J’ai toujours considéré que l’email est une gangrène pour les entreprises, un véritable parasite mangeur de temps… et que c’est la moins pire solution pour communiquer rapidement.

Si j’essaie de limiter au mieux les envois à l’intérieur de mon entreprise, entre collaborateurs d’un côté, et de l’autre, en veillant à ce que les clients utilisent le plus possible des interfaces web, elle n’est pas épargnée par cette “emailite” que l’on peut vite attraper…

… Et dont il est difficile de se débarrasser !

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Il y a quelques temps encore je gérais ou co-gérais 3 boîtes; j’ai pu limiter à 2 il y a quelques mois (une pour moi, et la “générale” de mon entreprise). Mais il faut se rendre compte qu’en recevant plusieurs dizaines d’emails par jour et en envoyant plusieurs dizaines aussi, c’est une véritable et difficile gestion.

Il y a 10 ans : un logiciel mail, Thunderbird

Il y a 10 ans j’utilisais un client mail, qui était Thunderbird.

Le plus Thunderbird : Il était pratique avec ses possibilités de classement, sa rapidité, la possibilité de mettre des couleurs pour trier très vite les urgences, les emails à réfléchir, etc…

Le moins : on restait sur un un “client” mail, donc, tout ce que l’on faisait sur l’ordinateur A, n’était pas forcément (bien) conservé sur l’ordinateur B ! La mobilité n’était pas du tout évidente… ce qui est devenu un facteur bloquant.

Il y a 5 ans : un webmail, Gmail

Il y a 5 ans je suis passé à Gmail… un outil révolutionnaire par sa puissance, sa rapidité,  l’étendue de ses fonctions… et le fait d’être sur le Web, donc, de pouvoir accéder à ses emails partout dans le monde, quel que soit l’ordinateur ou la machine utilisée.

Il y a 1 an : Google Apps

Je suis passé à Google Apps pour toute mon entreprise… lui faisant bénéficier des avantages de Gmail, de Google Documents/Drive, Google Agenda, etc…

Mais depuis 1 an….

Avec l’augmentation du trafic des emails, je me suis retrouvé à trouver des défauts très dérangeants aux webmails, que n’ont pas les logiciels du type Outlook, Thunderbird, etc.

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Pour fonctionner, un webmail doit avoir une fenêtre de navigateur ouverte. A côté de cela, l’email étant souvent partie intégrante de projets, de dossiers, d’échanges d’informations, etc…, il faut bien souvent avoir ses emails ouverts pour travailler sur les dossiers.

Donc… on se retrouve à avoir constamment au moins une fenêtre ouverte avec son webmail. Et donc, on devient sujet à être facilement dérangé à tout moment :

  • On ne peut pas travailler correctement dossier par dossier, parce que de nouveaux messages arrivent constamment.
  • Certainement par flemmardise de le fermer et de le relancer plusieurs fois dans la journée dans son navigateur, on finit par laisser constamment une fenêtre ouverte avec son webmail…

Ce qui gêne c’est la difficulté à se concentrer sur ce qui est réellement important… et de se sortir du nez ce qui ne l’est pas du tout, et ce qui peut attendre.

Les avantages des logiciels d’emails…

Cette expérience montre deux vertus aux logiciels d’emails du type Thunderbird et Outlook :

  1. Au moins, on peut les fermer.
  2. Au moins, on peut leur demander de ne PAS relever de nouveaux messages automatiquement.

Et donc, on peut se concentrer sur les dossiers individuellement, ou décider de mettre à jour sa boîte d’un côté sans recevoir de nouveaux emails de l’autre.

Alors depuis ce matin… 

J’avais une licence Microsoft Office qui traînait, je l’ai donc utilisée pour me paramétrer un Outlook 2013.

L’interface de ce logiciel est vraiment déroutante de prime abord, et à côté d’un Gmail, on se rend compte de différences assez nettes en terme de gestion des emails et de l’interface. C’est complètement différent et j’éprouve des difficultés, pour l’instant, à m’y faire. Nul doute qu’un utilisateur d’Outlook éprouverait la même sensation en passant à Gmail !

En faisant cet essai, je me suis rendu compte que Google a tout prévu pour ses utilisateurs, avec Google Apps Sync, attention, vidéo en anglais :

Cet outil est tout simplement fantastique : installé sur un ordinateur, il synchronise TOUT votre compte Google Apps avec Outlook !

Quand je dis TOUT, ce sont les emails, les contacts, les paramètres de messagerie, l’agenda Google. Même les filtres de messages.

Et cela va dans les deux sens ! Votre Outlook synchronise votre Gmail, et votre Gmail synchronise votre Outlook.

Donc, vous pouvez bénéficier des avantages d’un logiciel du type Outlook sur votre machine principale, tout en continuant à utiliser votre Gmail lorsque vous êtes sur tablette, machine secondaire ou sur votre smartphone.

Sympa non ?

(il semblerait qu’une solution plus simple existe pour Thunderbird via paramétrages ?)

Désormais donc, je tente l’aventure d’utiliser Outlook 2013 sur ma machine principale, et Gmail sur mes machines secondaires…

Éprouvez vous le même souci que moi de votre côté ? Comment le gérez vous de votre côté ?

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