Vous avez décidé de modifier le prix d’un produit ou d’un service pour être plus compétitif.  A priori, rien de plus simple. Sauf qu’en réalité, cette simple action va s’avérer très gourmande en temps…et donc vous coûter très cher.

Parce que pour changer un seul prix, vous allez devoir :

  • modifier votre catalogue
  • informer vos clients de ce changement
  • faire circuler l’information auprès de vos collaborateurs
  • retrouver l’ensemble des documents comportant ce tarif (site web, etc…) pour valider le changement

Or, plus les tâches à effectuer augmentent,  plus les risques d’erreurs sont fréquents. Et plus vous avez de collaborateurs, plus la perte de données est élevée.

Un autre problème fréquent : le fameux document indispensable (une facture, un dossier client, un e-mail….) que vous aviez imprimé mais que vous ne parvenez plus à retrouver dans vos archives.

Comment pallier à ce problème ? A l’occasion du lancement de la Boutique des Entrepreneurs, Olivier de Raedt vous explique comment parvenir à une gestion globale de l’information. Sa société, Antelium, conçoit des solutions logicielles qui vous permettent de gérer électroniquement tous vos documents pour gagner du temps et réduire vos coûts de fonctionnement. 

 Gestion électronique de documents

Vous modifiez le prix d’un produit. Il faut donc rectifier le catalogue. Et en informer les clients. Sans oublier les commerciaux. Solution : une gestion globale de l’information.

Les entreprises ont toujours pour objectif de limiter au minimum la circulation des documents papier afin d’éviter de perdre des données et rendre l’information disponible pour le maximum de salariés.

La gestion électronique de documents (GED) présente un avantage écologique indéniable. Mais ces solutions logicielles apportent-elles des bénéfices mesurables en matière de gain de temps et de réduction des coûts ?

Faut-il oui ou non investir dans une GED ?  : voilà une question capitale à laquelle doive répondre les chefs d’entreprise !

Beaucoup d’interrogations naissent à propos de la GED.

S’agit-il d’une tendance éphémère ? d’une démarche écologique ? de la réponse à un véritable besoin dans l’entreprise ?

Les éditeurs de GED doivent donc s’engager à démontrer l’efficacité de leurs solutions logicielles par rapport à 3 critères :

  • la protection de l’environnement,
  • le gain de temps,
  • et la rentabilité

1) La protection de l’environnement

La GED est indéniablement écologique, puisque en dématérialisant systématiquement vos données (courriers, télécopies, factures, courriels, photos, etc.) , le flux de papiers dans l’entreprise est quasiment nul.

2) Le gain de temps et la rentabilité

Notre société détermine de façon concrète, et sur la base de données chiffrées, le gain de temps obtenu par utilisateur et donc les bénéfices réalisés eu égard au coût des charges salariales.

Le chef d’entreprise peut alors déterminer, en fonction du gain journalier dégagé, l’importance du retour sur investissement qu’il va générer. La transparence est totale et le choix du dirigeant repose donc sur des éléments tangibles.

Focus sur l’amélioration des processus métiers

Les avantages d’une solution GED ne se mesurent pas qu’avec des critères économiques directs. Un autre élément revêt une importance essentielle : l’amélioration des processus métiers.

Une GED va en effet améliorer notablement les processus métiers :

  • A - meilleur partage de l’information
  • B - capacité de l’outil à informer les utilisateurs de points critiques, ou d’arrêts
  • C - encadrer les procédures internes, pour que chaque utilisateur évolue dans un environnement non permissif

Un meilleur partage de l’information (A)
Il s’agit de la base d’une bonne GED, sans oublier les points relatifs à l’archivage, aux droits et aux profils des utilisateurs… Mais l’ergonomie des différentes solutions présentes sur le marché est plus ou moins réussie, ce qui a des conséquences concernant la prise en main et la facilité d’utilisation.

