Dans une entreprise, les réunions sont indispensables. Même si vous n’avez pas de salariés, vous pouvez être amené à rencontrer des partenaires pour développer votre activité via un projet collaboratif.

Le problème, c’est que le plus souvent les réunions sont très gourmandes en temps et qu’elles sont rarement d’une efficacité optimale, faute d’un véritable suivi.

Mais les outils numériques sont en train de changer la donne. Un exemple : Beesy.me (www.beesy.me),  une solution pour iPad, PC et Mac développée par trois entrepreneurs français. 

Découvrez l’interview de David Chevenement, le co-fondateur de BeeApps.

Pourriez-vous vous présenter, ainsi que votre entreprise, en quelques mots ?

David Chevenement, fondateur de Beesy.meJe m’appelle David Chevenement, fondateur de BeesApps.

BeesApps est une société qui édite des applications de productivité en entreprise. Elle a été fondée par moi-même et mes associé Christopher Mesquita et Jean-Charles Ragons fin 2011.

Actuellement nous proposons deux produits qui s’intègrent dans une unique solution de productivité et de gestion sur le Web et iPad. L’application iPad se nomme Beesy et la plateforme web associée est Beesy.me.

Pour faire simple : je suis convaincu que l’iPad a bouleversé la façon dont nous travaillons et que son potentiel est énorme en termes d’organisation et de gestion personnelle.

Qu’est-ce qui vous a motivé à lancer ce projet ? Trouvez-vous que la gestion du temps dans les entreprises n’est pas encore suffisamment efficace ?

Tout d’abord je dirai que c’est la passion pour la technologie et surtout pour les nouveaux usages qui en découlent qui m’a motivé à me lancer dans ce projet. Hegel disait “Rien de grand ne s’est fait sans passion”, je crois que la passion est effectivement le plus puissant des moteurs pour agir ; en tout cas ça l’a été pour moi.

Ensuite il y avait aussi la volonté de tester mes idées, d’assumer mes choix jusqu’au bout. Après 15 ans d’expérience professionnelle ou l’on valorise votre capacité à prendre l’initiative, avoir des idées et à entreprendre, vous avez clairement envie d’essayer sans les “béquilles” relativement confortables d’un CDI.

Puis il y a cette révolution de l’iPad qui bouleverse notre rapport à l’écrit, tant dans la lecture que dans l’écriture. J’avais du coup l’impression d’être au début d’un cycle à ne pas manquer, sentiment d’autant plus fort que j’étais passé à côté de la révolution Internet et de celle de l’iPhone sans avoir pu créer quelque chose à ces moments-là.
Je voulais m’inscrire dans une stratégie de développement moins court-termiste que les attentes actuelles du marché ; tenter de construire quelque chose de durable combinant cette passion mais aussi pouvant assurer mes besoins quotidiens évidents.

Ensuite, j’utilise l’iPad depuis son lancement à des fins professionnelles et aucune des solutions sur le marché ne couvrait vraiment mes besoins de manager. Surtout, malgré leurs promesses aucune ne me permettait d’effectivement gagner du temps.

Plus largement, des pans entiers de l’entreprise utilisaient de plus en plus l’IT d’une manière critique mais un élément essentiel n’était pas couvert : la gestion des priorités, à la fois du point de vue personnel mais aussi au niveau global de l’entreprise. En partant de mon expérience personnelle j’ai compris que ce manque générait des pertes de temps considérables pour les professionnels et donc pour les entreprises.

En plus de la gestion des priorités c’est aussi la façon dont sont mises à profit les réunions qui est bien souvent loin d’être optimale. En effet, pour beaucoup d’entre nous, la prise de notes en réunion est souvent synonyme d’une prise de notes papier sur un carnet, d’un compte rendu envoyé par mail et ensuite d’un suivi peu efficace en cherchant dans ses notes… Ces pratiques, largement majoritaires encore aujourd’hui, limitent l’efficacité des décisions que l’on prend comme manager tous les jours et sont sources de pertes de temps en entreprise.

C’est principalement à partir de ces deux constats que j’ai décidé de développer ma propre solution : Beesy.

Solution pour prise de notes professionnelle en réunion

Quels sont les avantages de votre solution ?

