’outil :  Timer Tab

Timer Tab

Et vous, qu’en pensez-vous ? Quelles sont vos astuces pour augmenter votre efficacité ?

Crédit photo : Shutterstock.com
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