Les entrepreneurs travaillent près de 50 heures par semaine en moyenne. En effet, ils doivent être sur tous les fronts : stratégie, commercial, production, administratif, … Pourtant, bien souvent, ils pourraient réduire leurs horaires sans nuire au fonctionnement de leur entreprise.

Voici 5 piliers pour gagner du temps au quotidien.

[NDLR : Ce dossier est le septième et dernier volet d’une série d’articles sur le thème : “La gestion d’entreprise, une fatalité pour les entrepreneurs ?” 

Vous pouvez consulter les six dossiers précédents ici :

Comment bien gérer son temps pour éviter d’être débordé ?

1 - Organiser son temps de travail

Chacun a ses propres habitudes de travail. Néanmoins, quelques principes de gestion du temps permettent d’améliorer la productivité :

- Travailler à son rythme : que vous soyez du matin ou du soir, le meilleur moyen d’être efficace est de traiter les tâches les plus sensibles sur les plages horaires qui vous conviennent le mieux. Cela ne sert à rien de forcer la nature…

- Bouleverser ses habitudes : pourquoi faire systématiquement certaines tâches alors qu’elles ne représentent peut être que très peu de valeur ajoutée. Il faut savoir se remettre en question périodiquement pour éviter de pérenniser des mauvaises habitudes. Si vous pouvez supprimer une réunion ou un reporting inutile, vous gagnerez un temps précieux pour d’autres actions plus prioritaires

- Structurer son agenda : rien de pire que de divaguer d’une tâche à une autre pour au final ne rien finir. Alors, se bloquer des plages dans l’agenda pour traiter certaines tâches, en fermant son bureau pour ne pas être interrompu, permet d’apurer efficacement la « to-do list ».

- Traiter ses mails sur des créneaux pré-définis : dans la continuité du point précédent, regarder ses e-mails au fil de l’eau est un élément perturbateur du travail. Alors, lorsque vous travaillez sur un dossier sensible, fermer la messagerie permet de ne pas être distrait par des notifications répétitives. Il en va de même pour le téléphone, qu’il peut être utile de débrancher pour ne pas être interrompu.

2 - Poser des limites

Même si la pression est intense, un entrepreneur ne peut pas (et ne doit pas) travailler 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Il est important de se fixer des limites… et de les respecter :

- Définir des horaires de travail adaptés

Les horaires sont définis en fonction des contraintes de vos clients, des besoins liés à la production et des habitudes de l’entreprise. Mais, il est important de respecter une heure de fin de journée, tant pour son bien-être physique (fatigue) que familial et social. Cela n’empêche pas de déroger ponctuellement à la règle lorsqu’une urgence se présente. Mais si les exceptions deviennent la règle, cela signifie que votre organisation doit être revue !

- S’accorder des temps de pause 

L’efficacité dans la durée passe par une alternance de travail et de récupération. En effet, des études montrent que les gens ont tendance à prendre leurs meilleures décisions quand ils ont l’opportunité d’analyser les données et les faits puis de focaliser leur pensée sur autre chose pendant un certain temps. S’accorder du temps pour un déjeuner « personnel », faire du sport ou pratiquer un loisir ne pourra alors qu’être bénéfique (en sachant doser le temps pour ne pas nuire à vos impératifs du travail).

- Savoir dire non

Une des principales raisons de la surcharge de travail vécue par les dirigeants est que bien souvent, ils ne savent pas refuser une contrainte. Est-ce nécessaire de passer la soirée à rédiger un devis alors que votre interlocuteur aurait été d’accord pour ne le recevoir que le lendemain midi ? Il suffit souvent d’expliquer ses contraintes pour que l’autre partie les intègre…

Apprendre à bien gérer ses priorités pour gagner du temps

3 - Prioriser ses actions

Savoir s’organiser, c’est avant tout savoir identifier les priorités. Un outil d’analyse pour classer ses différentes actions est la matrice dite d’Eisenhower, du nom du 34ème Président des États-Unis, qui aurait déclaré : “ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important.”

Il s’agit alors de classer les actions selon quatre groupes :

  • Important et urgent : ce sont les tâches essentielles, à faire en priorité et au plus vite.
  • Important mais pas urgent : ce sont des tâches qui devront être effectuées, mais dont la réalisation doit être planifiée dans les prochains jours voire les prochaines semaines selon l’échéance.
  • Pas important mais urgent : ces tâches, même si elles ne sont pas stratégiques, doivent être réalisées rapidement. Selon votre disponibilité (en particulier la charge liée aux tâches importantes et urgentes), soit vous les faites vous-même, soit vous les déléguez.
  • Ni important ni urgent : il faut se poser a question de savoir si elles doivent effectivement être réalisées. En tous cas, il ne sert à rien d’y passer du temps immédiatement, et elles peuvent servir de variables d’ajustement dans les creux d’activité.

Et pour que cette classification soit efficace, elle doit être mise à jour fréquemment car de nouvelles tâches urgentes et importantes peuvent s’imposer à vous à tout moment !

4 - Automatiser des tâches répétitives

Le quotidien de tout travailleur est composé de tâches répétitives. Sur les chaînes de production du monde industriel, celles-ci sont traquées pour gagner en productivité. Il convient alors de faire de même sur votre propre activité pour dégager un temps précieux. Voici quelques pistes d’amélioration fréquemment rencontrées, qui devront être complétées par celles spécifiques à votre activité.

