Comment augmenter sa productivité au travail : méthodeTravailler 60 heures dans la semaine tout en se disant que cela n’avance pas, que la productivité est faible, cela vous est peut-être déjà arrivé ? C’est frustrant car lorsqu’on dirige son entreprise, la ressource la plus précieuse est… le temps. C’est la seule ressource que l’on ne peut pas acheter. En plus, on est le propre créateur de ses tâches de travail : plus l’entreprise se développe, plus on a des projets, plus le besoin en temps augmente.

J’ai expérimenté une méthode simple il y a quelques années. Car malgré des semaines de plusieurs dizaines d’heures au travail, je n’arrivais pas à savoir quel travail je faisais effectivement. Comment se découpait une journée-type de travail ? Quelle était l’organisation du temps passé à mon travail ?

La réponse, je l’ai obtenue en utilisant une méthode de productivité.

Cette méthode va potentiellement décupler votre productivité au travail comme elle l’a fait pour moi !

Noter toutes les tâches de travail actuelles

La première étape de cette méthode de productivité consiste à savoir exactement de quelle façon on utilise son temps. Pour ce faire, le plus simple reste de prendre une feuille de bloc-notes (virtuelle ou de papier, à votre convenance). Sur cette feuille, on note toutes les tâches que l’on réalise au cours de la journée : l’heure de début, l’heure de fin, et le contenu en quelques mots.

A la fin de la journée, il est possible de grouper toutes les tâches de travail par catégorie thématique. Cela donne un aperçu immédiat de l’orientation de son temps et de la part du temps consacré à chaque catégorie.

Pour que ce soit efficace, il est nécessaire de noter absolument tout ce que l’on fait, y compris tous les temps “morts” : pauses, temps passé sur Internet, temps passé du côté de la machine à café, temps passé à répondre aux emails, etc.

Ne pas non plus oublier de noter toutes les micro-tâches de travail : toutes celles qui durent de 1 à 5 minutes.

Typiquement, une journée inclut plus de 50 tâches différentes.

Analyser les résultats sur une semaine

La seconde étape de cette méthode de productivité est consacrée à l’analyse de son temps passé au travail.

Ce qui est surprenant, c’est de découvrir les façons dont on utilise son temps. On se rend peut-être compte que le temps effectivement passé à travailler sur des tâches productives est très faible. Le reste du temps étant consacré à toutes sortes d’activités… telles que la socialisation, les pauses, les communications personnelles, et toutes sortes d’activités qui n’ont rien à voir avec le travail.

Ce qui est amusant, c’est s’apercevoir que sur une semaine de 60 heures passées “au travail”… seules 15 heures soient réellement passées à travailler !

Où sont passées ces 45 heures non productives ?

Les réponses sont dans le bloc-notes. Pour moi, il s’agissait de lire trop souvent mes emails. De vagabonder sur des articles de presse. De réaliser des tâches en étant trop perfectionniste… ainsi que me laisser distraire par des choses personnelles n’ayant vraiment rien à voir avec le travail.

Pour ce qui me concernait ce temps improductif  était passé dans des temps de grande passivité : regarder machinalement ses emails, répondre à quelques-uns, me laisser séduire par un titre de presse accrocheur, etc.

Calculer son taux d’efficacité au travail

Grâce aux tâches notées dans son bloc-notes, il est possible de calculer son taux d’efficacité au travail. Ou son taux de productivité, appelez cela comme vous voudrez !

Ce taux d’efficacité permet de mesurer en un clin d’oeil son taux réel d’efficacité lorsqu’on est “au travail”. Ce taux de productivité se calcule de la façon suivante :

Taux de productivité = (Temps passé à “réellement travailler”) / (Temps passé “au travail”)

Pour ce qui me concernait, avec des semaines de 60 heures au travail et 15 heures de travail réel, le taux était bas : 25% de taux de productivité.

Choisir ce que l’on fait de son temps de travail

L’avantage de cette approche de productivité est qu’elle dispose d’un système de mesure vraiment adapté à son travail.

Lorsqu’on a ses chiffres de productivité, on peut décider ce que l’on fait de son temps. Si dans une semaine normale on travaille réellement 15 heures de temps, pourquoi passer 60 heures au bureau ?

Si on veut vraiment passer 60 heures à travailler réellement, sur quoi passer son temps afin que ce soit réellement 60 heures de travail productif ?

Pourquoi pas essayer de travailler uniquement son nombre d’heures de travail productif ? C’est un test à faire si vous en avez la possibilité. Si par exemple vous vous apercevez que votre travail effectif s’élève à 20 heures par semaine, essayez de travailler uniquement 4 heures dans votre journée.

Voyez ce qui se passe.

Je vous le donne dans le mille : pendant ces 4 heures de travail, votre taux de productivité se situera entre 80 et 100%. Sachant que vous aurez tout le reste de la journée pour faire des activités qui vous plaisent…

Augmenter graduellement son nombre d’heures travaillées… en conservant son taux de productivité

Si vous voulez utiliser le temps que cela vous libère au travail, il est toujours possible d’aménager votre temps en conséquence. Le concept est d’augmenter doucement son temps passé au travail. Tout en veillant à avoir un taux de productivité supérieur ou égal à 80%.

Autrement dit, pour conserver une productivité de 80% ou plus, il vous faut augmenter le volume de travail.

Vous verrez que dans l’absolu, ce temps supplémentaire sera consacré à des tâches très productives pour votre entreprise. Vous savez, ce sont toutes les tâches dont vous n’aviez jamais le temps de vous occuper.

Exemple : vous passez de 4 heures de travail effectif par jour à 5 heures. L’heure supplémentaire, vous l’utilisez pour faire exclusivement de la prospection. L’intérêt pour vous et l’entreprise est évident !

Un effet de bord de cette approche de la productivité est l’équilibre que cela procure dans sa vie personnelle.

Cela permet de travailler moins, et mieux : au lieu d’être complètement débordé dans un bazar de tâches qui n’apportent rien, on travaille exclusivement sur ce qui crée de la valeur. Au lieu de passer 60 heures au travail, on passe 45 heures… soit 15 heures libérées pour des activités toutes personnelles !

En conclusion : ne pas avoir peur des chiffres de productivité pour travailler plus efficacement

Si vous découvrez des taux d’efficacité très faibles, vous prendrez peut-être peur en considérant les options qui s’offrent à vous. Vous pouvez décider du statu quo, ou alors de travailler moins jusqu’à ce que votre taux d’efficacité soit à 80%. Votre journée de travail type passera peut-être ainsi de 10 heures à 6 heures…

Que faire de tout ce temps ?

C’est à vous de décider. Soit, augmenter le nombre de vos tâches en veillant à ce que votre taux de productivité reste au moins à 80%. Soit passer votre temps dans des activités personnelles.

La réponse se trouve peut-être entre les deux ? Qu’en pensez-vous ?

Crédit photo : Merci à Txkimmers.

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