Beesy est une application de notes pour iPad conçue pour faire gagner du temps pendant et après une réunion ainsi que dans le suivi des tâches issues de ces mêmes réunions associées à une gestion des priorités.

Pour ce faire Beesy permet :

  • de prendre des notes très facilement au cours d’une réunion tout en les structurant sous forme de points d’actions ou de commentaires
  • de réorganiser très simplement les notes d’une réunion en fonction de l’ordre du jour (drag & drop)
  • de pouvoir envoyer immédiatement par email le compte-rendu mis en forme automatiquement par Beesy à l’issu de la réunion
  • de pouvoir en permanence suivre l’état d’avancement des points d’actions avec un système de vues par type d’actions, par personne ou par projet – sans ressaisir une deuxième fois l’information. Un réel gain de temps pour la gestion des To-Do puisqu’il n’est plus nécessaire de configurer ses tâches.

Ensuite grâce à la plateforme web Beesy.me il est possible de synchroniser ses données entre iPad et Web et de gérer des projets et des notes de manière collaborative avec délégation des tâches et modification en temps réel par n’importe quel participants. Ainsi tous les acteurs d’un projet ou d’une équipe sont toujours à jour sur le suivi des décisions et des actions, sans aucun effort de saisie dans un outil de suivi.

Combien de temps peut-on espérer gagner par jour ? Avez-vous des retours des utilisateurs à ce sujet ?

Nous avons régulièrement des retours d’utilisateurs satisfaits à ce propos. Nous avions réalisé un sondage sur ce sujet justement et nous avons appris que plus de 40% d’utilisateurs réguliers arrivent à gagner plus de 30 minutes par jour en moyenne. Et ceci juste en l’utilisant personnellement pour organiser leur quotidien.
L’arrivée de notre plate-forme collaborative ajoute encore à ces gains puisque désormais les mise à jour sont faite en direct par ceux la même qui traitent les actions.

Combien ça coûte ?

Nous avons différentes offres et formules. Tout d’abord l’application iPad coûte 5,49€ et ne nécessite pas de souscription payante. Il y a néanmoins des achats intégrés dans l’application pour quelques fonctionnalités utiles mais pas indispensables pour autant.

Ensuite la plateforme web Beesy.me est accessible gratuitement et peut être utilisé au quotidien sans abonnement. Cependant, il y a également 3 formules à 5€/mois pouvant être souscrites : Beesy.me Sync, Pro et Team. Chaque formule est axée sur un usage qui peut être fait de Beesy.

La Synchronisation permet avant tout de synchroniser en illimité ses données sur notre cloud Beesy.me et avec l’application iPad. La version Pro est vraiment axées gestion de projets et la version Team est axée sur la gestion collaborative de projet, avec des fonctionnalités de partage de note et projets en temps réel.

Chaque souscription peut être prise seule ou cumulées.

Par ailleurs, pour toute souscription gratuite il y a un mois d’essai pour l’offre complète.

D’après votre propre expérience d’entrepreneur, quels conseils pourriez-vous donner aux dirigeants pour gagner du temps au quotidien ?

Tout d’abord, la gestion de ses priorités est fondamentale. Il est impossible de mener toutes les opportunités de front, il est VITAL de choisir ses priorités, surtout pour un entrepreneur qui débute son business et qui donc est à priori limité en termes de resources. La clé du succès est donc de savoir dire NON. Non à toutes ces tâches qui sont sans rapport avec vos objectifs et qu’on accepte sans vraiment en mesurer les implications.

Ensuite, il est important de s’intéresser aux outils informatiques existants dans son domaine et bien les choisir. Il y a des outils qui peuvent vous faire gagner un temps fou et d’autre qui peuvent vous en faire perdre tout en vous donnant l’illusion d’en gagner. Ce genre d’outil n’est pas toujours évident à identifier car les raisons à cette contre-productivité ne sont pas visibles et peuvent venir tant de l’outil en lui-même que de l’usage qui en est fait. C’est pourquoi le choix des outils, notamment des outils liés directement à la productivité, est critique pour un manager.

Merci David !

Et vous, comment procédez-vous pour optimiser au maximum vos prises de notes professionnelles ?

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