L’association des mots « protection » et « e-mail » évoque 9 fois sur 10 la nécessité de se doter d’antispams et d’antivirus performants. Pourtant, les ennuis ne viennent pas toujours de l’extérieur.

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Voici un petit récapitulatif des précautions à prendre pour éviter les bévues :

Créez une adresse email professionnelle et une adresse email privée

Pourquoi créer deux adresses ? Tout simplement pour bien séparer sa vie professionnelle de sa vie privée. Il est d’ailleurs très facile de consulter deux comptes e-mail depuis la même messagerie.

En procédant ainsi, vous gagnerez en productivité en améliorant votre concentration au travail. Mais il y a mieux : vous serez à l’abri d’erreurs de destinataires embarrassantes. N’oubliez pas qu’il suffit d’un clic un peu trop rapide pour envoyer un email à la mauvaise personne…..et avertir ainsi votre plus gros client que vous avez un peu trop arrosé votre soirée de la veille !

Donnez un nom explicite à vos fichiers et vérifiez vos pièces jointes

Attribuer un nom très clair à vos fichiers est le meilleur rempart contre les confusions et les erreurs d’inattention qui peuvent aboutir à l’envoi d’un brouillon à un client ou, pire, de données confidentielles.

Ensuite, exercez-vous à vérifier systématiquement vos fichiers avant de cliquer sur « envoyer ». Faites en un réflexe ! Cela ne prend que quelques secondes mais cela vous garantit une tranquillité optimale.

N’hésitez pas à envoyer un email rectificatif

Fatigue, stress, manque de concentration….et hop, voilà une faute de frappe qui se glisse dans le corps de votre message. Elle peut être bénigne dans le cas d’une orthographe douteuse, mais aussi plus gênante : erreurs dans les dates, lapsus, chiffres fantaisistes…. Votre image de sérieux et de rigueur s’en trouve immanquablement écornée.
Dans ce cas, autant montrer sans ambiguité qu’il s’agit d’une erreur et envoyer aussitôt un email rectificatif qui annule et remplace le précédent.

Évitez les « répondre à tous »

Dans la mesure du possible, répondez à l’expéditeur directement. Le plus souvent, il est inutile de répondre à tout le monde, et parfois, vous pouvez même être amené à commettre un impair. C’est notamment le cas lorsque vous n’avez pas le temps de lire toutes les adresses email en copie, ou lorsque vous ne connaissez pas tous les destinataires.
Imaginez que vous répondiez à une invitation à un colloque en disant : « Je suis content que vous ayez trouvé un autre intervenant parce que M. Truc n’était vraiment pas terrible »…M. Truc, en copie, n’appréciera sûrement pas.

Évitez d’utiliser les emails ;-)

Pour en recevoir des centaines par jour, un bon conseil est d’éviter au maximum d’en recevoir et d’en envoyer.

Cette stratégie consiste à se donner les moyens, à tout faire pour répondre à toutes les questions et régler tous les détails à titre préventif, avant que vous receviez une demande (un “ping”).

Une demande reçue = un ping. Une réponse envoyée = un pong.

Une bonne façon de sécuriser et protéger son email est de recevoir le moins de “ping” possible, et d’envoyer, en réponse, le moins de “pong” possible.

On augmente ainsi la satisfaction des gens, on fait au quotidien des choses plus intéressantes, et surtout, on brise ce flot continu de messages reçus un peu pour tout et par tout le monde.

Crédit photos: RambergMediaImages

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