Comment réaliser un maximum de tâches dans un minimum de temps ? Certains entrepreneurs semblent capables d’une meilleure productivité sans pour autant avoir besoin de multiplier les heures de travail.

Ils ne sont pourtant ni plus doués que vous, ni plus compétents. Mais ils sont devenus experts dans l’art de la gestion du temps, et en particulier dans l’optimisation de leurs facultés de concentration.

Rassurez-vous : vous pouvez en faire autant !

Gestion du temps et concentration

Le temps de commutation

Connaissez-vous le temps de commutation ? Non ? C’est dommage, car il vous coûte des heures précieuses chaque jour !

Pour vous l’expliquer sans rentrer dans un jargon technique, prenons un exemple.  Vous vous lancez dans la réalisation d’une tâche importante comme la rédaction d’un dossier pour un client, la préparation d’une commande à envoyer ou la refonte de votre site internet.  Mais vous ne parvenez pas à effectuer ce travail d’une seule traite : vous vous interrompez fréquemment pour recevoir un appel téléphonique ou  pour répondre à des e-mails.

Cette habitude a priori anodine se révèle pourtant catastrophique pour votre capacité de concentration. Votre esprit, déstabilisé par ces arrêts brutaux, doit déployer une énergie considérable pour se remettre en mouvement et terminer la tâche principale que vous aviez commencé.  En moyenne, ce “temps de commutation” va augmenter le délai pour finaliser votre travail de 25% !

Et vous allez aussi subir d’autres conséquences fâcheuses : fréquence d’erreurs plus élevée, sensation de fatigue, impossibilité de garder une attention soutenue dans la durée…

Créer des rituels

Pour contrer les effets dévastateurs de ce phénomène, vous pouvez mettre en place des habitudes de travail :

  • limiter les moments où vous êtes “multitâches” aux activités de moindre importance
  • vous fixer des plages horaires précises pour consulter vos e-mails : par exemple, vous vous octroyez 45 min à 2 ou 3 reprises dans la journée à des horaires fixes
  • mettre votre téléphone sur messagerie lorsque vous devez réaliser une tâche importante ou lorsque vous avez une réunion avec vos collaborateurs
  • réfléchir la veille aux tâches prioritaires à réaliser le lendemain dès le début de votre journée de travail
  • garder dans votre planning des moments réservés aux imprévus : un “bon” agenda ne doit être rempli qu’à 60 % !

Et vous, quels sont vos “trucs” pour améliorer votre concentration ? Êtes-vous victimes du temps de commutation ?

 

Crédit photo : merci à Gilderic Photography

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