Comment organiser son bureau ? 3 conseils pour débuterLorsqu’on est chef d’entreprise, il n’y a plus le poids de la structure incitant à organiser son bureau. Plus de liberté au travail, moins de contraintes !

Pour certains, surtout si vous travaillez à domicile, cela peut se traduire par un bureau aussi encombré qu’inapte pour le travail sérieux.

Comment mieux organiser son bureau et son espace de travail ?

Voici 3 conseils pour démarrer.

Un rendez-vous quotidien dédié à ranger son bureau

Que faites-vous chaque jour avant de partir de votre espace de travail ?

Les commerçants ont pour habitude de ranger leur magasin avant de partir. Un bon point pour commencer est d’en faire autant. C’est à dire consacrer 10 minutes chaque jour à ranger son bureau.

Ranger le bureau… c’est très ennuyeux pour moi. Peut-être également pour vous ?

La parade que j’ai trouvée est de mettre chaque jour un rendez-vous de 10 minutes “Ranger le bureau. L’intérêt est que ce faisant, on a tendance à prendre ce rendez-vous “rangement” comme n’importe quel autre rendez-vous.

Une autre approche est de faire comme les commerçants. C’est à dire prendre l’habitude de tout ranger juste avant de quitter le bureau.

Institutionnaliser l’utilisation de la poubelle

Mettre à la poubelle devrait être une habitude quasiment mécanique pour pouvoir organiser son bureau.

Cela consiste à mettre immédiatement à la poubelle tout courrier et tout papier n’étant pas pertinent/intéressant. Ou plus généralement dont vous savez au fond de vous-même que vous n’en ferez rien. Et de procéder de même pour tous les emails.

Cela vous paraît peut-être trivial ? Regardez vos emails, ou les papiers qui trainent sur votre bureau : combien d’entre-eux vous intéressent ou vous servent dans votre travail ?

Note: quand je dis poubelle je ne parle pas des petites poubelles bien utiles aux salles de bain. Mais plutôt des poubelles rectangulaires suffisamment grandes pour prendre des pages et des pages au format A4.

La meilleure façon de mettre en pratique ce conseil est de jeter immédiatement à la poubelle ce qui est inutile dès que c’est entre vos mains (ou entre vos yeux pour les emails).

Décider d’archiver ou de faire quelque chose

Lorsque vous ne gardez que les documents et emails vraiment utiles (dont vous ferez quelque chose), il est possible de passer à la seconde étape : le routage !

Cela consiste à décider immédiatement ce que vous allez faire de vos documents.

Archiver pour des documents de référence (par exemple des factures). A moins qu’une action soit nécessaire de votre part ? Dans ce cas, notez l’action à faire sur le document ou sur un post-it que vous joignez au document. Et mettez le document dans votre liste des choses à faire.

Dans la mesure du possible, si la-dite action est réalisable immédiatement… et si elle ne prend pas beaucoup de temps, il est préférable de la faire de suite.

En conclusion : organiser le bureau, c’est libérer son esprit !

Un bureau mal organisé, et c’est la porte à de nombreux soucis inutiles : on fait des choses en retard, on s’encombre de papiers et emails inutiles… on différencie mal ce qui requiert une action, de ce qu’il suffit d’archiver.

Pire encore, le bureau mal organisé ouvre la voie à l’oubli d’actions à réaliser !

En passant du temps à organiser son bureau, on gagne du temps en aval : augmentation de la productivité, et moins de soucis à gérer :

  • L’espace de travail est vierge de tout ce qui ne sert à rien : le bureau est rangé chaque jour.
  • Tout ce qui est inutile n’existe pas : c’est déjà à la poubelle.
  • Il existe une distinction claire entre les papiers et emails nécessitant une action et ceux qui sont juste des documents de référence ou d’informations.

Ce faisant, on oublie rien, et on réfléchit aux choses vraiment essentielles.

Que pensez-vous de ces conseils pour organiser son bureau ? En connaissez-vous d’autres qui soient simples ?

Crédit photo : Merci à Lonecellotheory.

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