La GED se présente comme une armoire numérique, qui va contenir l’ensemble de vos dossiers et de vos documents. Un processus d’activités (workflow) simplifie et fluidifie la circulation de l’information. Dans les entreprises les plus petites, le point A est donc habituellement remplacé par l’explorateur windows et une véritable communication directe entre les collaborateurs. Mais est-ce toujours pertinent ? Sur le long terme, lorsqu’il s’agit de gérer les archives, vous pourriez être surpris en découvrant le coût journalier de la recherche « papier ».

Quelques chiffres-clés :

  • 300 heures : en moyenne, c’est le temps que consacre un salarié chaque année à rechercher des documents papiers
  • 75 kilos : c’est la consommation de papier par salarié chaque année alors même que les tarif du papier n’a jamais été aussi élevé ! Le volume de 2 arbres entiers est englouti par chaque collaborateur d’une entreprise. 15 milliards de feuilles sont imprimées chaque année soit 475 000 feuilles à la seconde (source : The Economist).
  • 5 à 15 % du CA : c’est la proportion moyenne de chiffre d’affaires allouée à la gestion et à l’archivage de la documentation papier.

Cela donne matière à réflexion, non ?

Au fur et à mesure que les données papiers s’accumulent, la question de la place à consacrer au stockage devient aussi un enjeu dans l’entreprise. Le chef d’entreprise a souvent intérêt à disposer d’une salle d’archives numérique, qui va lui permettre d’archiver et de retrouver ses documents facilement pour n’utiliser que ce dont il a besoin.

Informer les utilisateurs de points critiques (B) et encadrer les procédures internes (C)

Ces deux points doivent être examinés avec attention si votre activité est centrée sur une gestion contractuelle ( activités de vente, assurances, construction….).

En cas de suractivité ou de problèmes internes (communication, non respect des procédures…) notamment , les erreurs les plus fréquentes finissent par perturber le bon fonctionnement de l’entreprise.

A titre d’exemple, il faut savoir qu’à l’origine des difficultés financières des TPE/PME, il y a principalement un défaut de facturation des clients dans les temps ! (source : Ministère du Redressement Productif). Au quotidien, d’autres problèmes peuvent survenir : livraison effectuée alors que l’original de la commande n’a pas été reçu, etc….

Pour pallier à tous ces inconvénients, il faut une solution plus perfectionnée qui va être capable non seulement d’assurer les fonctions attendues d’une GED, mais aussi et surtout en mesure d’exploiter les données contenues sur vos supports d’informations, comme les courriers, les télécopies, les devis, etc. Dans ce cas, l’outil doit être capable d’encadrer les procédures internes (le point C) pour déterminer et gérer les tâches qui vont être effectuées par vos salariés : Qui va faire quoi ? Quand et comment ?

Contrairement aux idées reçues, l’investissement pour acquérir une solution intégrant les points B et C n’est pas forcément beaucoup plus élevé que la solution de GED basique. Il est parfois même nettement plus compétitif !

L’organisation de l’entreprise est alors optimisée et les processus métiers sont respectés grâce :

  • à la GED qui collecte et organise toutes les données
  • à l’outil de gestion du contenu qui analyse et exploite les données du Systèmes d’Information.

Si vous complétez ce système par outil CRM (gestion de la relation clients), les performances et les plus-values réalisées sont conséquentes !

En clair, dans un contexte de crise économique et face à un marché devenu très compétitif, la capacité d’anticiper apporte un réel avantage concurrentiel puisqu’il permet de prendre les bonnes décisions au bon moment.

Quelle solution choisir ?

En fonction des éléments évoqués ci-dessus, vous pouvez vous orienter vers une GED basique ou vers une solution plus complète capable d’analyser les données.

Vous pouvez élaborer votre propre grille de lecture, en listant par exemple les avantages et les inconvénients de chaque offre.

Un conseil supplémentaire : ne vous focalisez pas uniquement sur la question du prix, même si elle a forcément une incidence sur le choix final. Par exemple, trop d’entrepreneurs commettent l’erreur de passer par des solutions open source. Mais ce recours au « gratuit » peut finalement leur coûter très cher : si vous n’avez rien à payer, n’oubliez pas que le produit….c’est vous !

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 Crédit photo : merci à Judy van der Velden 

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