Pour être efficace, le B-A BA est de commencer par organiser son temps pour améliorer sa productivité.  Mais avant de commencer par appliquer les différentes méthodes de gestion du temps (Pareto, Pomodoro….), il existe des habitudes faciles à prendre pour tous les entrepreneurs afin de simplifier l’organisation du travail au quotidien.

Gestion du temps et habitudes à prendre pour gagner du temps

1 - Des noms clairs et explicites

Pour vos fichiers, vos dossiers, vos documents, le sujet vos e-mails….. il est essentiel de choisir un intitulé suffisamment explicite.

Ne perdez pas de vue que dans 3 ou 6 mois, ce qui vous semble évident aujourd’hui risque de devenir obscur et confus ! Or c’est justement à ce moment là que vous aurez besoin de retrouver un échange avec un client ou un document sur lequel vous avez noté une information dont vous avez désormais besoin. En prenant cette simple habitude, vous allez éviter de gaspiller un temps précieux dans de longues recherches !

 2 - Jeter et trier

Accumuler des données inutiles est contre-productif.

Pourtant, il n’est pas toujours évident de décider immédiatement de la pertinence d’une information (papiers en tous genres, courriers, e-mail….) :

  • parce que vous ne savez pas, sur le moment, si telle ou telle donnée pourra vous être utile dans la réalisation d’une mission ou d’une tâche
  • parce que, sur le moment, vous êtes réellement persuadé que vous pourrez en faire quelque chose

Le mieux est alors de vous fixer un rendez-vous hebdomadaire régulier que vous programmez systématiquement dans votre agenda. Par exemple, tous les vendredis en fin de journée, vous éliminez le superflu accumulé pendant la semaine.

Lorsque vous ne parvenez pas encore à jeter tel ou tel papier ou courriel, vous pouvez :

  • l’archiver
  • en dernier recours, le ranger dans la pile des documents à traiter pour la semaine suivante

3 - Organisez votre bureau

Si vous voulez gagner du temps en commençant votre journée de travail, vous devez commencer par organiser et par ranger votre bureau.

Par exemple, certains tiroirs ou placards peuvent être dédiés aux documents administratifs, et vous pouvez aussi utiliser des pochettes avec des codes couleurs pour visualiser facilement les dossiers fournisseurs, clients…Faites la même chose avec vos e-mails : classez et archivez en fonction du degré d’importance du message, de la tâche à effectuer (à suivre, à traiter en urgence…)…

Là encore, le plus simple est de transformer ce passage obligé en un rituel quotidien que vous réaliserez tous les soirs avant de quitter votre lieu de travail (même si vous travaillez à domicile !).

Et vous, quelles sont les petites habitudes concrètes que vous avez prises pour gagner du temps ?

Crédit photo : merci à Metrix X

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