Productivité personnelle : organiser ses informations (documents)Lorsqu’on a des responsabilités, cela se traduit concrètement par une pléthore d’informations qui s’accumulent sur l’ordinateur et sur papier. A défaut d’organisation, cela pose rapidement des soucis de productivité et d’organisation personnelle au travail :

  • Documents égarés (y compris dans son propre ordinateur),
  • Documents obsolètes,
  • Documents éparpillés à plusieurs endroits,
  • Difficultés pour exploiter et réutiliser toutes les informations conservées.

Outre le stress que cela engendre, c’est bien la productivité au travail qui diminue avec le temps. Les facteurs aggravants sont l’utilisation de plusieurs ordinateurs, les déplacements, le travail en groupe.

Je vous propose dans ce dossier 5 astuces pour augmenter votre productivité au travail en gérant plus efficacement vos informations et documents.

1- Centralisez les informations

Vous n’avez aucun intérêt à garder des informations et documents si vous ne savez pas où les retrouver et comment les retrouver.

En gestion de l’information, le maître mot c’est donc la centralisation des informations. Cela consiste à ne conserver qu’à un seul endroit les informations que vous collectez avec le temps.

Et c’est plus difficile qu’on ne le dit : avec Windows par exemple, on est systématiquement tentés de sauvegarder les documents dans le dossier “Mes documents”. Ou de créer une palanquée de sous-dossiers dans ce répertoire. Cela a du sens, sauf qu’au bout d’un moment, des documents personnels et professionnels s’emmêlent. De même des documents qui ont finalement peu de rapport les uns avec les autres.

Une façon de faire est de créer un sous-dossier “Travail” dans lequel tout document professionnel doit se trouver. Ceci afin de marquer clairement une séparation entre ce qui concerne le côté professionnel et le reste.

2- Décrivez et organisez les informations

Le document “courrierurssaf.doc” vous dit quelque chose ? Moi, non. Comme augmenter la productivité c’est faciliter la recherche d’informations, une astuce consiste à décrire les documents et informations. Dans le cas ci-dessus, le document  pourrait-être placé dans sous-dossier URSSAF et être nommé “courrier-(date du courrier)-(objet du courrier).pdf”.

C’est très simple à faire, cela prend à peine plus de temps, et à la longue cela permet de retrouver instantanément les informations. Ici, l’utilisation des dossiers et sous-dossiers peut-être exploitée à fond.

Ce document pourrait être décrit et organisé de la manière suivante :

Productivité personnelle : organiser ses informations

La version “.pdf” sert au partage. A l’utilisation du document avec d’autres personnes. C’est la version “officielle”. L’autre, en “.odt” ou “.doc” est la version que vous utilisez pour mettre à jour ultérieurement ce document.

3- Donnez de l’agilité à vos informations :

Je n’aime pas détruire des documents. C’est dans mon caractère. Pourtant il m’a fallu reconnaître que ne pas détruire, c’est polluer l’ordinateur (et la tête) avec tout un tas de documents obsolètes. C’est la productivité qui diminue avec le temps.

La solution est de ranger les informations comme si on rangeait sa maison ou son appartement :

  • Ce qui ne sert plus à rien est mis à la poubelle : donc, supprimé.
  • Ce qui est obsolète est mis dans le grenier, ou la cave : donc, archivé et mis ailleurs. Par exemple un dossier “factures” est renommé en “2005-factures” puis archivé ailleurs. Sur une clé USB, un disque externe, etc. Le principal est que cela ne traine plus dans votre dossier “Travail”.
  • Ce qui est précieux est copié ou mis dans un endroit sûr. Pensez à sauvegarder vos documents sur plusieurs supports. Un disque dur peut rendre l’âme à tout moment ! Et cela arrive à tout le monde…

N’ayez pas d’état d’âme, si votre dossier “Travail” n’est pas propre, vous perdez en productivité et en organisation.

4- Pensez “recyclage”

Le papier a plusieurs vies : il est recyclé, puis recyclé à nouveau.

Une information, un document peuvent avoir plusieurs vies, eux-aussi : concevez vos documents de manière à pouvoir les réutiliser plus tard, à d’autres occasions. Le temps que vous passez au début est largement compensé par les gains de temps ultérieurs. En fait, dès qu’un document est recyclé une fois vous gagnez du temps. Donc, de la productivité.
Tout un tas de documents peuvent ainsi être réutilisés : tableaux de bord Excel, relances clients, relances fournisseurs, procédures, notes personnelles, documentations commerciales, courriers à l’administration, présentations powerpoint, contrats, etc.

5- Gardez vos documents… en ligne, sur Internet

Depuis peu, des outils de documents sur Internet sont suffisamment évolués pour être utilisés au travail. Ce sont de nouveaux facteurs pour accroître sa productivité au bureau.

Si vous maîtrisez l’organisation de vos informations, une astuce est de “virtualiser” votre bureau. C’est le stade suprême très adapté aux personnes qui changent souvent d’ordinateur ou qui partagent des informations avec des collègues et collaborateurs.

A ce propos, Google propose 3 outils exceptionnels qui remplacent tout logiciel que vous utilisez au jour le jour :

L’utilisation de ces outils donne plusieurs avantages en terme d’organisation et de productivité au travail :

  • En plus de l’organisation par dossiers et par noms, vous pouvez associer des mots-clés (tags) à vos informations. C’est encore plus facile de les retrouver ensuite.
  • Il est possible de partager vos informations en un clic, aux personnes de votre choix.
  • Vous pouvez créer un document en ligne, le sauvegarder en ligne, puis le télécharger au format de votre choix : Word, Open Office, PDF, Excel, Outlook, …
  • Si vous changez régulièrement d’ordinateur, vous suivez tout de même l’astuce N°1 : tout est sur Internet.
  • Vous bénéficiez de la puissance du moteur de Google pour retrouver vos documents.

Seule condition : avoir Internet en connexion haut débit.

Avez-vous d’autres astuces pour mieux gérer ses documents ? Que pensez-vous de l’astuce N°5 à savoir un “bureau virtuel” ?

Crédit photo : Merci à Hawkexpress.

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