Optimiser et mieux organiser son temps au jour le jour ?…

Voici l’art et la manière de gagner du temps… au quotidien !

montre pour gérer son temps

Vous avez un projet personnel à mener, ou tout simplement besoin de vous libérer une demi-journée par semaine pour faire du sport ou passer plus de temps avec votre famille ?

Même si vous avez une vie hyper active et très structurée, vous pouvez encore gagner du temps. Au quotidien.

Voici comment optimiser votre planning :

1- Avoir une vue globale sur les activités de la semaine

Pour commencer, il est important d’avoir une vision globale de votre emploi du temps.

Vous allez donc dresser une liste de tout ce que vous avez à faire, sans rien occulter (vous devez aussi mentionner les rendez-vous chez le dentiste, les tâches administratives et comptables, le dîner en tête à tête pour l’anniversaire de votre conjoint….).

Regroupez ensuite toutes vos obligations en deux colonnes distinctes : l’une sera consacrée aux tâches récurrentes et prévisibles, l’autre aux tâches variables et non planifiables (les réponses aux devis, un problème avec un fournisseur ou avec un client…). Vous allez vous apercevoir que les tâches récurrentes occupent la majorité de votre temps.

2- Trier les tâches récurrentes

Les tâches urgentes, imprévisibles et non récurrentes ne peuvent pas être modifiées. Bien au contraire : il vaut mieux prévoir une journée par semaine pour gérer tous ces impondérables qui sont au coeur de votre métier.

Par contre, les tâches récurrentes qui rythment votre quotidien doivent pouvoir faire l’objet de quelques aménagements. Là encore, triez votre liste pour distinguer les obligations prioritaires qui relèvent de votre seule responsabilité. Pour chaque activité, regardez aussi si vous devez vous en charger en intégralité ou si vous pouvez en déléguer une partie.

Cela va vous permettre d’identifier les obligations que vous pouvez déléguer. Et pour les travailleurs en solo qui travaillent depuis leur domicile, il y a aussi des possibilités : sous-traitance, délégation de la comptabilité ou du secrétariat à des prestataires, voire engager quelqu’un quelques heures par semaine pour le ménage et la garde des enfants.

3- Organiser un traitement des tâches par lot

Une fois que l’on a une vue globale, une fois que l’on a trié ses tâches, on dispose d’une opportunité unique pour optimiser considérablement sa productivité… sans effort !

Gérer son temps par lot

Il s’agit de traiter toutes les tâches récurrentes et/ou similaires à la chaîne, les unes après les autres.

Cela veut dire dans un premier temps :

  • Que l’on regroupe toutes les tâches récurrentes dans un premier lot
  • Que l’on regroupe toutes les tâches similaires dans un second lot
  • Que l’on regroupe toutes les tâches ayant un point commun dans un troisième lot

Et ainsi de suite pour toutes les tâches qui ont un rapport les unes avec les autres.

Trois exemples simples d’application concrète :

  • Au lieu d’envoyer 5 factures entre Lundi et Vendredi, attendez donc Vendredi pour les envoyer toutes d’un coup. Si vous en envoyez 5 dans la journée, attendez la fin de journée pour toutes les envoyer en même temps.
  • Au lieu de passer 10 appels téléphoniques prévus dans le cours de la journée, prévoyez deux sessions de phoning. Une à un instant I pour appeler tout le monde. Et une seconde pour tenter de rappeler tous ceux que vous n’avez pas réussi à avoir lors de la première session. Si suite à ces deux lots il reste encore des personnes impossibles à joindre ce jour là, placez ces appels dans un lot que vous ferez lors de la prochaine session demain ou le surlendemain.
  • Au lieu de répondre à vos emails tout au long de la journée, prévoyez des blocs courts mais pour envoyer 5 à 10 emails d’un coup.

Vous suivez ?

On constate aisément que cette organisation n’a demandé aucun effort, si ce n’est savoir exactement ce qu’il y a à faire au point de vue global (étape 1) et avoir trié ses tâches (étape 2).

Maintenant que vous avez des exemples simples et génériques, comment pouvez vous adapter cette approche de gestion à votre entreprise et aux tâches que vous devez réaliser chaque jour ?

En matière de gestion du temps, avec un peu de bonne volonté et de discipline, rien n’est impossible… à vous de jouer !

Crédit photos: merci à Steve Grobois et Esther Gibbons.

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