Jean-Philippe Duquerroy est le co-fondateur et le responsable marketing de Triiptic SAS (Evoliz, MyAE).  Durant le Congrès de l’Ordre des Experts-Comptables 2013, Evoliz (solution de facturation en ligne sélectionnée par la Boutique des Entrepreneurs) a présenté son nouveau partenariat avec le coffre-fort numérique du groupe La Poste, Digiposte.

A l’occasion de la semaine des Experts-Comptables sur Gautier-Girard.com du 02 au 08 octobre, Jean-Philippe Duquerroy vous explique comment gagner du temps (et donc de l’argent !) et faire des économies en améliorant les échanges avec votre expert-comptable. 

 Expertise-comptable : gagner du temps avec des solutions en ligne

Comment l’utilisation de solutions 100 % web peut-elle simplifier la collaboration entre le chef d’entreprise et son expert-comptable ?

Avec l’apparition des solutions de gestion, dites en mode SaaS (Software as a Service), la collaboration entre le chef d’entreprise et son expert-comptable a véritablement muté vers des échanges interactifs.

Maintenant à l’aide d’un logiciel de gestion commerciale 100% web, telle que l’application Evoliz, finie la fameuse « boite à chaussures » mensuelle envoyée à son expert-comptable (c’est-à-dire la liste de toutes les factures, notes de frais, tickets de péage, etc.). Il suffit au chef d’entreprise de donner un accès au logiciel de gestion en ligne pour que l’expert-comptable récupère en temps réel toutes les pièces justificatives. De cette manière l’expert-comptable pourra traiter plus rapidement la comptabilité de l’entreprise.

En plus de la souplesse d’utilisation, le gain de temps est indéniabl
e. Comme le démontre le témoignage ci-dessus, cette variable temps est aussi bien importante pour l’entrepreneur que pour le cabinet en charge de la tenue comptable.

Faut-il disposer de connaissances techniques particulières pour mettre en place ce type d’échanges interactifs ? Est-ce que cela implique pour l’entrepreneur de payer un tarif plus élevé ?

Les logiciels de gestion en ligne fonctionnent directement sur internet depuis un simple navigateur (Chrome, Firefox, Internet Explorer, Safari). L’usage de la technologie web permet à l’entrepreneur d’utiliser très facilement un logiciel de facturation, comme s’il naviguait sur un site internet ou sur sa boutique en ligne préférée.

La majorité des logiciels disponibles sur le marché mettent l’utilisateur au cœur de l’application. Les éditeurs vont donc mettre l’accent sur l’ergonomie, l’intuitivité,
l’accessibilité et la mobilité. L’entrepreneur pourra par exemple créer son devis chez le client, depuis son ordinateur, et ensuite lui envoyer la facture depuis son smartphone tout en étant dans le métro.

Les échanges entre le chef d’entreprise et son expert-comptable sont donc facilités. Pour quelques euros supplémentaires par mois (moins de 5 euros), le plus simple est alors de créer un accès « expert-comptable » sur son outil de gestion. Certes, cela augmente légèrement l’abonnement mensuel de l’entreprise mais ça évite surtout de nombreux déplacements, donc en retour une nette économie sur les frais de transport (sans oublier les bouchons…).

La confidentialité des données comptables est une question particulièrement sensible (voir ici). Comment est assurée la sécurité des documents stockés en ligne ? La conformité avec la législation française est-elle garantie ?

Chez Evoliz, nous mettons un point d’honneur à héberger l’intégralité des données de nos utilisateurs chez un fournisseur français et en France. Nous travaillons pour cela avec l’hébergeur français de référence sur le marché, OVH.

Au-delà de la conformité et selon la loi, la facturation d’une entreprise française DOIT être en France.

De plus, pour accentuer l’aspect légal des factures éditées sur Evoliz.com, nous avons scellé un partenariat technologique avec Digiposte (Groupe La Poste) pour l’archivage et la conservation des données en conformité avec la dématérialisation des documents comptables.

Article 289 V du Code général des impôts : “Les factures électroniques peuvent, sous réserve de l’acceptation du destinataire, être transmises par voie électronique dès lors que l’authenticité de leur origine et l’intégrité de leur contenu sont garanties au moyen d’une signature électronique”.

C’est à cette loi que répond le partenariat Evoliz/Digiposte.

Les factures sont signées numériquement par Evoliz et transmises par voie électronique à Digiposte, qui se charge de l’envoyer au destinataire en toute confiance et sans altérer le contenu.

La sécurité des données est aussi au cœur de notre politique IT. Nous travaillons sans cesse à son amélioration afin de garantir une totale disponibilité, intégrité et confidentialité des données créées par nos clients. Cela passe par une architecture serveur spécifique, un plan de sauvegarde des données sur différents sites (toujours en France) et des fonctionnalités dans le produit.

Nous avons notamment mis en place une API avec Dropbox qui dépose automatiquement et en temps réel tous les documents comptables saisis dans l’application Evoliz, directement dans le compte Dropbox du client. Une autre fonctionnalité permet de sauvegarder l’ensemble de ses données pour une période définie à l’aide d’une archive ZIP téléchargeable. Certains clients le font par exemple pour conserver une copie de l’année fiscale précédente.

Crédit photo : merci à Kiva Dang

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