- Gestion des e-mails 

Combien de fois écrivez-vous des e-mails pour raconter la même chose ? Alors que vous pourriez avoir une trame standard (à personnaliser à la marge) pour éviter de réécrire ce que vous avez déjà effectué… L’utilisation de 5 à 10 e-mails standards (par exemple : accusé de réception d’une demande de devis, texte d’accompagnement de l’envoi d’un devis, information sur le processus de recrutement, information sur les délais d’envoi des produits, …) permet de gagner à chaque fois quelques minutes… qui peuvent rapidement se cumuler afin de dégager des heures pour créer de la valeur ajoutée.

- Devis et documents standards 

Encore beaucoup d’entreprises utilisent des outils bureautiques pour établir des devis. Dans ce cas, bien évidemment, rien ne sert de les réinventer à chaque fois (ce serait même risqué car ils pourraient ne pas être conformes). Mais outre les devis, chaque entreprise rédige des documents et courriers dont une partie pourrait être standardisée. Alors, recensez les documents produits et analysez la capacité à les standardiser !

- Reporting 

Toute entreprise se doit d’effectuer des reportings. Bien souvent, ceux-ci nécessitent de récupérer des informations de diverses sources et de les consolider manuellement. Pourtant, des outils simples existent pour automatiser leur production (soit en intégrant des données dans le système d’informations de l’entreprise, soit en s’appuyant sur des outils bureautiques, en particulier un tableur). Et en plus de vous simplifier la vie, les risques d’erreur seront moindres !

- Suivi des échéances

Plutôt que de chercher à différents endroits ce que vous avez à faire, centraliser l’information permet de limiter les loupés et de gagner du temps. En effet, si vous disposez d’un listing avec les échéances à appeler, les échéances à payer, les devis à relancer, etc…. vous avez une grosse partie de vos actions importantes à réaliser rapidement !

Gérer une entreprise et améliorer sa productivité

Apprendre à déléguer

Enfin, gagner du temps c’est aussi savoir s’entourer de personnes de confiance. Ainsi, au sein de votre entreprise, vous avez peut-être des employés sur qui vous pouvez vous appuyer. En plus de les responsabiliser (et donc de les valoriser) en leur confiant des tâches que vous aviez l’habitude de réaliser, vous gagnez du temps que vous pouvez consacrer à d’autres activités à plus forte valeur ajoutée. Cependant, déléguer est très complexe pour certaines personnes qui souhaitent conserver la main mise sur toutes les activités de l’entreprise. Mais déléguer n’empêche pas de contrôler régulièrement la réalisation de ces tâches (ce qui peut également rassurer le collaborateur qui les réalise).

Il est également possible de déléguer certaines tâches à l’extérieur de l’entreprise. C’est souvent fait sur les aspects comptables, juridiques et sociaux. Et c’est normal, car ces domaines nécessitent de connaissances très spécifiques, avec des évolutions très fréquentes.

Or, quasiment tous les domaines de l’entreprise peuvent être externalisés (en tout ou partie) pour libérer l’agenda du dirigeant :

- La stratégie d’entreprise

Définir des axes de développement ou de transformation requiert un temps significatif et des connaissances spécifiques que tout entrepreneur n’a pas eu l’occasion de développer. Avoir recours à un spécialiste permet de gagner du temps et d’être plus efficace en s’appuyant sur ses expériences.

- Le développement commercial 

Définir une stratégie commerciale, travailler sur le marketing produit et/ou clients, établir un plan de communication, recruter et former des commerciaux, … sont autant de sujets chronophages qui nécessitent des expériences variées pour prendre les bonnes décisions. Le recours à un expert permet d’avancer rapidement dans la bonne direction et de maximiser les chances d’avoir un retour sur investissement rapide.

- Le management et les ressources humaines

Manager n’est pas dans la nature de chaque dirigeant. Pourtant le capital humain est un pilier incontournable du développement de toute entreprise. Ainsi, les experts RH peuvent apporter un soutien précieux au dirigeant pour lui permettre d’avancer avec une équipe soudée et performante.

- La gestion administrative

Les prestations d’assistance administrative sont nombreuses et peuvent s’étendre de la rédaction d’un dossier administratif (demande d’agrément…) jusqu’à une externalisation totale à un secrétariat indépendant.

- Les Systèmes d’Informations 

Même si une TPE voire une PME n’ont pas forcément besoin de baser leur activité sur un système d’informations complexe, certaines bases deviennent de moins en moins incontournables. En effet, la gestion des clients doit être professionnalisée pour avoir des résultats satisfaisants. Pour ce faire, de nombreuses solutions CRM (GRC) existent. De même, pour la gestion courante de l’entreprise, le recours à un ERP permet de structurer le fonctionnement avec des devis, bons de commande, factures standardisés, des reportings informatisés, etc… Et pour faire les bons choix, sans perdre de temps, il peut être utile de se faire conseiller.

Le gérant d’entreprise est au croisement de nombreux sujets qui l’obligent à passer beaucoup de temps sur des tâches diversifiées… parfois au détriment de celles à plus forte valeur ajoutée. Mais, avec la mise en œuvre de bonnes pratiques de gestion du temps, il est possible d’optimiser l’allocation du temps précieux du dirigeant pour lui permettre d’assurer un développement de son entreprise.

Et vous, gérez-vous bien votre temps ?

A propos de l’auteur de l’article

Brice REICHLÉ, gérant du cabinet de conseil ProCid basé à Avignon (Vaucluse), met ses 15 années d’expérience en conseil d’entreprises à la disposition des dirigeants de TPE qu’il accompagne sur la création, la gestion et le développement de leur structure.

Crédit photo : Shutterstock.com
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