Un entrepreneur efficace est un entrepreneur qui sait bien gérer son temps ! Pour aller plus vite et faire aussi bien (voire mieux), il faut évidemment parvenir à optimiser au maximum l’organisation de chaque journée de travail.

Pour cela, il faut commencer à traquer les mauvaises habitudes qui nous font perdre de précieuses minutes. Le mail non-lu est à ce titre un ennemi de la productivité. D’où l’intérêt du “zero inbox” (appelé aussi “inbox zéro”), un objectif à atteindre qui peut vous faire gagner de 10 à 15 minutes par jour environ.

Gestion du temps : objectif zero inbox

Qu’est-ce que le “zero inbox” ?

Il s’agit tout simplement de répondre ou de traiter les e-mails que vous recevez dès que vous les lisez. L’objectif est de tendre au maximum vers une boîte de réception ne contenant plus aucun e-mail non lu.

Cela n’a l’air de rien mais grâce à cette méthode, vous allez :

  • gagner de 10 à 15 minutes par jour en moyenne : ce qui équivaut au temps perdu à repenser aux e-mails non traités et à ne plus être pleinement concentré sur son travail
  • supprimer l’inutile et le superflu : en disant définitivement “non” à certaines sollicitations récurrentes
  • profiter de certaines opportunités : en ne laissant plus d’e-mails intéressants sans réponses
  • automatiser certaines tâches : pour gagner du temps supplémentaire

Par où commencer ?

Au début, si votre boîte de réception est pleine, il faut prévoir un peu de temps sur votre planning (et pourquoi pas aussi une playlist sympa pour rendre cette tâche plus agréable!).

Par la suite, cela ne vous prendra que quelques minutes. Allez hop, c’est parti !

Profitez de votre  “grand nettoyage” pour :

  • vous désinscrire de tout ce qui ne sert à rien : les newsletters indésirables ou qui ne vous intéressent pas, les notifications inutiles (par exemple certaines notifications envoyées par les réseaux sociaux)
  • supprimer ce qui doit l’être
  • créer des dossiers et des sous-dossiers dans votre inbox afin de trier plus facilement vos e-mails
  • appliquer des filtres afin de trier vos mails automatiquement
  • créer des réponses standardisées pour répondre en quelques secondes aux demandes récurrentes
  • oser répondre par la négative plutôt que de laisser trainer un e-mail parce que vous ne savez pas trop comment refuser telle ou telle sollicitation (à ce sujet : Dire NON : comment ? Voici comment apprendre à dire NON)
  • répondre immédiatement aux e-mails les plus simples
  • répartir dans des dossiers les e-mails non urgents mais qui requièrent une action future ou qui demandent une réflexion : à traiter cette semaine, personnes à recontacter, idées pour 2017, to-do-list du jour, etc.

Et par la suite ?

Pour maintenir le cap du “zero inbox” toute l’année, l’idéal est de commencer par ne plus garder les yeux rivés en permanence sur votre boîte de réception. Cette façon de procéder à tendance à vous distraire (le multi-tâches et la productivité ne font pas bon ménage!) et à vous inciter à la procrastination.

Au contraire, prévoyez plusieurs moments par jour, dont un avant de quitter votre travail, pour consulter votre messagerie et pour répondre à vos e-mails (cela peut vous aider également à préparer votre to-do-list du lendemain).

Ensuite, il vous suffit d’appliquer la règle des 2 minutes : à partir du moment où une tâche demande moins de 2 minutes à être réalisée, faites-la (surtout si vous utilisez le trio gagnant réponses standardisées + dossiers + filtres automatiques…  CQFD !).

Et vous, qu’en pensez-vous ?

Crédit photo :  Joe Buckingham
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